Private Zeiterfassung oder Cloud: Welche Lösung passt besser?

Die Cloud ist wie eine Zauberkiste, in der all unsere Dateien, Erinnerungen und (fraglichen) Produktivitätsmethoden aufbewahrt werden. Sie ist natürlich praktisch, dem Datenschutz und der Privatsphäre allerdings nicht besonders zugeneigt. In Sachen Zeiterfassung zum Beispiel schickt die Cloud deine erfassten Daten auf eine halbe Weltreise, während du einfach nur deine Stunden für einen Kunden nachhalten willst.

Gerade ist dein Stundenzettel noch in New York und im nächsten Augenblick hat er schon einen Überraschungsauftritt in Singapur.

Deine Zeiteinträge sind also quasi der Kendrick Lamar unter den Daten – nur dass Kendrick mehr Bass und bessere Texte liefert.

Aber cloudbasierte Zeiterfassungstools sind doch gar nicht schlecht, oder?!

Sie ermöglichen die Synchronisierung über verschiedene Geräte, Updates in Echtzeit (schiefer Seitenblick) und haben oft ein schickes Dashboard, so hochpoliert, dass selbst die abgeklärtesten Projektmanager blinzeln müssen.

Leider verbirgt sich unter dieser glänzenden Benutzeroberfläche eine unschöne Wahrheit: dass deine Daten nicht mehr dir gehören.

Rettung naht jedoch: die private Zeiterfassung ohne Cloud, direkt auf dem Gerät. Weniger Hochglanz, mehr Hochsicherheit.

Während die Analysedaten aus der Cloud nur so auf fremde Server herunter regnen, bleiben deine Daten mit gerätebasierten Lösungen buchstäblich auf festem Boden.

In diesem Artikel wollen wir besprechen, was die private Zeiterfassung ist, wie sie im Vergleich zur cloudbasierten Zeiterfassung abschneidet und was der Preis ist, den du für die Bequemlichkeit der Zeiterfassung mit einer Cloud-Lösung zahlst.

Schon vorweg: Beim Datenschutz hat es immer seinen Preis, wenn etwas zu „bequem“ zu sein scheint.

Schauen wir uns die Sache also an.

Was ist private Zeiterfassung?

Hier bei Memtime sehen wir es so: Private Zeiterfassung bedeutet Zeiterfassung, die sich rein um ihre eigenen Angelegenheiten kümmert.

Sie speichert deine Daten lokal – auf deinem Gerät, unter deiner Kontrolle – und verzichtet auf den Hang zur Überwachung, den moderne Zeiterfassungstools gerne aufweisen.

Das heißt:

Und noch viel mehr (dazu kommen wir gleich).

Private Zeiterfassung, ohne Cloud und offline, ist das Gegenteil von Big Brother: Du arbeitest einfach in Ruhe und eine private Zeiterfassungs-App hilft dir dabei, deine Zeit im Griff zu haben, ohne dich zu überwachen. 🙂

Die private Zeiterfassung steht im Zeichen des Vertrauens, nicht der Kontrolle. Du könntest sie mit einem persönlichen Tagebuch vergleichen, das du führst, anstatt all deine Angelegenheiten auf Instagram auszubreiten. Du entscheidest, was du mit der „Öffentlichkeit“ teilen willst und wer zu dieser „Öffentlichkeit“ zählt.

Keine Synchro über tausend Geräte, keine Datenweitergabe im Hintergrund und keine mysteriösen Statistiken, die von irgendwoher auftauchen. Nur du, deine Arbeit und deine Daten.

Und ich kann dir versichern, dass nichts an dieser Methode altmodisch oder umständlich ist. Ganz im Gegenteil: Sie ist smart und praktisch und verzichtet einfach nur darauf, deine privaten Daten alle zwei Minuten um die Welt zu schicken – eine ansprechende Option also für Leute, denen Privatsphäre und Sicherheit am Herzen liegen.

Für wen ist die private Zeiterfassung geeignet?

Private Zeiterfassung ist ideal für Leute, die effizient arbeiten wollen, ohne ständig beobachtet zu werden – also für alle, die die Vorstellung wenig begeistert, dass jeder Klick erfasst wird oder immer gerade mitten im Schluck Kaffee ein Screenshot gemacht wird.

Man denke an eigenverantwortliche Teams und unabhängige Fachkräfte, die Wert auf Konzentration und Vertrauen legen und es nicht lustig finden, wenn ihnen ständig ein Manager im Nacken sitzt. Ein paar Branchen und Berufsgruppen fallen dazu ein:

• Beratungsfirmen mit vielen Kunden, die genaue Zeiterfassung brauchen, ohne dass es in Überwachung ausartet.
• Agenturen, die ihren Mitarbeitenden vertrauen und kein Mikromanagement nötig haben, um exzellente Arbeit abzuliefern.
• Entwickler und Kreative, die intensive Konzentrationsphasen brauchen und keine ständigen Benachrichtigungen und Störungen durch Zeiterfassungstools.
• Anwalts- und Steuerberatungskanzleien, die detaillierte Stundendokumentationen für die Rechnungsstellung brauchen, ohne vertrauliche Kundendaten an die Cloud zu senden.
• Freiberufler, die mindestens 5 verschiedene Jobs gleichzeitig erledigen und ihre Stunden nachverfolgen wollen, ohne alles offenzulegen.

Im Grunde ist die private Zeiterfassung für alle, die sie für sich arbeiten lassen wollen und nicht umgekehrt. Sie ist für Menschen, die Mikromanagement nicht ausstehen können, Autonomie lieben und überzeugt sind, dass Privatsphäre zur Produktivität beiträgt.

Nachdem wir nun die Grundlagen der privaten Zeiterfassung besprochen haben, wollen wir uns mit den Vorteilen und Nachteilen der Zeiterfassung in der Cloud beschäftigen.

Vor- und Nachteile der cloudbasierten Zeiterfassung

Heutzutage ist die Zeiterfassung in der Cloud so normal geworden, dass sie für viele Teams die Standardlösung darstellt.

Alle Zeitdaten werden in der Cloud gespeichert und können dadurch von überall und mit jedem Gerät abgerufen werden. Für dich und dein Team heißt das, dass ihr in Echtzeit Stunden erfassen, Berichte anzeigen und Daten synchronisieren könnt, egal ob ihr im Homeoffice, im Büro oder in einer Hängematte auf Bali arbeitet.

Aber wie bei den meisten Dingen, die zu schön klingen, um wahr zu sein, gibt es auch hier ein paar dicke Abstriche.

Vorteile der Zeiterfassung in der Cloud

Zeiterfassung mit einer Cloud-Lösung bietet durchaus auch Vorteile, die das Zeit- und Teammanagement etwas einfacher machen:

• Du kannst von überall auf die Zeiterfassungs-App zugreifen. Du kannst deine Zeiten auf dem Laptop erfassen, Berichte auf dem Handy checken und produktiv sein (oder so tun?), egal in welcher Zeitzone du dich befindest.
• Sie bietet Echtzeit-Synchronisation. Alle aus deinem Team können Updates  sofort einsehen, was bei einer hektischen, dynamischen Arbeitsumgebung besonders praktisch ist.
• Sie kann mit anderen Tools integriert werden. Die meisten cloudbasierten Zeiterfassungs-Apps arbeiten gut mit deinem Kalender, deinen Projekttools und deiner Rechnungssoftware zusammen.‍
• Du bekommst automatische Berichte. Die meisten Cloud-Lösungen für die Zeiterfassung stellen dir farbenfrohe Tabellen und Berichte zusammen.

Nachteile der Zeiterfassung in der Cloud

Cloudbasierte Zeiterfassungslösungen sind zwar bequem, müssen aber auch ernsthaft überlegt werden, besonders in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre, Kontrolle über die Daten und das Vertrauen innerhalb des Teams.

Folgende Opfer musst du wahrscheinlich für all die schöne Echtzeit-Synchronisierung bringen:

• Das Internet ist immer erforderlich. Cloud-Tools benötigen eine Internetverbindung, um die Zeitdaten zu erfassen, zu synchronisieren und zu speichern. Wenn du offline oder unterwegs bist oder die Internetverbindung ständig ausfällt, riskierst du, dass Zeiteinträge nicht synchronisiert werden oder gar verloren gehen.
• Die Kontrolle über deine Daten ist begrenzt. Wenn deine Zeiterfassungsdaten in der Cloud gespeichert werden, vertraust du deine Einträge, Kundendaten, aktuellen Projekte und möglicherweise auch sensible interne Information einem Dritten an – und die Betreuung der Server liegt nicht in deiner Hand. Wenn die Plattform abstürzt, gehackt wird oder beschließt, die Geschäftsbedingungen zu ändern, sind deine Daten hilflos ausgeliefert.

• Es gibt Echtzeitüberwachung. Viele Cloud-Plattformen sind für die Beaufsichtigung durch Vorgesetzte konzipiert und umfassen Live-Dashboards, Statusupdates im Sinne von „inaktiv“ oder „aktiv“ und Anzeigen für Maus- und Tastaturaktivität. Das ist nicht nur übergriffig, sondern für viele Leute auch ein Todesstoß für die Produktivität.
• Tools bieten automatische Screenshots and Aufzeichnungen. Manche Apps gehen noch weiter und umfassen neben der Zeiterfassung auch automatische Screenshots, Protokolle zur Verwendung von Apps und Websites und Aufzeichnungen deines Workflows während einzelner Arbeitsperioden.
• Admins haben Zugriff auf alles. Die meisten Cloud-Plattformen gewähren Admin-Nutzern vollen Zugriff auf das Backend, einschließlich unbearbeiteter Zeitprotokolle, Screenshots, Website- und App-Aktivitäten und aller Metadaten, die mit Arbeitsperioden zusammenhängen.
• Apps erfassen Daten ohne Kontext. Cloud-Lösungen erfassen, WAS passiert ist und nicht das Warum – das heißt also, dass Admins (Manager) schnell verleitet werden, Pausen oder Leerlaufzeiten falsch zu interpretieren oder Urteile anhand von unvollständigen Daten zu treffen.
• Die Abokosten läppern sich oft. Cloudbasierte Tools verwenden meist ein monatliches Abomodell, für das noch zusätzliche Kosten entstehen können – beispielsweise für Premium-Funktionen oder Langzeitkosten für die Speicherung, besonders bei wachsenden Teams.

Kurz gesagt: Beim Abwägen der Vor- und Nachteile von cloudbasierten Lösungen kommt im Endergebnis heraus, dass du meistens Privatsphäre, Datenkontrolle und Kontext gegen Bequemlichkeit eintauschst. Für manche Teams ist das auch in Ordnung, für andere ist es ein Dealbreaker.

Wenn es auch für dich ein Dealbreaker ist, lies weiter.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung ohne Cloud

Private Zeiterfassung auf dem Gerät bedeutet, dass deine Daten in deiner Hand bleiben.

Deine Aktivitätsprotokolle werden nicht an einen Cloud-Server gesendet, sondern lokal auf deinem eigenen Computer erfasst und gespeichert. Du schickst deine Daten also nicht um die halbe Welt – du arbeitest einfach nur und verfolgst deine Arbeitszeiten und Fortschritte auf vertrauliche und sichere Weise nach.

Vorteile der privaten Zeiterfassung

• Deine Zeit gehört dir. Memtime zum Beispiel ist eine App für private Zeiterfassung, die alle deine erfassten Daten auf deinem Gerät statt in der Cloud speichert.
• Keine übergriffigen Methoden, keine Überwachung. Private Zeiterfassungs-Apps machen keine Screenshots oder überwachen deine Tastaturanschläge.
• Du hast volle Kontrolle über deine Zeiterfassungsdaten. Gerätebasierte private Zeiterfassungs-Apps (wie Memtime) erfassen passiv, was du den Tag über tust, aber du entscheidest, was am Ende in deine Zeiteinträge einfließt. Nichts wird automatisch weitergeleitet, live gestreamt oder im Hintergrund an einen Manager geschickt.
• Sie fördert Vertrauen und Autonomie. Es gibt keine Live-Überwachung oder „Admin-Ansicht“ auf deinem Gerät, niemand beobachtet deinen Bildschirm oder hat Einblick in unbearbeitete Protokolle. Private Zeiterfassung ist für Arbeitsumgebungen gedacht, in denen Privatsphäre zur Unternehmenskultur gehört.
• Zeiterfassung ohne Cloud funktioniert auch offline. Durch die lokale Speicherung funktioniert die private Zeiterfassung auch offline. Du kannst also im Zug oder in deinem Lieblingscafé mit dem launischen WLAN arbeiten, ohne dir über die Internetverbindung Gedanken zu machen.

• Es besteht kein Druck, „arbeitsam“ wirken zu müssen. Du kannst friedlich vor dich hin arbeiten, ohne jeden deiner Klicks im Auge zu haben.

Nachteile der Zeiterfassung ohne Cloud (nichts ist perfekt)

• Die Weitergabe ist nicht voll automatisiert – mit Absicht. Memtime bietet zwar starke automatische Funktionen für die Erstellung von Zeitenträgen (z. B. Regeln nach Programmnamen oder Dateinamen), aber deine Daten bleiben vorerst immer lokal gespeichert. Um sie weiterzugeben, kannst du sie entweder in deine verknüpfte Projektsoftware (wie Asana, Jira oder ClickUp) exportieren oder manuell einen Bericht herunterladen.‍
• Eingeschränkte geräteübergreifende Synchronisierung. Da deine Daten vor Ort gespeichert sind, werden sie nicht automatisch geräteübergreifend synchronisiert, es sei denn, dass du dein eigenes System dafür einrichtest.

Wenn dir Privatsphäre und Datenschutz wichtig sind und du gerne die volle Kontrolle darüber behältst, was genau aufgezeichnet und weitergegeben wird, und wenn dir Mikromanagement zuwider ist (wie uns), dann ist die private Zeiterfassung auf dem Gerät die richtige Lösung für dich – genauer gesagt: Memtime.

Memtime: Private Zeiterfassung für Menschen statt Roboter

Wenn du Vertrauen statt Überwachung in der Arbeitskultur wertschätzt und keine „Beaufsichtigung“ willst, ist Memtime die Lösung für dich.

Mit Memtime hast du:

Was ist Memtime eigentlich genau?

Memtime ist unsere App für private Zeiterfassung – automatisch, lokal, vertraulich.

Das Tool läuft still im Hintergrund und erfasst automatisch deine Aktivitäten und Zeiten in verschiedenen Programmen, Browsern, Dateien und Aufgaben. Du brauchst keine Timer ein- oder auszuschalten.

Nachdem deine Aktivitäten erfasst sind, kannst du sie einsehen und als Zeiteinträge verwenden – es gehen keine Minuten oder sogar Stunden mehr verloren.

Du brauchst einfach nur deinen Computer einzuschalten und mit der Arbeit loszulegen, und Memtime zeichnet all deine Aufgaben für dich auf.

Ein Überblick über die wichtigsten Memtime-Funktionen:

• Memtime erfasst deine Aktivitäten und zeigt dazu den Namen des Programms, die Details und deine Arbeitszeiten damit an.
• Die App ordnet deine erfassten Tätigkeiten in einer chronologischen Zeitleiste an, der Erinnerungshilfe. Du kannst darin beliebig zoomen und dir deine Arbeit in Intervallen von 1-60 Minuten ansehen.

• Du entscheidest, welche Tätigkeiten als Zeiteintrag erfasst werden, und weist sie Projekten und Aufgaben in deiner Projektmanagementsoftware zu.
• Memtime ist mit 100+ Tools integrierbar und bietet Synchronisation in beide Richtungen: Du kannst Projekte (und Aufgaben) in Memtime importieren und dann die Zeiteinträge wieder in die entsprechende Software exportieren.
• Deine Zeiterfassungsdaten sind ausschließlich für dich sichtbar und werden lokal und offline auf deinem Computer gespeichert. Niemand sonst kann darauf zugreifen und deine Zeiterfassung bleibt privat, bis du selbst sie an deine Projektsoftware sendest. 
• Memtime schickt dir keine nervigen Benachrichtigungen zur Zeiterfassung oder erinnert dich an Pausen; du kannst damit in Ruhe arbeiten, während das Programm still und leise deine Arbeitsschritte erfasst.
• Memtime gibt es für Windows, Mac und Linux.

Dein Memtime-Konto ist in weniger als 10 Sekunden erstellt (keine Kreditkartendaten erforderlich), du kannst die App also im Handumdrehen herunterladen und installieren.

Und noch etwas: Wenn Memtime im gesamten Team verwendet wird, sorgt es für einen echten Produktivitätsschub. Unser Team kann dir alle Vorteile von Memtime zeigen und wie du in deinem Unternehmen effektive Zeiterfassung einführst. Kein Mikromanagement. Keine Überwachung.

Fazit

Ich will cloudbasierte Zeiterfassung nicht verteufeln. Sie ist aber ein bisschen wie der Freund, der es gut meint, aber ständig zu viel über dich im Gruppenchat preisgibt.

Bequem? Klar. Respekt für deine Privatsphäre? Naja.

Wir von Memtime glauben, dass du dir keine Gedanken darüber machen müssen solltest, ob deine Zeitdaten sicher auf einem Server in Iowa liegen oder gerade in Berlin zu einem Tortendiagramm zum Thema Produktivität verarbeitet werden.

Private Zeiterfassung bewahrt die Würde bei der Zeiterfassung. Die Kontrolle über die Daten sollte da sein, wo sie hingehört: in deinen Händen und auf deiner Festplatte.

Wenn du also etwas gegen Überwachung und Beaufsichtigung hast, versuche es mit Memtime. Dein Kalender, deine Aufgaben und deine Projekte werden es dir danken. Und deinem Vorgesetzten fällt es wahrscheinlich erst dann auf, wenn er oder sie merkt, wie unglaublich genau deine Zeiteinträge sind. 😏