Zeitfresser bei der Arbeit erkennen und beheben

Natürlich könnten wir einfach „MENSCHEN!“ zu den größten Zeitfressern bei der Arbeit erklären und den Artikel damit als erledigt betrachten. Mit menschlichen Zeitvampiren haben wir uns aber schon an anderer Stelle beschäftigt – diesmal wollen wir uns auf ineffiziente Arbeitsabläufe konzentrieren, das heißt also unnötige Meetings, unausgeglichene Zusammenarbeit und das zweischneidige Schwert des Perfektionismus. 

Ein paar der Zeitfresser auf der folgenden Rangliste beruhen zwar auf individuellen Verhaltensweisen (Gruß an alle Mikromanager), aber hauptsächlich geht es hier um strukturelle Ablenkungen bei der Arbeit und wie du diese in den Griff bekommst. Holen wir dir also deine Zeit zurück.

Was sind Zeitfresser bei der Arbeit?

Auch wenn Menschen aller Art – seien es Kollegen, das Management oder die Familie (wenn du im Homeoffice arbeitest) – mit Abstand und ohne Konkurrenz die meiste Zeit in Anspruch nehmen, sind sie lange nicht die einzigen Auslöser für Ablenkungen im Arbeitsalltag. Zeitdiebe gibt es in vielen Formen und Farben, aber eine kurze Definition könnte lauten: Zu den Zeitfressern gehört alles, was stückchenweise Produktivität aus deinem Arbeitstag zieht.

Manche sind recht offensichtlich, beispielsweise das spontane Doomscrolling auf sozialen Medien, während andere vielleicht sogar zu deinen Arbeitsabläufen gehören – bei diesen bist du dir möglicherweise nicht einmal bewusst, wie kontraproduktiv sie wirklich sind (*hüstel* Multitasking).

Warum ist es so wichtig, Ablenkungen bei der Arbeit zu vermeiden?

Gegenfrage: Wie sollst du denn vollkommen produktiv arbeiten, wenn du die größten Zeitfresser in deinen Arbeitsabläufen nicht identifizieren und beheben kannst? Durch das Vermeiden von Ablenkungen holst du dir – etwas vollmundig gesagt – das Geschenk der Zeit zurück. Du bekommst den Freiraum, dich wirklich zu konzentrieren, effizienter zu arbeiten und schlussendlich deine Ziele schneller zu erreichen.

Wenn du deine Zeitdiebe (sowohl in deiner Arbeitsumgebung als auch persönlicher Natur) kennst, kannst du sie proaktiv angehen und dann fröhlich pfeifend auf deinem persönlichen Weg zum Erfolg weitertänzeln.

Top 12 der Zeitfresser am Arbeitsplatz

Verlieren wir also keine Zeit und sehen wir uns die 12 größten Zeitfresser bei der Arbeit an. Die folgende Rangliste gibt dir für alle aufgeführten Zeitdiebe Beispiele und Gegenstrategien an die Hand, mit denen du sie beheben kannst. Und unsere Nr. 1 könnte eine Überraschung sein. 

Nr. 12: Prokrastination

Merke: Prokrastination ist die Angst vor dem Scheitern in Aktion. Prokrastination kann dabei viele Formen annehmen, z. B. spontan das Zimmer neu zu dekorieren, statt die Deadline einzuhalten, oder dich mit eher trivialen Aufgaben zu beschäftigen, die nur am Rande etwas mit deinem eigentlichen Ziel zu tun haben. Gerade Letzteres gaukelt dir vor, dass du „daran arbeitest“, obwohl du dir in Wirklichkeit nur den Kick der vorübergehenden Erleichterung holst, eine nebensächliche Aufgabe erledigt zu haben. Diese Form der Prokrastination ist die schlimmste, weil sie so schwer zu erkennen ist.

Es muss nichts Weltbewegendes sein – meine Tochter hat zum Beispiel ein „Motivationsmonster“. Das ist einfach nur ein mit einem grimmigen Gesicht verziertes Glas, das auf ihrem Schreibtisch steht und stimmungshebende Sprüche zum Herausziehen enthält. Manchmal können die einfachsten Ideen die größte Wirkung haben – Probieren geht über Kritisieren!

Nr. 11: Ungleiche Zusammenarbeit

Oder kurz: MENSCHEN! Natürlich können bestimmte Teile eines Projekts auch beschleunigt werden, wenn du einem Kollegen in Not aushilfst. Wenn es aber immer wieder vorkommt, läppert es sich und klaut dir im Endeffekt deine Zeit. Und wenn du immer die Hauptlast der Verantwortung trägst, das Ganze herumzureißen, droht dir der Burnout.

Nr. 10: Persönliche Angelegenheiten

Ich muss kurz noch auf WhatsApp antworten“ … „Ich wollte noch den Folgetermin mit XYZ ausmachen“ … „Wir haben nichts Essbares mehr im Haus, ich bestell mal kurz online“ ... „Ach guck, *Name einfügen* ruft an, 5 Minuten kurz quatschen tut ja nicht weh“ ... und schwupps, aus 5 Minuten werden 35 und du bist nicht nur bester Stimmung, sondern auch gründlichst abgelenkt. Um es klarzustellen: Ich will niemandem seine Auszeiten bei der Arbeit absprechen, sie sollten nur nicht ausarten.

Nr. 9: Allgemeine Unterbrechungen

Zu den Zeitdieben gehören auch Mitarbeitende, die dir mit einer Frage auf die Schulter tippen, Benachrichtigungen und Notifikationen oder eine chaotische Arbeitsumgebung, die dich buchstäblich von deinen eigentlichen Aufgaben ablenkt.

Nr. 8: Desaströses Delegieren

Kaum etwas bringt ein Team so schnell aus der Spur wie schlechtes Delegieren. Es führt üblicherweise dazu, dass ein paar Teammitglieder überlastet und kurz vor dem Burnout sind, während andere unterfordert sind, sich nicht wertgeschätzt fühlen und den inneren Rückzug antreten. Kurz: Chaos bricht aus. Bei einem Team in dieser Verfassung kannst du von verpassten Deadlines, flottierender Verantwortung und letztendlich verschwendeter Zeit ausgehen.

Nr. 7: Mikromanagement

Nichts lenkt ein Team mehr ab als eine Führungskraft, die den Mitarbeitenden ständig über die Schulter schaut. Das ist mehr als nur ablenkend – es ist geradezu verstörend. Mikromanagement unterdrückt die Kreativität und unterwandert nach und nach die Motivation des Teams. Fühlen sich Mitarbeitende zu sehr kontrolliert und überwacht, kommt es zum inneren Rückzug, und Produktivität und Innovation des Teams gehen in den Sinkflug. Es verlieren also alle dabei: eine reine Verschwendung von Zeit und Ressourcen aller Beteiligten.

Nr. 6: Soziale Medien

Der Lockruf des heimlichen, verbotenen Doomscrollings ist nahezu unwiderstehlich – vor allem heutzutage. Danach fühlst du dich abgelenkt, deprimiert und vielleicht sogar ein bisschen schmutzig. Im Durschnitt dauert es nach einer Ablenkung etwa 25 Minuten, bis man sich wieder voll auf die Arbeit konzentrieren kann.

Nr. 5: Manuelle Verwaltungsaufgaben

Manuelle Aufgaben sind nicht nur gleichbedeutend mit Langeweile, sondern auch extrem anfällig für menschliche Fehler. Sie sind außerdem Zeitdiebe und ziehen die Konzentration von strategischer Arbeit ab, die für echtes Vorankommen notwendig ist. Von repetitiver Datenerfassung über die ungeliebte manuelle Zeiterfassung bis hin zum Papierkram – diese ineffizienten Aufgaben bremsen Teams aus und zehren an ihrer Energie und Produktivität.

Nr. 4: Perfektionismus

Das Streben nach Perfektion hemmt letztendlich die Produktivität. Makellose Ergebnisse erzielen zu wollen, führt oft zu Überanalyse und endlosem Herumfeilen, was Zeit verschwendet und den Fortschritt behindert. Andere unerwünschte Nebenwirkungen sind Stress, Energielosigkeit und fehlender Raum für Innovation oder Flexibilität.

Nr. 3: Kontextwechsel

Es gibt den Arbeitsmythos, dass es irgendwie besonders produktiv sei, viele Dinge nebeneinander zu erledigen. In Wirklichkeit stören die ständigen Aufmerksamkeitsverschiebungen die Konzentration und hemmen die Produktivität, da das Gehirn mehr Zeit benötigt, um sich auf den neuen Kontext einzustellen.

Diese „Aufmerksamkeitsüberreste“ können die kognitive Leistung beeinträchtigen und zu mehr Fehlern und größerer geistiger Erschöpfung führen. Oder anders gesagt: Multitasking ist kein so guter Freund, wie du dachtest. Über längere Zeiträume ist es eine ungünstige Kombination aus Zeitfresser und mentaler Belastung, die praktisch die Definition von Ineffizienz ist.

Nr. 2: Sinnlose Meetings

Es gibt sie in jedem Unternehmen: die Meeting-Krämer. Sie wandern umher und versuchen aktiv, regelmäßige Zusammenkünfte zu generieren, um ihren Arbeitstag zu füllen. Unproduktiver als ein „Catch-up-Meeting“ kann es kaum werden – es ist einfach nur ein Tarnbegriff für „Wir brauchen uns nicht an Terminpläne zu halten, machen wir alles frei nach Schnauze – und ich kann schön eine Stunde Arbeitszeit abhaken.“

Bevor du dir aber eine Kollektion von Büroartikeln mit der Aufschrift „Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“ zulegst, die du zum nächsten willkürlichen „Catch-up“ mitbringst oder passiv-aggressiv auf Zoom an die Lippen hebst, überlege dir gut, was du dir wünschst – es könnte in Erfüllung gehen ...

Nr. 1: E-Mail 

Ja, wer hätte das gedacht?! Die zahllosen Minuten, die du jeden Tag in deinem (chaotischen) Posteingang verbringst, machen E-Mails zum größten Zeitfresser bei der Arbeit. Klar – E-Mails sind eine nützliche Methode zur Verständigung, vor allem für Remote-Teams und ganz besonders im Vergleich zu Meetings, die regelmäßig aus dem Ruder laufen. Aber auch E-Mails haben ihre Nachteile.

Überfüllte Posteingänge sind ständige Zeitdiebe, gerne auch mit ewigen Mailketten in Kopie an alle, die jemals mit dem Absender zusammengearbeitet haben, damit jeder „auf dem neuesten Stand“ ist. Dann gibt es noch die angeblich „dringenden“ Mails, die sich nach ein paar angespannten Minuten als alles andere als wichtig herausstellen – sie haben sich aber bereits in deinem Kopf eingenistet und du brauchst länger, um deine gebeutelte Konzentration wieder auf die eigentliche Aufgabe zu richten. Dazu kommen noch der Spam und die unerbittlichen Werbemails, die ebenfalls deinen Fokus kapern und dich mit irrelevantem Müll ablenken wollen.

Die Rolle des Managements im Kampf gegen Ineffizienz

Es kommt wenig überraschend, dass das Management eine große Rolle in der Reduktion von Zeitverschwendung bei der Arbeit spielt. Führungskräfte können ihre Teams zu effizienterer Arbeit und besseren Ergebnissen anregen, indem sie die Zeitfresser direkt angehen, anstatt dem Team über der Schulter zu hängen und zu warten, dass sich von selbst etwas tut. Hier sind fünf Tipps, mit denen du ein produktiveres Zeitmanagement fördern kannst: 

1. Definiere klare Ziele: Lege spezifische, messbare Ziele fest, an denen sich alle im Team orientieren können.‍
2. Reduziere unnötige Meetings: Meetings dürfen nicht überhandnehmen. Werte aus, welche Meetings wirklich nötig sind, und sorge dafür, dass die notwendigen Meetings einer straffen Ordnung mit festen Zeitlimits folgen.‍
3. Setze dich für eine bessere Work-Life-Balance ein: Fördere Flexibilität und regelmäßige Pausen im Verlauf des Arbeitstages. Sie sind alles andere als abträglich – im Gegenteil, sie tragen sogar zur Gesamtproduktivität deines Teams bei.‍
4. Unterstreiche Effizienz: Achte darauf, Erfolge im Bereich des Zeitmanagements anzuerkennen und eine effektive Umsetzung zu unterstreichen, um das Betriebsklima zu verbessern und dein Team weiter zu motivieren. Das soll keine Einladung sein, ständig darauf herumzureiten – das wäre kontraproduktiv und dein Team würde höchstwahrscheinlich rebellieren. Gib deinen Mitarbeitenden stattdessen die nötigen Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihr Zeitmanagement eigenständig verbessern können, und halte dich dann zurück. Apropos …‍
5. Statte dein Team mit den neuesten Tools aus: Stelle moderne Software zur Verfügung, die die Arbeitsabläufe vereinfacht und die Zusammenarbeit verbessert.

Und in Sachen Tools haben wir zufällig etwas, das deinen Bedürfnissen entsprechen könnte – wer hätte das gedacht?!

So kannst du mit Memtime Zeitfresser erkennen 

Manche Zeitfresser erscheinen auf den ersten Blick nebensächlich, aber insgesamt betrachtet kommt durch sie doch einiges an verlorener Zeit zusammen. Diese Zeitdiebe zu verringern (oder noch besser: ganz zu beheben), kann über die Woche gesehen STUNDEN an Arbeitszeit sparen. Das beste Mittel, um deine Zeit zurückzugewinnen, ist Automatisierung, wann und wo immer sie möglich und sinnvoll ist. 

Memtime kann dich dabei unterstützen, bestimmte Zeitsparstrategien mühelos umzusetzen, da du mit dem Programm genaueste Zeiteinträge bekommst und Ablenkungen im Auge behalten kannst.

Diese Vorteile bietet Memtime: