Die E-Mail-Flut bewältigen: So hast du deinen Posteingang im Griff

Der immer volle Posteingang und die tägliche Mailflut können sich manchmal anfühlen wie endlose Sisyphusarbeit. Hinzu kommt die mentale Belastung, wenn du zu den Leuten gehörst, die morgens als erstes den Arm aus dem Bett strecken und nach dem Handy tasten („nur mal kurz Mails checken“). Und wie unser Artikel zu Zeitfressern bei der Arbeit so schön erklärt, sind E-Mails die Hauptschuldigen in der Frage, wer oder was deine Konzentration am meisten von deiner eigentlichen Arbeit ablenkt.

Um die E-Mail-Flut zu bewältigen und dein E-Mail-Zeitmanagement insgesamt zu verbessern, brauchst du Strategien, mit denen du deinen Posteingang in den Griff bekommen und die Zahl der Mails ein wenig eindämmen kannst. 

Grundsätzlich stellt sich die Frage, wie viele E-Mails pro Tag der Durchschnitt sind und wie oft du deine Mails abrufen solltest. Wissen ist Macht – und darum ist es so wichtig, die Standards zu kennen und dir bewusst zu sein, wo genau die meiste Zeit verloren geht. So kannst du herausarbeiten, wie du die E-Mail-Flut stoppen oder möglichst vermeiden kannst und deinen Posteingang effizienter und zeitsparender bearbeitest.

Wie oft solltest du deine Mails checken?

„Blöde Frage“, schnaubst du jetzt vielleicht – ist schließlich alles relativ! Natürlich hängt es erstens davon ab, ob es um ein großes Unternehmen geht oder ob du allein als Freelancer arbeitest. Zweitens spielen individuelle Arbeitsaspekte eine Rolle: An wie vielen Projekten arbeitest du normalerweise gleichzeitig? Steht gerade eine Deadline kurz bevor?

Laut einem Artikel vom Harvard Business Review, der sich auf Analysen von McKinsey stützt, wenden Berufstätige im Durchschnitt 28 % des Arbeitstages für das Lesen und Beantworten von E-Mails auf. Das entspricht ganzen 2,6 Stunden und rund 120 Texten pro Tag für durchschnittliche amerikanische Vollzeitangestellte.

Wir wollen uns aber nicht in Details verlieren, da es unabhängig davon, wo oder wie du arbeitest, ein paar grundsätzliche Richtlinien gibt, mit denen du die E-Mail-Flut bewältigen kannst.

Allgemein gilt: Dein E-Mail-Zeitmanagement und damit deine Produktivität kannst du am einfachsten dadurch verbessern, dass du dich beim Abrufen deiner E-Mails auf zwei- bis viermal pro Tag beschränkst. Für chronische Mail-Checker (wie mich) klingt das anfangs vielleicht nicht machbar, aber es lohnt sich, es zumindest einmal auszuprobieren.

Tim Ferriss empfiehlt in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“ beispielsweise, die E-Mails zweimal pro Tag zu bestimmten Zeiten zu prüfen; die University of British Columbia rät, dreimal pro Tag nachzuschauen. Wenn du regelmäßiger antworten musst, kannst du auch bestimmte Anstoßpunkte zum Prüfen deines Posteingangs festlegen, z. B. nach dem Mittagessen oder nach Meetings.

Hier sind verschiedene Richtwerte, wie du das tägliche E-Mail-Zeitmanagement angehen kannst.

1. Abrufen zu Beginn und Ende des Arbeitstages: Statt dir einen Kopf darüber zu machen, ob du in deiner Mail den richtigen Ton getroffen hast oder wann wohl die Antwort kommt, nimm dir vor, deine Mails nur zweimal pro Tag zu überprüfen. Idealerweise ist das einmal morgens, um deinen Arbeitstag zu planen, und einmal kurz vor Feierabend, um sicherzugehen, dass du nichts Wichtiges übersehen hast. Das mag idyllisch und fast schon absurd klingen, ist aber möglich – du kannst dazu eine automatische Antwortmitteilung einrichten, dass du deinen Posteingang in regelmäßigen Abständen überprüfst. ‍
2. Check-in am Mittag: Wenn du deine E-Mails genauso wenig loslassen kannst wie ich, darfst du dir auch einen kurzen Blick am Mittag erlauben – achte nur darauf, dass es nicht ausartet. Mit einem schnellen Mittags-Check kannst du alle dringenden Angelegenheiten regeln, die vielleicht anfallen, ohne dass es deine Arbeitsabläufe aus der Bahn wirft.‍
3. Termingebundene Szenarien: In zeitsensibleren Situationen, wie z. B. im Kundendienst, sind kurze Checks alle ein bis zwei Stunden angebracht, wenn eine schnelle Beantwortung von Mails zu deinen Kernaufgaben gehört.

Durch die blockweise Bearbeitung kannst du vielleicht die E-Mail-Flut nicht ganz vermeiden, sie lässt sich aber besser steuern und du kannst dich in den Intervallen dazwischen besser auf andere Aufgaben konzentrieren.

Wie sieht gutes/schlechtes E-Mail-Zeitmanagement aus?

Auch bei dieser Frage fließen natürlich individuelle Faktoren in die Antwort mit ein. Allgemein gesagt gehört es aber zu einem effizienten E-Mail-Zeitmanagement, ein Gleichgewicht zwischen minimaler Ablenkung und guter Erreichbarkeit zu finden. Eine gute Strategie geht die E-Mail-Bearbeitung methodisch an und bleibt dabei dennoch flexibel genug, dass du dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kannst, ohne dass dein Posteingang aus den Fugen gerät.

Bevor wir uns die Tipps ansehen, mit denen du aktiv die E-Mail-Flut bewältigen kannst, kommt hier noch ein kurzer Überblick darüber, was gutes und schlechtes E-Mail-Zeitmanagement ausmacht. Vielleicht erkennst du dich ja in dem einen oder anderen Punkt wieder.

8 Tipps für produktives E-Mail-Zeitmanagement

Du hast jetzt also feste Zeiten, zu denen du deine E-Mails abrufst und die zu deinen Arbeitsabläufen passen, du hast dir eine Methode zur Prioritätensetzung bei der Mailbearbeitung ausgesucht und du entrümpelst ab jetzt fleißig. Ein super Anfang – aber es gibt noch ein paar praktischere Hilfestellungen für den Umgang mit der Mailflut.

Tipp Nr. 1: Verfolge nach, wie viel Zeit dich E-Mails wirklich kosten.

Es war ja schon klar, dass wir das sagen würden – aber angesichts dessen, wie viel kostbare Zeit und Ressourcen wirklich für E-Mails draufgehen, auch aus gutem Grund. Und realistisch gesehen ist manuelle Zeiterfassung zu unpraktisch, um den Überblick über die E-Mail-Flut zu behalten. Niemand schaltet jedes Mal eine Stoppuhr ein, wenn es ans Abrufen der E-Mails geht. Memtime ist hier die logische Antwort, da es automatisch im Hintergrund alles erfasst, was du im Posteingang so treibst.

​​ Memtime erfasst zum Beispiel:

• Welches E-Mail-Programm du verwendest (z. B. Outlook oder Gmail)
• Betreffzeilen
• Zeitstempel, die automatisch für dich erstellt werden
• Wie viel Zeit du für jede Nachricht brauchst – wie im Beispiel unten, wo ich insgesamt über eine Stunde für eine einzige Mail gebraucht habe: das umfasst nicht nur das Tippen der Nachricht selbst, sondern auch Überarbeitung und Ergänzung, Recherche in anderen Tabs (z. B. Google-Suche, Betrachten des Screenshots) und zwischendurch immer wieder zum Gmail-Posteingang zu wechseln.

Es wird einem erst wirklich klar, aus wie vielen Bruchstücken die E-Mail-Bearbeitung bestehen kann, wenn man es so aufgeschlüsselt vor sich sieht.

Tipp Nr. 2: Halte dich an die „Zwei-Minuten-Regel“

Eine einfache Methode für effektives E-Mail-Zeitmanagement ist die „Zwei-Minuten-Regel“. Um Prokrastinieren und ein Zumüllen deines Posteingangs zu vermeiden, beantwortest du die E-Mails sofort, deren Bearbeitung weniger als zwei Minuten dauert. Für Nachrichten, die mehr Überlegung oder Arbeit erfordern, planst du später mehr Zeit ein. Mit dieser Strategie behältst du den Überblick und findest ein Gleichgewicht zwischen dringenden und umfassenderen Aufgaben.

Tipp Nr. 3: Nutze Filter und Ordner

Arbeite mit Filtern für Spam, automatisierte Nachrichten und Newsletter, um Ordnung im Posteingang zu wahren. Verwende verschiedene Ordner für E-Mails, die beantwortet werden müssen, und solche, die einfach nur gelesen werden müssen.

Tipp Nr. 4: Bearbeite E-Mails in Blöcken

Einer von Forbes zitierten Studie zufolge prüften Teilnehmer ihre E-Mails im Durchschnitt 77 Mal pro Tag und verbrachten ca. 1,5 Stunden in ihrem Posteingang. Wenn dir das bekannt vorkommt und du jeden Tag vor der gleichen Mailflut stehst, kann dir die Bearbeitung in Blöcken helfen, sie zu bewältigen. Diese Methode scheint sich zwar zunächst nicht vom oben genannten Vorgehen zu unterscheiden, Mails nur zwei bis vier Mal pro Tag abzurufen, aber hier kommt noch hinzu, ähnliche E-Mails zu bündeln (hier kommen wieder die Filter und Ordner ins Spiel!) und sie in Blöcken zu beantworten.

Tipp Nr. 5: Nutze die 4 Ds

Die 4 Ds – Do, Defer, Delete und Delegate, also erledigen, auf später verschieben, löschen und delegieren – sind eine klar strukturierte Methode für das E-Mail-Management. So kannst du sie zum Beispiel gestalten:

Tipp Nr. 6: Erstelle Vorlagen für häufig verwendete Antworten

Auf den ersten Blick sieht die Erstellung von Vorlagen vielleicht nach Mehrarbeit aus, aber auf lange Sicht sparst du damit Zeit und schaffst ein effizienteres E-Mail-Zeitmanagement. Die Vorlagen kannst du in einem speziellen Ordner aufbewahren und nach Bedarf anpassen. Hier ein Beispiel für den Anfang:

Tipp Nr. 7: Denke auch an alternative Kommunikationskanäle

E-Mails sind zwar ein notwendiges Übel und haben mit Sicherheit ihr Einsatzgebiet, aber sie sind nicht immer das schnellste oder einfachste Kommunikationsmittel. Für detailliertere Besprechungen sparst du mit einem kurzen Anruf, Zoom-Call oder Loom-Video meist Zeit und sorgst für mehr Klarheit. Für die kurze Rücksprache funktionieren Chats oder Textnachrichten besser. Wenn du für Abwechslung sorgst und das richtige Kommunikationsmittel für jede Situation wählst, sparst du nicht nur Zeit, der Austausch mit anderen wird auch flüssiger und persönlicher. Achte nur darauf, dass Slack oder WhatsApp nicht zum neuen Posteingang werden, mit dem du viel zu viel Zeit verbringst (ich spreche da aus Erfahrung) … 

Tipp Nr. 8: Kenne die richtigen Tools

Es gibt verschiedene Tools, mit denen du deinen Posteingang effizienter bearbeiten kannst. Wenn du z. B. ein Meeting planen willst, ohne zig Mails zu Verfügbarkeiten, Terminfindung und Austausch von Kontaktdaten hin und her zu senden, kannst du eine einzige E-Mail mit einem Link zu einem Planungstool wie Calendly verschicken, in dem der Empfänger einen für ihn passenden Termin selbst auswählen kann. Die programminternen Optionen in Gmail oder Outlook können helfen, unerwünschte Abos zu kündigen; es gibt außerdem Snooze- bzw. Zurückstellen-Funktionen für die Wiedervorlage von E-Mails oder Dienste (wie Boomerang), mit denen du Nachrichten planen und Erinnerungen einstellen kannst – du bist also nicht allein im Kampf gegen die E-Mail-Flut.

Fazit

Die allermeisten Leute wissen gar nicht, wie viel Zeit sie für die Bearbeitung von E-Mails aufwenden – sie wissen nur, dass es „zu viel“ Zeit ist. Aber was man nicht weiß, kann man nicht beheben.

Es lohnt sich also, die folgenden Funktionen von Memtime mal anzuschauen, die über die Erfassung des Zeitaufwands für E-Mails hinausgehen:

Wenn du deinen Arbeitstag mit genauer Zeiterfassung und effizientem Zeitmanagement steuern willst, kannst du Memtime kostenlos zwei Wochen lang ausprobieren. Und wenn es dich vom Bedürfnis heilt, schon deine Mails zu checken, bevor du überhaupt aus dem Bett aufgestanden bist, hat es sich doch schon gelohnt. Im Ernst, dein Nervenkostüm hat Besseres verdient.