Was die Ivy-Lee-Methode beim Zeitmanagement leisten kann

Die Ivy-Lee-Methode ist als eine der einfachsten Techniken zur Aufgabenplanung bekannt und darum auch immer noch beliebt. Das Problem an ihr ist, dass die einfache Einstufung von Aufgaben nach Prioritäten in der Realität des Arbeitsalltags meist gar nicht so einfach umzusetzen ist. Kommen Meetings, E-Mails, Anfragen und die üblichen dringenden Kleinaufgaben dazwischen, bleibt die säuberlich nach dem Ivy-Lee-Prinzip geordnete Aufgabenliste schnell nur halb erledigt. Die Methode kann durchaus bei der Entscheidung helfen, welche Aufgabe als nächste anstehen sollte, zeigt aber nicht, ob die Planung realistisch war oder was dann im Verlauf des Arbeitstages tatsächlich Zeit in Anspruch genommen hat.

Im Folgenden schauen wir uns an, was die Ivy-Lee-Methode für die Produktivität tun kann – und zwar im echten Arbeitsalltag und nicht in der Idealvorstellung, in der keine Ablenkungen drohen und alles nach Plan läuft. Wir gehen darauf ein, wie das Zeitmanagement mit einer solchen Liste funktioniert, wie Beispiele nach der Ivy-Lee-Methode aussehen könnten und was die Technik zur Produktivität beitragen kann und was nicht.

Wichtigste Punkte

• Die Ivy-Lee-Methode vereinfacht die tägliche Planung, da sie sich auf sechs nach Priorität ausgewählte Aufgaben konzentriert und so eine klare, einfache Struktur schafft, ohne komplexe Systeme oder Zeitblockeinteilung.
• Die Prioritätensetzung wird mit dem Ivy-Lee-Prinzip gezielter, weil das Limit von sechs Aufgaben Entscheidungen forciert und du dich dadurch auf die Aufgaben konzentrieren kannst, die wirklich wichtig sind, statt eine endlose Liste noch zu erledigender Aufgaben hinter dir her zu ziehen.
• Der Erfolg der Methode liegt darin, dass sie Entscheidungsmüdigkeit ausdribbelt und selbst bei Störungen und Unterbrechungen klare nächste Schritte schafft.
• Der Nachteil ist, dass die Ivy-Lee-Methode keine Möglichkeit zur Überprüfung umfasst, ob die Planung sinnvoll war oder nicht. Tools wie Memtime können diese Lücke schließen und Feedback geben, wie der Arbeitstag tatsächlich verlaufen ist, und so die künftige Planung evidenzbasierter und handfester machen.

Wie funktioniert die Ivy-Lee-Methode?

Die Ivy-Lee-Methode ist eine einfache Technik zur Planung des Arbeitstags, die schlicht daraus besteht, am Tag vorher sechs Aufgaben auszuwählen, nach Priorität zu ordnen und dann am nächsten Tag zu erledigen. Die Methode wurde von Ivy Ledbetter Lee aufgestellt, der das Sechs-Aufgaben-Prinzip Anfang des 20. Jahrhunderts der Führungsebene von Bethlehem Steel vorschlug.

Die Ivy-Lee-Methode ist absichtlich einfach gehalten, es gibt keine Zeitblöcke oder komplexen Systeme und Strukturen, nur eine kurze To-do-Liste, die zur Prioritätensetzung bei den anstehenden Aufgaben zwingt. Diese Einfachheit ist auch der Grund, warum die Ivy-Lee-Methode seit über hundert Jahren noch so beliebt ist: Sie stellt einen klaren Ausgangspunkt dar und erleichtert die Entscheidung, welche Aufgabe als Nächstes in Angriff genommen wird. Das Prinzip sagt auch etwas über Produktivität aus: Prioritätensetzung ist am effektivsten, wenn sie nicht kompliziert gemacht wird.

Durch die Begrenzung auf sechs Aufgaben regt die Methode dazu an, Kompromisse einzugehen, statt jedes Mal einen endlosen Rückstand mit in den nächsten Arbeitstag zu nehmen. Die Technik ist ein sehr direktes Mittel zur Fokussierung, vor allem in Arbeitsumgebungen, in denen konstante Unterbrechungen und dynamische Abläufe an der Tagesordnung sind.

Wie unterstützt die Ivy-Lee-Methode die Produktivität?

In der Theorie kann die Ivy-Lee-Methode Produktivität auf sehr unkomplizierte Weise steigern, da die Technik aus wenigen einfachen Schritten besteht:

1. Lege am Ende des Arbeitstags sechs Aufgaben für morgen fest.
2. Ordne diese sechs Aufgaben nach Wichtigkeit.
3. Am nächsten Tag erledigst du die sechs Aufgaben in dieser Reihenfolge.
   

Die Liste selbst ist hierbei nicht das Wichtigste, wertvoll ist vielmehr die Auseinandersetzung damit, was unter allen anstehenden Aufgaben Vorrang haben sollte. Was hat den größten Anspruch auf deine Arbeitszeit am nächsten Tag? Normalerweise hast du einen guten Überblick über deine täglichen Prioritäten und die Ivy-Lee-Methode kann theoretisch dabei helfen, die Liste aufs Machbare herunterzukürzen.

Nützlich ist die Methode im echten Arbeitsalltag insofern, dass sie die Zeit für Entscheidungen im Tagesverlauf verkürzt. Wenn du morgens mit einer vorsortierten To‑do-Liste loslegst, entfällt das übliche Hin und Her, erst mal E-Mails, Slack und andere Plattformen zu checken oder darauf zu reagieren, was sich wichtig „anfühlt“.

Die Methode funktioniert daher auch am besten, wenn die sechs Aufgaben als realistische kurze Liste behandelt werden und nicht als ambitionierte Zielsetzung oder Wunschvorstellung. Das bedeutet auch, dass der realistische Tagesverlauf in die Überlegungen einbezogen werden muss: Zoom-Meetings, die üblichen Büroaufgaben, eventuelle Lernzeiten und dauerhafte Verantwortlichkeiten müssen eine Rolle dabei spielen, was auf deine Liste für morgen kommt.

Zur Verdeutlichung: Bei der Ivy-Lee-Methode geht es nicht darum, mehr in den Arbeitstag zu stopfen, sondern die Zeit sinnvoll für Aufgaben zu nutzen, die unter all dem, was du zu erledigen hast, Priorität haben.

Ivy-Lee-Methode: Beispiel für eine To-do-Liste

In der Praxis geht eine Aufgabenliste nach der Ivy-Lee-Methode damit los, dass sie auf der Grundlage des echten, realen Arbeitstages erstellt wird, der dir bevorsteht, und nicht auf der des Arbeitstages, wie du ihn gerne hättest. Sechs Zeitfenster ohne Unterbrechungen, um irgendetwas von Anfang bis Ende zu erledigen, sind für die meisten von uns eher Wunschdenken. Eine umsetzbare Liste nach der Ivy-Lee-Methode sollte also das übliche Chaos eines Arbeitstages reflektieren.

Eine realistische Liste für die Ivy-Lee-Methode könnte zum Beispiel wie folgt aussehen, wenn ein Tag mit vielen Meetings bevorsteht:

1. Q3-Bericht schreiben (Hauptaufgabe, die geschützte Zeit erfordert)
2. Besprechungspunkte fürs Meeting um 14 Uhr vorbereiten
3. Lieferantenvertrag überprüfen
4. Updates zum Projekt verschicken
5. Designs abnehmen
6. Wichtigste E-Mails abarbeiten

Ein anderes Beispiel für die Ivy-Lee-Methode im Produktmanagement sähe vielleicht so aus:

1. Sprint-Prioritäten festlegen
2. Zwei User-Stories schreiben
3. Offene Bug-Tickets durchgehen
4. Tagesordnung für anstehendes Kurzmeeting vorbereiten
5. Fragen von Stakeholdern beantworten
6. Endlich mal die Roadmap updaten

An den Beispielen wird ersichtlich, welchen Zweck die Ivy-Lee-Methode hat: die Aufgaben auszuwählen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, und nicht so zu tun, als ob der restliche Arbeitstag nicht existiert.

Wie die Ivy-Lee-Methode beim Zeitmanagement hilft

Die Ivy-Lee-Methode funktioniert, wie oben schon erwähnt, weil sie einen klaren Ausgangspunkt setzt. Statt dich erst lange zwischen E-Mails, Programmen und allem anderen zu orientieren, was nach Aufmerksamkeit verlangt, kennst du deine erste anstehende Aufgabe schon. Und diese kleine, aber feine Veränderung, morgens nicht nur einfach auf alles Anfallende zu reagieren, sondern zielgerichtet in den Arbeitstag einzusteigen, macht den Reiz der Methode aus.

Diese Begrenzung auf sechs Punkte spielt auch eine große Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung der Methode. Wenn du gezwungen bist, die Liste auf eine Auswahl spezifischer Aufgaben herunterzubrechen, musst du notgedrungen aus allem Anstehenden die wichtigen Aufgaben herausfiltern. Eine übliche endlose, unmögliche To-do-Liste macht es dir nämlich fast schon einfacher: Es ist schließlich fast schon bequem und vertraut, zu wissen, dass du sowieso nicht alles schaffen kannst. Die sechs Aufgaben der Ivy-Lee-Methode sollen dagegen tatsächlich machbar sein.

Die Methode funktioniert schlussendlich deswegen, weil sie nicht versucht, jede Stunde deines Arbeitstags zu verplanen und zu strukturieren. Sie sorgt vielmehr dafür, dass die Aufgaben geschützt und im Fokus bleiben, die du schon als die wichtigsten herausgearbeitet hast.

Was die Ivy-Lee-Methode im Alltag nicht leisten kann

Der größte und offensichtlichste Nachteil des Ivy-Lee-Prinzips ist natürlich, dass bei der Auswahl der sechs Aufgaben von einem bestimmten theoretischen Tagesverlauf ausgegangen wird. In der Praxis läuft es aber selten wie erwartet.

Oft denkt man, einen guten Überblick über den Arbeitstag und das eigene Zeitmanagement zu haben, aber beim Blick auf die tatsächlichen Abläufe ergeben sich ganz andere Muster als gedacht. Meetings, E-Mails, kurze Besprechungen und das ständige Hin und Her zwischen verschiedenen Tools und Aufgaben fressen oft mehr Zeit, als man denkt. Jede noch so schön aufgestellte Liste kann sich durch diese Unwägbarkeiten schon vor der Mittagspause in Wohlgefallen auflösen.

Bei der Ivy-Lee-Methode ist kein Abgleich von Absicht und Realität vorgesehen, und ohne diese Überprüfung der Umsetzbarkeit planst du den nächsten Tag wieder genau so, wie du heute geplant hast: beruhend darauf, was du dir vornimmst, und nicht auf Fakten, Daten und evidenzbasierter Machbarkeit.

Hier kommt Memtime ins Spiel und schließt diese Lücke mit einer Übersicht über den tatsächlichen Tagesverlauf. Memtime läuft still und unaufdringlich im Hintergrund und erfasst alle Arbeiten samt der Zeiten, die du dafür aufgewendet hast.

Es merkt sich, welche Programme du verwendet hast, an welchen Dateien du gearbeitet und an welchen Meetings du teilgenommen hast. Du bekommst damit auch Einblicke in deine Kontextwechsel im Verlauf des Tages.

Hinterher siehst du genau, wie deine Arbeitszeit wirklich verteilt war, ganz ohne Timer oder manuelles Eintragen – der automatische Überblick macht also genau den Abgleich möglich, der bei der Ivy-Lee-Methode fehlt. Auf dieser Grundlage kannst du dann eine To-do-Liste erstellen, die auf deinen tatsächlichen Kapazitäten beruht und nicht auf einer idealistischen Wunschvorstellung vom Tag zuvor.

In Kombination mit Memtime lässt sich mit der Ivy-Lee-Methode die Produktivität besser steuern und der Tag realistischer planen. Memtime erstellt dir eine übersichtliche Zeitleiste deines Tagesverlaufs, ohne dass du etwas dafür tun musst. Weder Timer noch manuelle Zeiterfassung lenken dich von deinen Aufgaben ab oder sorgen für Unterbrechungen, und trotzdem bekommst du Daten und Fakten für deine Planung. Zum Ausprobieren kannst du die Testversion 14 Tage kostenlos nutzen, die Testphase läuft von selbst aus und ist damit völlig risikolos.

FAQs

Ist die Ivy-Lee-Methode auch bei schlecht planbaren Arbeitstagen effektiv?

Ja. Die Methode funktioniert immer, solange die sechs Aufgaben mit Flexibilität im Hinterkopf ausgewählt werden. Wenn ein hektischer oder dynamischer Arbeitstag bevorsteht, sollten auf der Liste ein bis zwei geschützte Aufgaben und mehrere eher einfache Aufgaben stehen, die zwischen Unterbrechungen erledigt werden können. Diese Struktur gibt dir immer noch Anhaltspunkte, ohne davon auszugehen, dass der Tag völlig glatt verläuft.

Wie lange darf eine Aufgabe bei der Ivy-Lee-Methode idealerweise dauern?

Es gibt keinen festen Wert für eine Idealdauer, es geht vielmehr um einen Umfang, den du erledigen kannst, ohne deine Aufmerksamkeit aufzuteilen. Wenn du schon weißt, dass eine Aufgabe in mehreren Stufen erledigt werden muss (z. B. aufgrund verschiedener Abnahme- oder Recherchephasen), kannst du sie in mehrere Schritte unterteilen und diese dann als Aufgaben auf die Liste setzen, die einen planbaren Endpunkt haben. Das Ziel dabei ist, jede Aufgabe auf der Liste zu einem machbaren, abhakbaren Punkt zu machen. Und wenn du nicht weißt, wie lange eine Aufgabe dauern wird? Dann versuche es mal mit der 14-tägigen Testphase von Memtime. 🙂

Kann die Ivy-Lee-Methode mit anderen Systemen für Zeitmanagement und Planung kombiniert werden?

Ja. Die Liste mit sechs Aufgaben kann als obere Ebene für andere Systeme genutzt werden. Du kannst Blockzeiten für die wichtigsten Aufgaben der Liste reservieren und Techniken wie Pomodoro oder wöchentliche Reviews bei der Umsetzung und Auswertung einsetzen. Die Ivy-Lee-Methode dient dabei zur Prioritätensetzung, andere Tools übernehmen die Termin- und Zeitplanung.

Wie gehe ich nach dem Ivy-Lee-Prinzip mit nicht fertig gewordenen Aufgaben um?

Nicht vollständig erledigte Aufgaben solltest du untersuchen, statt sie automatisch in den nächsten Tag mitzunehmen. Wenn die Aufgabe zu umfangreich war, brich sie auf kleinere Schritte herunter. Wenn sie im Tagesverlauf Priorität verloren hat, stufe sie neu ein. Wenn sie immer wieder unerledigt bleibt, gehört sie vielleicht nicht zu den sechs wichtigsten. Das Ziel ist hier, die Liste zu verfeinern, nicht Restaufgaben anzusammeln.

Passt die Ivy-Lee-Methode zur Kollaboration oder Teamarbeit?

Sie lässt sich entsprechend anpassen. Dafür müssen aus gemeinsamer Arbeit getrennte, individuelle Aufgaben gezogen werden, die unabhängig voneinander erledigt werden können. Abhängigkeiten, Abnahmen und überlappende Aufgaben müssen in Schritte unterteilt werden, die du selbst steuern kannst. Die Methode ist also für deinen persönlichen Beitrag innerhalb des Teams gemacht, nicht für die teamübergreifende Planung.

Wie wähle ich die richtigen sechs Aufgaben aus, wenn sich alles gleich wichtig anfühlt?

Schau dir deine Zeiterfassungsdaten an, um die Aufgaben herauszufiltern, die etwas vorwärtsbringen: ein Projekt, die Einhaltung einer Deadline, einen Stakeholder oder etwas, was abgeliefert werden kann. Sortiere die Aufgaben aus, die reaktiv oder optional sind oder sich gut verschieben lassen. Wenn deine Liste immer noch zu voll ist, wähle die Aufgaben aus, die bei Nichterledigung die größten Konsequenzen haben.