Kontextwechsel und Produktivität: Wie lassen sich die beiden vereinbaren?

Kontextwechsel und Produktivität sind zwei Prioritäten im Arbeitsalltag, die eigentlich im Widerspruch stehen. In vielen Branchen steht der konstante Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben an der Tagesordnung, gleichzeitig sollen diese Aufgaben konzentriert, genau und effizient erledigt werden. Es sind also gleichzeitig Flexibilität und Fokus gefragt, was nicht immer vereinbar ist.

Trotzdem kennen wir alle den Drahtseilakt wahrscheinlich nur zu gut, gleichzeitig verschiedene Aufgaben erledigen zu müssen, ansprechbar und verfügbar zu sein und dabei produktiv zu bleiben. Die Chancen stehen sogar nicht schlecht, dass du schon beim Lesen dieses Artikels immer wieder unterbrochen wirst, sei es durch Slack-Nachrichten aus dem Team, eine neue Einladung zu einem Meeting oder sogar dadurch, dass dir plötzlich die dringende Sache wieder einfällt, die bald erledigt sein muss.

Kontextwechsel sind also keine unbekannte Größe: Man wechselt zwischen Bildschirmen, Programmen, Aufgaben und Projekten hin und her und muss jedes Mal sozusagen wieder einen neuen „Gang“ einlegen. Meistens passiert das eher unbewusst, weil es einfach zum Arbeitsalltag gehört.

Wie genau entsteht aber nun dieser Kreislauf aus ständigen Kontextwechseln? Dafür gibt es verschiedene Gründe, darunter aber vor allem die altbekannte Vorstellung, dass Multitasking die höchste Form der Produktivität im Umgang mit mehreren anstehenden Aufgaben ist – was so aber nicht zutrifft und sogar kontraproduktiv sein kann.

Der Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben bedeutet immer eine mentale Umstellung und damit eine Mehrbelastung der geistigen Kapazitäten. Das Gehirn muss sich jedes Mal umstellen und neu konzentrieren, möglichst in Sekundenbruchteilen (was in der Realität praktisch unmöglich ist). Und das wirkt sich auf die Produktivität und die Arbeitsqualität aus.

Multitasking mit schnellen Kontextwechseln ist manchmal unumgänglich, sollte aber weder das Ziel noch die Norm sein.

In diesem Artikel wollen wir auf die Mythen rund um Kontextwechsel und Produktivität eingehen (und ein bisschen damit aufräumen). Dazu sehen wir uns auch an, wie sich Multitasking und Kontextwechsel in der Definition unterscheiden. Es gibt natürlich auch konkrete Tipps und Tricks, um Kontextwechsel so weit wie möglich zu vermeiden und ruhig und konzentriert arbeiten zu können.

Was sind Kontextwechsel nun genau?

Der Begriff Kontextwechsel oder „Context Switching“ kommt ursprünglich aus dem Computerbereich und beschreibt einen Status, in dem in einem Betriebssystem mehrere Prozesse laufen und vom selben Prozessor (also derselben CPU) im Wechsel bearbeitet werden. Der Kontext der einzelnen Prozesse wird dabei gesichert und wiederhergestellt – praktisch Multitasking durch die CPU. Dieser Wechsel klappt auch, da er von einem Computer gehandhabt wird.

Unser Gehirn funktioniert aber nun nicht wie ein Computerchip und hat mit Sicherheit auch nicht die gleichen Kapazitäten – es kann nicht einfach schnell zwischen Aufgaben wechseln, während andere Aufgaben im Hintergrund weiterlaufen.

Unser Gehirn ist keine Maschine. Wenn du zum Beispiel gerade an einem Bericht schreibst und von einer dringenden Nachricht auf Slack unterbrochen wirst, dauert es vielleicht nur 5 Minuten, darauf zu antworten und die Angelegenheit entweder zu bearbeiten oder einen späteren Termin dafür festzulegen. Kehrst du dann aber zur ursprünglichen Aufgabe und dem Bericht zurück, schreibt er sich plötzlich nicht mehr ganz so flüssig wie vor der Unterbrechung. 

Beim Schreiben sitzt nämlich noch die andere Aufgabe oder Angelegenheit im Hinterkopf und du tippst zwar weiter, musst aber deine Konzentration erst noch wiederfinden. Es geht also nicht nur einfach um 5 Minuten, die durch die Unterbrechung verloren gegangen sind, sondern auch um den verlorenen Fokus und den gestörten Arbeitsfluss. Und je mehr die Aufmerksamkeit geteilt werden muss, desto schwerer fällt auch die Konzentration.

Wie werden Kontextwechsel im beruflichen Alltag eingestuft?

Kontextwechsel sind praktisch zum verschleppten Infekt der Produktivität geworden, da sie bei buchstäblich einer Aufgabe nach der anderen die Konzentration stören und damit im ganzen Arbeitstag schwelen.

Man kann sich Kontextwechsel auch so vorstellen, dass sie immer wieder geistiges Scharfstellen erfordern. Bei jedem Wechsel geht die klare Sicht verloren: Der Fokus muss immer wieder neu eingestellt und kalibriert werden. Auch wenn es sich vielleicht nicht wie eine große Umstellung anfühlt, sammeln sich diese Mikrounterbrechungen im Tagesverlauf an und wirken sich nicht nur negativ auf die kreative Schaffenskraft aus, sondern verbrauchen auch mehr geistige Energie.

Kontextwechsel werden aber nicht nur in der Theorie als Produktivitätskiller eingestuft, sondern auch in der Praxis, zumindest im IT-Bereich. Beim Blick auf die sozialen Medien wird schnell deutlich: Kontextwechsel sind alles andere als beliebt, vor allem wenn sie über den Tag verteilt immer wieder erzwungen werden.

Ein paar Stimmen von Reddit aus dem Sub r/programming zu Multitasking und Kontextwechseln:

Zwei Studien zur Wahrnehmung von Produktivität in der Softwareentwicklung stützen diese persönlichen Eindrücke auf Reddit.

Die beiden Studien haben gezeigt, dass Entwicklerinnen und Entwickler ihren Arbeitstag als produktiv wahrnehmen, wenn sie viele kleinere oder wenige größere Aufgaben ohne Unterbrechungen oder Kontextwechsel erledigen können.

Das „Heilmittel“ für diesen Infekt der Produktivität besteht folglich darin, Konzentration wertzuschätzen und sich der Kosten von fragmentierter Aufmerksamkeit bewusst zu sein. Anders gesagt: Die Fähigkeit zu hochkonzentriertem Arbeiten sollte als wertvolle Gabe betrachtet werden und nicht als Widerspruch zur Unternehmenskultur.

Warum fühlen sich Kontextwechsel natürlich an?

Es gibt verschiedene Gründe, warum diese kognitiven Wechsel oft nicht bewusst bemerkt oder als normal betrachtet werden:

• Bei der Arbeit werden verschiedenste Programme verwendet. Jedes Programm oder Tool, das im Team zum Einsatz kommt, ist ein neuer Standort für Benachrichtigungen und die Kollaboration und Kommunikation im Team. Es ist also kein Wunder, dass der Fokus leidet, wenn von allen Seiten jederzeit Unterbrechungen kommen können. Sogar das bei der Arbeit auf dem Schreibtisch liegende Handy führt erwiesenermaßen zur Verringerung der kognitiven Kapazität – man kann sich also vorstellen, was die übliche Anzahl von Arbeitsprogrammen auf mehreren Geräten mit der Konzentration macht.‍
• Die ständige Flut von Informationen (auch außerhalb der Arbeit) belastet. Diese Überflutung fordert die kognitiven Ressourcen enorm und das Gehirn muss sich bei jeder Störung neu auf die jeweils anstehende Aufgabe einstellen. Es kann bis zu 25 Minuten dauern, um sich nach einer Unterbrechung wieder voll zu konzentrieren, vor allem in einer Arbeitsumgebung, die durch viele Benachrichtigungen und verschiedene parallele Aufgaben gekennzeichnet ist.‍
• Mitarbeitende werden als verantwortungsbewusst und flexibel angesehen und belohnt, wenn sie immer ansprechbar sind. In vielen Unternehmen besteht die Vorstellung oder der Anspruch, dass ständige Verfügbarkeit und schnelles Reagieren positive Merkmale sind. In Wirklichkeit kann die Effizienz aber mit einem segmentierten Herangehen an Aufgaben und Projekte deutlich verbessert werden: Die Mitarbeitenden sind dann vielleicht nicht immer ansprechbar, können aber ruhiger, konzentrierter und produktiver arbeiten.
  

Wie Kontextwechsel die Produktivität beeinträchtigen

Kontextwechsel beeinträchtigen die Konzentration, die Effizienz und die Gehirnleistung, was insgesamt große Folgen hat:

• Kontextwechsel schränken die Produktivität ein. Einem Bericht von Qatalog und dem Idea Lab der Cornell University zufolge sagten 45 % der Befragten, dass Context Switching sie weniger produktiv macht, und 43 % gaben an, dass Aufgabenwechsel zu Ermüdung führen.‍
• Eine Überbelastung des Arbeitsgedächtnisses führt zu Erschöpfung. Als Arbeitsgedächtnis wird der Teil des Gedächtnisses bezeichnet, der beim Nachdenken über ein Problem gebraucht wird. Das Gehirn kann sich nur mit etwa 3 bis 5 Sachen gleichzeitig beschäftigen. Kontextwechsel überschreiten die Gedächtniskapazität des Gehirns – und wenn Informationen nicht richtig verarbeitet werden können, führt das zu mehr Fehlern und geistiger Erschöpfung.‍
• Kontextwechsel lösen mehr Stress aus. Kontextwechsel erhöhen nachweislich den Cortisolspiegel, ein Hormon, das mit Stress in Zusammenhang steht. Häufige Kontextwechsel führen zu kognitiver Überlastung und damit zu einer gesteigerten Ausschüttung von Cortisol. Es entsteht ein Teufelskreis aus Kontextwechseln, höherem Stress und verringerter kognitiver Funktion. Eine Studie zeigt, dass Stress sich auf die kognitiven Fähigkeiten auswirkt und einen effizienten Wechsel zwischen Aufgaben noch schwieriger macht.

6 erprobte Strategien, um Kontextwechsel zu vermeiden

Es lohnt sich also, etwas gegen unnötige Kontextwechsel zu unternehmen: Die einzelnen Aufgaben werden insgesamt schneller erledigt, gleichzeitig stellt sich das gute Gefühl ein, etwas geschafft zu haben, und auch die Freizeit wird entspannter. Wir haben darum die 6 besten Gegenstrategien zusammengestellt, um Kontextwechsel möglichst zu vermeiden und die Arbeit ruhig und zielgerichtet anzugehen.

Nr. 1: Aufgaben priorisieren

Es ist kaum überraschend, dass dieser Punkt ganz oben auf unserer Liste der Top-Strategien steht.

Werden Aufgaben nicht nach Priorität geordnet, kann sich alles gleich dringend anfühlen – es ist also gar nicht klar, wo der Fokus eigentlich liegen sollte. Kleine, oft unwichtigere Aufgaben wirken dann genauso wichtig wie die großen, die eigentlich Priorität haben sollten, und Unterbrechungen und Störungen haben leichtes Spiel.

Ohne eine korrekte Einstufung nach Prioritäten richtet sich die Konzentration schnell auf alles, was sich im Moment dringend anfühlt, auch wenn es nicht unbedingt wichtig ist.

Hier bietet sich an, ein erprobtes Prioritätensystem für Aufgaben zu nutzen, wie das Eisenhower-Prinzip.

‍Das Eisenhower-Prinzip ist ein Werkzeug für das Zeitmanagement, mit dem Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit geordnet werden. Die Aufgaben werden dabei auf 4 Quadranten einer Matrix aufgeteilt:

• Dringend und wichtig. Diese Aufgaben verlangen umgehende Aufmerksamkeit und haben größte Bedeutung; sie sollten sofort erledigt werden.‍
• Nicht dringend, aber wichtig. Diese Aufgaben tragen zu den Langzeitzielen bei, erfordern aber keine sofortige Aufmerksamkeit und können auf später terminiert werden.‍
• Dringend, aber nicht wichtig. Diese Aufgaben müssen umgehend erledigt werden, haben aber keinen Mehrwert für die eigene Arbeit und können delegiert werden.‍
• Nicht dringend und nicht wichtig. Diese Aufgaben haben die niedrigste Priorität und können oft komplett verworfen werden.

Diese Matrix macht es einfacher, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren und damit die Produktivität zu steigern. Sie ist besonders wertvoll, um zu lernen, wie man die eigene Arbeitszeit effektiv priorisiert.

Nr. 2: Zeitmanagement lernen

Der zweite Schritt im Kampf gegen die Kontextwechsel besteht darin, das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Nachdem klar ist, wo die Prioritäten und der Fokus liegen müssen, wird dabei eine tägliche Struktur erstellt, die Raum für Konzentration schafft.

Dazu bieten sich einige bekannte Methoden des Zeitmanagements an:

• Zeitblöcke festlegen. Die Arbeitsstunden werden dabei in Blöcke eingeteilt, die für bestimmte Aufgaben reserviert sind, wie z. B. „Meetings“, „Dokumentation“, „kreatives Arbeiten“ usw.
• Aufgaben bündeln. Bei dieser Methode werden ähnliche Aufgaben zu Gruppen zusammengefasst und in einem konzentrierten Rutsch erledigt, statt sie über den Tag zu verteilen.
• Timeboxing. Auch diese Technik beruht auf Zeitblöcken, erfordert aber, dass die Aufgaben innerhalb eines bestimmten, vorher festgelegten Zeitfensters erledigt werden. Durch die zeitliche Begrenzung entsteht ein Gefühl der Dringlichkeit, das die Konzentration erhöhen soll.

Allerdings gibt es bei allen drei Methoden ein großes Aber.

Sie können nämlich nicht wie beabsichtigt funktionieren, wenn nicht genau erfasst wird, wie genau diese Zeitblöcke und Zeitboxen genutzt werden.

Hier kommt Memtime ins Spiel, ein Tool für die automatische Zeiterfassung u. a. in der Softwareentwicklung, in Agenturen, Kanzleien und im kreativen Bereich.

Wir von Memtime bezeichnen das Tool gerne als „Gedächtnisassistenz“, die die Zeiten und erledigten Aufgaben bei der Arbeit vertraulich (!) erfasst.

Im Zusammenhang mit Kontextwechseln und Produktivität kann Memtime einen Überblick schaffen und geistige Arbeit abnehmen, weil es sich merkt, woran wie lange gearbeitet wurde. Es bietet also im Nachhinein eine Übersicht, wann welche Wechsel zwischen Aufgaben stattgefunden haben. Das Programm zeigt den Zeitverlauf granular und nach Bedarf sogar in Intervallen von einer Minute an, die Kontextwechsel können also minutengenau nachverfolgt werden.

Diese Funktionen sind in Memtime enthalten:

Memtime erfasst Zeiten und Aufgaben und damit auch, wo und wann Kontextwechsel stattfinden. Der Memtime-Account ist schnell eingerichtet (es dauert keine 30 Sekunden) und das Programm erfasst still und leise im Hintergrund alle Arbeiten in Programmen und Browsern, solange der Computer eingeschaltet ist.

Memtime gibt mit seiner Zeitleiste automatisch auch einen Überblick über Ablenkungen und zeigt, wo die Unterbrechungen herkamen und wie lange sie gedauert haben. Daran lassen sich auch die persönlichen Auslöser für Kontextwechsel ablesen (z. B. Nachmittagsflaute, Langeweile, Stress usw.) und wo das größte Ablenkungspotenzial im Tagesverlauf besteht.

Nr. 3: In Pausen Frischluft tanken

In der Pause nach draußen zu gehen klingt vielleicht wie ein offensichtlicher Tipp, ist aber aus gutem Grund ein Klassiker. Ein wenig Bewegung an der frischen Luft tut nicht nur körperlich gut, sondern macht auch den Kopf klarer, egal ob man einen strammen Spaziergang macht oder sich einfach in die Sonne setzt und durchatmet.

Der Umgebungswechsel trägt auch dazu bei, den durch Kontextwechsel entstandenen Stress und die Restspuren der oben beschriebenen Gedächtnisarbeit abzubauen. Frische Luft und natürliches Licht helfen dabei, den Kopf „freizupusten“. Durch die Pause erholt sich damit nicht nur der Körper, sondern auch die Konzentrationsfähigkeit und kognitive Leistung.

Nr. 4: Ablenkungen so weit wie möglich eliminieren

Der kurze Blick in den Posteingang bei der Arbeit an einer Aufgabe lenkt ab.

Genauso lenkt es schon ab, beim Arbeiten an einer Aufgabe an eine andere Aufgabe zu denken.

Und die Nutzung mehrerer Geräte gleichzeitig mit mehreren Bildschirmen und Programmen lenkt mit Sicherheit ab.

Das Prinzip ist wohl klar – und darum ist es so wichtig, an die Ursachen von Ablenkungen heranzugehen, seien das Programme, Benachrichtigungen oder die Reihe offener Tabs im Browser. Die wichtigsten Schritte sollten sein:

• ALLE Benachrichtigungen für E-Mail und soziale Medien abschalten.
• Alle Programme schließen, die gerade nicht gebraucht werden.
• Die Tabs schließen, die erledigt sind.

Nr. 5: Nicht sofort antworten

Wie oben schon erwähnt, ist einer der Hauptgründe für Kontextwechsel der Anspruch, jederzeit für Team und Führungskräfte verfügbar und ansprechbar zu sein.

Das hat aber mehr Nachteile als Vorteile – unter anderem, weil dadurch bei Kollegschaft und Management der Eindruck entsteht, dass sie immer mit einer schnellen Antwort rechnen können, wodurch der Kreislauf der Kontextwechsel ungebrochen weiterläuft.

Eine schnelle Antwort sollte also weniger Priorität bekommen. Dazu gehört, weniger häufig in den Posteingang zu schauen – das senkt auch die Erwartungshaltung anderer, eine sofortige Reaktion zu bekommen. Hier kann eine automatisierte Antwort helfen, die darauf hinweist, dass die E-Mail nicht sofort beantwortet wird. Eine mögliche Formulierung im Team wäre zum Beispiel:

Hallo,

kurz zur Info: Wenn ich nicht sofort antworte, liegt das daran, dass ich gerade konzentriert arbeite. Ich teste im Moment Blockzeiten für die Konzentration und bin dazu übergegangen, meine E-Mails in bestimmten Abständen abzurufen, um mit mehr Fokus und weniger Unterbrechungen an Projekten arbeiten zu können. Sobald ich meine E-Mails bearbeite, melde ich mich gleich zurück.

Wenn es wirklich dringend ist, meldet euch kurz und ich ziehe die Beantwortung vor. Danke für eure Geduld!

Viele Grüße

Name

Nr. 6: Kontextwechsel mit der Liste von Dos and Don’ts minimieren

All diese Tipps sind vielleicht schwer zu merken, weshalb wir sie in der folgenden Liste übersichtlich zusammengefasst haben.

Du kannst sie zur Überprüfung nutzen, ob du an alles gedacht hast, um Ablenkungen und Aufgabenwechsel so weit wie möglich einzuschränken.

Fazit

Zusammengefasst ist Multitasking also nicht unbedingt ein Zeichen besonderer Produktivität, und die damit einhergehenden Kontextwechsel sind sogar eher kontraproduktiv. Bei jedem Wechsel zwischen Aufgaben muss das Gehirn noch einmal Extraleistung bringen, um sich neu einzustellen. Diese zusätzliche mentale Belastung kann die Konzentration und die Arbeitsqualität beeinträchtigen.

Memtime kann dabei helfen, einen Überblick über all diese kleinen Wechsel zu bekommen und zu sehen, wo die Arbeitszeit wirklich hingeht. Das Programm funktioniert damit wie ein persönlicher Produktivitätscoach und erfasst unaufdringlich (ohne störende Benachrichtigungen alle 15 Minuten!) die Arbeitsabläufe und Muster, sodass unnötige Unterbrechungen erkannt und minimiert werden können. Mit Memtime als Gedächtnisstütze wird die Arbeitszeit sinnvoller genutzt: weniger Kontextwechsel, mehr Produktivität.

Mit etwas Übung und der Unterstützung von Memtime ist es gar nicht so schwer, den Teufelskreis der Kontextwechsel zu durchbrechen, die eigene Arbeitszeit im Griff zu haben und die Konzentration auf das zu verwenden, was wirklich zählt.