Die beste Zeiterfassungssoftware für Windows, die keine Zeit kostet

Bevor wir loslegen: Zeiterfassung, die mehr Zeit fürs Erfassen kostet als die Aufgabe selbst, ist keine gute Zeiterfassung. Was offensichtlich klingt, ist in der Praxis gar nicht mal so selbstverständlich.

Wenn du schon verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung mit Windows ausprobiert hast, kennst du den Widerspruch wahrscheinlich aus erster Hand: Jedes Programm verspricht, unheimlich „Zeit zu sparen“, hoffnungsvoll lädst du es herunter und sitzt dann vor einem Dashboard mit 40 Einstellungen, 6 Integrationen, die du nie brauchen wirst, und dem gefürchteten Timer, der bei jedem Wechsel zwischen Aufgaben gestartet oder gestoppt werden muss. Wenn du denn daran denkst.

Und das ist oft das Problem mit Zeiterfassungssoftware für Windows: Es ist einfach zu viel Aufwand. Timer an, Timer aus, anderes Projekt, Zeiten nachtragen und korrigieren, Zeiten für gestern schätzen, wo der Timer vergessen wurde – irgendwas muss immer nachjustiert oder betreut werden.

Auch wenn das alles für sich genommen nach Kleinigkeiten klingt, ist es in der Summe oft genug, um genervt aufzugeben. Und dann wieder beim Schätzen der abrechenbaren Stunden zu landen, was wirklich niemandem weiterhilft.

Da wir das Problem nur zu gut kennen, haben wir eine Liste der besten Zeiterfassungsprogramme für Windows zusammengestellt, die du auch nach einem halben Jahr noch weiterverwendest.

Wichtig dabei: Die Liste soll weder die Apps mit den meisten Funktionen abbilden noch diejenigen mit dem schlichtesten Design. Uns geht es darum, 8 Tools für die Arbeitszeiterfassung mit Windows zu vergleichen, und zwar anhand von 8 Bewertungsmerkmalen: Einfachheit der Nutzung, manueller Aufwand, Automatisierungsfunktionen, Genauigkeit, Kompatibilität, Integrationen, Datenschutz und Preis. Es gibt keine Bevorzugung. Okay, na gut, wir haben natürlich einen Favoriten – mehr dazu später.

Wichtigste Punkte:

• Das Problem ist nicht die Zeiterfassung selbst, sondern daran zu denken.
• Jeder manuelle Schritt (Timer bedienen, Projekt taggen, den gestrigen Tag aus dem Gedächtnis rekonstruieren) kann der Tropfen sein, der das Fass zum Überlaufen bringt und dich zur Aufgabe des Tools bewegt.
• Wenn eine Zeiterfassungssoftware für dich funktioniert, machst du sie auch in 6 Monaten noch auf, ohne groß darüber nachzudenken.
• Memtime sorgt dafür, dass „daran denken“ überhaupt keine Rolle mehr spielt. Es läuft unaufdringlich und zuverlässig im Hintergrund, sodass es nichts zu starten, stoppen oder vergessen gibt.
• Wenn du ein Tool suchst, das für immer kostenlos ist, ist Clockify ein guter Kandidat. Für kompletten Datenschutz kannst du dir ActivityWatch anschauen, bei dem alles ausschließlich auf dem lokalen Gerät läuft, ohne jede Cloudspeicherung.
• RescueTime und Rize sind gute Optionen, wenn du genauso viel Wert auf Konzentration und bewusstes Arbeiten legst wie auf Zeiterfassung.
• Und wenn es dir hauptsächlich um genaue Bezahlung geht, wandeln Harvest und TMetric erfasste Zeiten mit minimalem Aufwand in Rechnungen um.

Das intrinsische Problem manueller Zeiterfassung

Bevor wir uns unsere Auswahl an automatischer Zeiterfassungssoftware für Windows anschauen, lohnt es sich, das Problem der manuellen Zeiterfassung genau zu identifizieren.

Die Zeiterfassung an sich ist gar nicht das Schwierige, das Problem ist, daran zu denken.

Rufe dir mal deinen durchschnittlichen Arbeitstag vor Augen.

Du machst den Computer an, beantwortest 4 Slack-Nachrichten, dann kommt ein Call, danach gehen erst mal 20 Minuten dafür drauf, eine Kunden-E-Mail mit vielen Wörtern und wenig Struktur zu entschlüsseln. Und erst dann fängst du mit dem an, was du eigentlich schon um 9 erledigen wolltest. Zwischendurch hättest du eigentlich bei jedem Aufgabenwechsel den Timer starten und stoppen, die Tätigkeit korrekt benennen und dann den Timer wieder neu starten müssen. Was du nicht gemacht hast, weil du es vergessen hast.

Das soll kein Vorwurf sein und ist völlig normal: Bei all diesen Kontextwechseln war dein Gehirn auf die Erledigung der Aufgaben konzentriert und nicht darauf, sie zu erfassen. Die Zeiterfassung zu vergessen ist also absolut verständlich und natürlich.

Allerdings ist das auch der Grund, warum so viele Tools zur Arbeitszeiterfassung innerhalb eines Monats anfangen zu verstauben: Sie verlangen zu viel Interaktion. Und wenn die Zeiterfassung mit einem unpassenden Tool zur ungeliebten, zeitraubenden Aufgabe wird, lässt man es eben.

Zeiterfassungsprogramme, die dauerhaft in Gebrauch bleiben, verlangen so gut wie keine Aufmerksamkeit und müssen nicht ständig betreut werden. Manche Apps schaffen das durch volle Automatisierung, andere dadurch, dass sie die manuellen Anteile so schmerzlos wie möglich machen. In jedem Fall bedeutet weniger Aufwand für dich eine konsequentere Erfassung, und eine konsequente Erfassung ist Sinn und Zweck der ganzen Sache.

Wonach wir Zeiterfassungssoftware für Windows verglichen haben

Jedes Tool auf dieser Liste wurde nach den gleichen Maßstäben anhand der folgenden 8 Kriterien bewertet:

1. Einfachheit der Nutzung: wie schnell du die App zum Laufen bringst und ob sie sich organisch in den täglichen Ablauf einpasst.
2. Manueller Aufwand: wie viel du selbst tun musst, damit deine erfassten Zeiten genau sind.
3. Automatisierung: was passiert, ohne dass du etwas machen musst.
4. Genauigkeit: wie sehr die erfassten Daten dem entsprechen, was du tatsächlich erledigt hast.
5. Kompatibilität: wie gut und nativ die Zeiterfassungssoftware auf Windows läuft.
6. Integrationen: ob die Zeiterfassungssoftware sich gut mit anderen Tools verträgt, die du verwendest.
7. Datenschutz: was mit deinen Daten passiert und wer sie einsehen kann.
8. Preis: was es kostet, die Zeiterfassungssoftware ordentlich zu nutzen, nicht nur das Grundabo.

Eins vorweg: Keines der 8 Tools erfüllt alle acht Punkte perfekt. Was auch in Ordnung ist – es geht schließlich nicht darum, einen Sieger zu krönen, sondern dir Anhaltspunkte zu geben, welche Kompromisse du eingehen musst, kannst und willst.

Die 8 besten Zeiterfassungstools für Windows

Die folgende Aufstellung fasst die untersuchten Tools zusammen, grob sortiert nach vollautomatischer Zeiterfassungssoftware und solchen Tools, die dir den Großteil der Erfassung überlassen und hauptsächlich die Rechnungsstellung übernehmen. Die Tabelle gibt dir einen Überblick in Kurzform, welches Tool am besten für was geeignet ist, wie die Zeiterfassung läuft und warum es sich für dich lohnen könnte. Im Anschluss gehen wir detailliert auf jedes Tool einzeln ein.

Nr. 1 Memtime – die beste automatische Offline-Zeiterfassung

Es wirkt vielleicht ein bisschen dreist, Memtime (also uns) auf Platz Nr. 1 zu setzen, aber es hat gute Gründe. Memtime löst nämlich das Problem, um das es in diesem Artikel überhaupt geht, so gut wie kein anderes Tool auf der Liste.

Bei den meisten anderen Programmen hängt die Zeiterfassung in unterschiedlichem Umfang immer noch davon ab, dass du an etwas denkst, sei es der Timer, das Tagging oder die Zuweisung. Memtime brauchst du eigentlich nur zu installieren.

Es erledigt die Zeiterfassung auf Windows unaufdringlich im Hintergrund und merkt sich automatisch alles, woran du arbeitest. Alle Programme, Dokumente, Browser-Tabs und Meetings werden in einer nur für dich einsehbaren, lokalen Zeitleiste gespeichert, der Memory Aid.

Nicht einmal starten musst du das Programm, da es von selbst läuft, sobald du den Computer einschaltest. Abends (oder wann immer du Zeit dafür hast) kannst du Memtime öffnen und aus deiner Zeitleiste mit wenigen Klicks Zeiteinträge erstellen. Nach Wunsch kannst du auch Regeln dafür einrichten, sodass Memtime automatische Vorschläge anhand von Mustern macht, die es erkannt hat. Diese Vorschläge musst du dann nur noch kurz prüfen und annehmen.

Im Hinblick auf die oben genannten 8 Bewertungskriterien bietet Memtime Folgendes:

• Memtime ist so einfach in der Nutzung, dass du es praktisch installieren und vergessen kannst. Du brauchst keinen Timer zu betreuen und dir keine Gedanken über Kategorien zu machen, bevor du loslegst.
• Der manuelle Aufwand ist bewusst minimal gehalten. Das Einzige, was an manueller Arbeit für dich übrigbleibt, ist die Umwandlung der erfassten Zeiten in Zeiteinträge (was du ebenfalls automatisieren kannst), die in wenigen Minuten erledigt ist.
• Automatisierung ist Sinn und Zweck von Memtime. Alle deine Aktivitäten auf dem Computer werden minutengenau erfasst und die Software kann regelbasierte automatische Vorschläge für Einträge machen.
• Da Memtime deine echten Arbeitsabläufe am PC aufzeichnet, werden die Zeiten weitaus genauer erfasst als mit einem Timer.
• Memtime ist als native Zeiterfassungssoftware für Windows konzipiert (auch verfügbar für Mac und Linux), es ist also kein Browser-Tab, den du aus Versehen schließt und damit deine Daten verlierst.
• Memtime bietet 2-Wege-Synchronisierung mit Tools für Projektmanagement, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Du kannst deine Projekte also mit Memtime verknüpfen und deine Zeiteinträge korrekt zuweisen.
• In Sachen Datenschutz erfasst Memtime deine reinen Aktivitätsdaten, wie Dateinamen, URLs und Programmnutzung, lokal auf deinem Gerät. Es wird nichts mit einem Server oder einer Cloud synchronisiert (es gibt gar keine Cloud!), geteilt werden nur die Zeiteinträge, die du selbst erstellst und zu einem anderen Tool exportierst. Deine Vorgesetzten bekommen also keine Liveschalte zu deinem Bildschirm oder Browserverlauf.
• Memtime bietet 3 bezahlte Abostufen, dazu eine Custom-Option für größere Teams:
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  • Basic kostet 10 € pro Nutzer pro Monat (mit halbjährlicher Abrechnung). Darin ist die vollautomatische Erfassung mit Memtimes eingebautem Projekt-Tool enthalten, aber keine externe Integration.
  • Connect kostet 15 € pro Nutzer/Monat und erweitert die Funktionen um 2-Wege-Synchronisierung mit 100+ Tools für Projektmanagement und Rechnungsstellung.
  • Premium kostet 20 € pro Nutzer/Monat, es kommen Anrufsystem-Integrationen und Priorität beim Support hinzu.
  • Enterprise bietet maßgeschneiderte Preise und richtet sich an Teams mit 50 oder mehr Plätzen.
  • Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang, Zahlungsdaten müssen dafür nicht angegeben werden.
• Wenn du gerade erst einsteigst, lohnt es sich am meisten, Connect als erstes Abo auszuprobieren. Basic sieht preislich einladender aus, aber am Ende ist es höchstwahrscheinlich praktischer für dich, wenn du deine Zeiteinträge an die Tools senden kannst, die du für Projekte und Rechnungen nutzt (und das bekommst du mit Connect). Für Teams gilt die gleiche Überlegung: steigt mit Connect ein und wechselt zu Premium, wenn sich die Erfassung von Calls oder priorisierter Support als notwendig herausstellen.

Es rentiert sich allerdings schnell.

Ein Rechenbeispiel:

• Nehmen wir an, du berechnest einen Stundensatz von 75 €. Rechne jetzt all die Kleinigkeiten zusammen, die mit einem manuellen Timer nicht erfasst werden (15 Minuten telefonieren mit einem Kunden, kurze Überarbeitungen zwischen Meetings, die kleine erledigte Aufgabe zwischendurch, die du eigentlich eintragen wolltest, aber vergessen hast).
• Selbst bei einer vorsichtigen Schätzung von 20 Minuten nicht abgerechneter Arbeit pro Tag summiert sich das auf knapp 7 Stunden pro Monat. Bei 75 € Stundensatz wären das mehr als 500 € an abrechenbarer Zeit, die verloren geht.
• Verglichen mit den 15 € pro Monat für das Connect-Abo müsstest du nur etwa 12 Minuten der Zeit in Rechnung stellen, die früher verloren gegangen wäre, um die Abokosten für den ganzen Monat wieder reinzuholen. Alles darüber ist dazugewonnene Bezahlung.

Memtime ist also nicht kostenlos, aber es dauert praktisch nur ein paar Minuten pro Monat, bis es sich rentiert.

Nr. 2 RescueTime – am besten für automatische Produktivitäts-Nachverfolgung

RescueTime ist schon lange im Bereich der Zeiterfassung unterwegs und das merkt man auch.

Heutzutage wird es als 2-in-1-Lösung angeboten; Focus ist dazu da, deine Abläufe und Gewohnheiten zu verstehen (wie viel Zeit du in produktiven Programmen verbracht hast und wie viel in eher ablenkenden Apps, wann deine Konzentration nachlässt und wo deine Arbeitszeit eigentlich hingeht), Timesheets legt das Tracking von Kunden, Projekten und Aufgaben darüber, damit du deine erfassten Aktivitäten in abrechenbare Zeiten umwandeln kannst. Du kannst Focus alleine laufen lassen oder mit Timesheets kombinieren, wenn es dir auch um die Abrechnung geht.

In beiden Varianten läuft die App im Hintergrund, erfasst automatisch die von dir genutzten Programme und Webseiten und sortiert sie dann in produktive, ablenkende oder neutrale Kategorien ein (die Kategorien kannst du anpassen). Beruhend auf dem, was du machst, bekommst du einen täglichen Produktivitätsscore, Berichte und Warnungen, wenn du dich länger hast ablenken lassen als gewollt. Mit Timesheets werden die gleichen Aktivitätsdaten in Kunden- und Projektzeiten sortiert, die exportiert werden können.

Die Fokusfunktion FocusTime ist das, wofür RescueTime am besten bekannt ist. Du kannst eine Fokusphase manuell starten, als Termin planen oder von RescueTime automatisch erkennen lassen, wenn du konzentriert in einem produktiven Programm arbeitest. Bei dieser Funktion blockiert das Programm ablenkende Programme und Seiten für einen bestimmten Zeitraum. Du kannst außerdem tägliche Ziele festlegen, z. B. Ablenkungen unter einer Stunde zu halten, und dich in Echtzeit benachrichtigen lassen, wenn du dabei bist, sie zu verfehlen. Das kann durchaus praktisch sein.

So macht sich RescueTime nach unseren Bewertungskriterien:

• Du richtest RescueTime nur einmal ein und es läuft; das Tool erfordert im Alltag sehr wenig Interaktion.
• Der manuelle Aufwand ist gering und beschränkt sich hauptsächlich darauf, hin und wieder eine App oder Webseite in eine neue Kategorie einzuordnen.
• Die Automatisierung ist vor allem dann stark, wenn du nur wissen willst, was du gemacht hast. Für sich genommen ist Focus ein bisschen schwächer in der Umwandlung der erfassten Daten in kundenfertige Zeiteinträge, aber dafür ist ja Timesheets da.
• Die Genauigkeit bei der Erfassung auf Ebene von Apps und Webseiten ist gut.
• Das Programm funktioniert gut als native Hintergrund-App auf Windows.
• Selbst mit Timesheets bietet RescueTime weniger Projektmanagement-Integrationen als andere Tools, die speziell für die Rechnungsstellung gemacht sind. Im Kern ist RescueTime immer noch eher ein eigenständiges Tool für die Überwachung der eigenen Produktivität.
• Aktivitätsdaten werden an die Server von RescueTime geschickt, um deine Berichte und deinen täglichen Score zu erstellen. Gut zu wissen, wenn du gerne den Überblick behältst, wo deine Daten hingehen.
• Die Preisgestaltung umfasst vier Stufen für Einzelnutzer und Teams: Solo Focus (geht bei 7 $ pro Monat mit jährlicher Abrechnung los), Solo+ (inkl. Timesheets), Team Focus und Team+. Alle Abos haben eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Wenn du eine Übersicht darüber bekommen willst, wie es mit deiner Zeit und Konzentration im Tagesverlauf aussieht, ist Focus eine tolle Lösung. Wenn du auch genaue Rechnungen erstellen willst, solltest du Timesheets dazunehmen. Allerdings können speziell für die Rechnungsstellung entwickelte Tools diese Aufgabe wahrscheinlich immer noch besser.

Nr. 3 ActivityWatch – am besten für komplett private Open-Source-Zeiterfassung

Wenn du dich nicht wohl damit fühlst, deine Aktivitätsdaten auf irgendwelchen fremden Servern zu wissen, ist ActivityWatch das richtige Tool für dich. Es ist eine kostenlose, automatische Open-Source-Zeiterfassungssoftware für Windows, die ohne Cloud und ohne Account auskommt.

Das Tool verfolgt im Hintergrund, welche Programme und Fenster aktiv sind, und erstellt eine lokal gespeicherte Zeitleiste. Der Ansatz ähnelt dem von Memtime, ist aber stärker auf Selbstverwaltung und Self-Hosting ausgerichtet. Da es Open Source ist, kannst du dir ansehen, was das Programm genau macht. Von der aktiven Community gibt es außerdem zusätzliche Plugins und Erweiterungen.

ActivityWatch nach unseren Bewertungsstandards:

• Die Installation ist recht einfach, die Benutzeroberfläche aber eher funktional als übersichtlich. Eine gewisse Lernkurve besteht, wenn du das Programm umfassend an deine Bedürfnisse anpassen willst.
• Der manuelle Aufwand für die einfache Erfassung ist gering. Es erfordert etwas manuelle Arbeit mit Kategorien, um die reinen Aktivitäten in geordnete Projektzeiten umzuwandeln.
• Das Programm bietet echte automatische Aktivitätserfassung, die rein lokal abläuft.
• Die Genauigkeit ist auf der Ebene der aktiven Fenster/Apps gut, aber etwas weniger ausgereift bei den detaillierten Übersichten auf Projektebene.
• ActivityWatch läuft nativ auf Windows, Mac und Linux.
• Integrationen sind begrenzt im Vergleich zu kommerziellen Tools; ActivityWatch ist eher ein in sich abgeschlossenes System.
• Der Datenschutz könnte nicht besser sein, da alles lokal auf dem Gerät verbleibt, solange du nicht explizit selbst eine Synchronisierung einrichtest.
• Das Tool ist absolut kostenlos, da Open Source.

Insgesamt gesehen ist diese Zeiterfassungssoftware das Richtige für dich, wenn dir Datenschutz besonders am Herzen liegt. Sei dir aber bewusst, dass es keinen Kundendienst gibt, an den du dich im Notfall wenden könntest. Du kannst aber mit Leuten aus der Community Kontakt aufnehmen, die dir möglicherweise bei der Lösung helfen können.

Nr. 4 Rize – am besten für automatische KI-basierte Erfassung

Rize ist RescueTime in dem Sinne ähnlich, dass es ebenfalls auf Verstehen und Steuern der persönlichen Produktivität ausgerichtet ist. Ähnlich wie Memtime erfasst es aber zudem automatisch deine Nutzung von Programmen und Webseiten und bietet die Möglichkeit, nach Projekt- und Kundenkategorien zu ordnen.

Der große Unterschied liegt darin, dass KI zum Einsatz kommt. Rize erstellt KI-generierte Einblicke in Fokusphasen, Pausenplatzierung und Muster. Es umfasst auch eine automatische Session-Erkennung, sodass es weiß, ob du dich in einer tiefen Konzentrationsphase befindest oder viele Kontextwechsel machst und nur wenig geschafft bekommst (was uns allen mal passiert).

Das bietet Rize sonst noch:

• Rize hat eine saubere, moderne und angenehm aussehende Benutzeroberfläche.
• Manueller Aufwand ist bei der Erfassung selbst kaum erforderlich, es dauert aber ein wenig, dem Programm zu sagen, welche Programme und Kategorien dir wichtig sind.
• Die Automatisierungsfunktionen für Rechnungsstellung, Rentabilität und persönliche Produktivität sind stark; die automatische Session- und Fokuserkennung ist ein schönes Extra.
• Die Genauigkeit auf Programmebene ist gut; die App ist gemacht für die Überwachung der persönlichen Gewohnheiten und für die Rechnungsstellung.
• Rize läuft als native Zeiterfassungssoftware auf Windows.
• Rize hat sich in Sachen Integrationen gut entwickelt; es gibt native Verknüpfungen mit Asana, ClickUp, Linear, Google Kalender, Outlook, Slack und QuickBooks, plus eine Verknüpfung mit Zapier, die Verbindungsmöglichkeiten zu tausenden weiteren Apps eröffnet.
• Die Aktivitätsdaten werden verarbeitet, um die KI-Coaching-Funktionen zu generieren, es wird also einiges an Daten von deinem Gerät geholt. Wenn Datenschutz ein wichtiges Kriterium für dich ist, lohnt sich ein Blick auf die aktuellen Richtlinien von Rize.
• Rize bietet Einzel- und Teamabos an. Insgesamt gibt es 4 Einzelabos ab 9,99 $ pro Monat und 2 Teamabos. Eine 7-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang gibt es ebenfalls, Zahlungsinformationen sind dafür nicht erforderlich.

Wenn du dir ein KI-gestütztes Tool vorstellen kannst, das dir Einblicke in deine Zeiteinteilung gibt, Gewohnheiten rund um Fokusphasen verbessert und zunehmend auch bei der Rechnungserstellung unterstützt, ist Rize eine gute Wahl.

Nr. 5 Toggl Track – am besten für einfache Zeiterfassung

Toggl Track ist das Tool, das die meisten Leute an irgendeinem Punkt schon mal ausprobiert haben, und aus gutem Grund. Es ist einfach, schnell und tut genau das, was draufsteht: Start klicken, Stopp klicken, fertig.

Du bekommst einen schön großen Timer-Button, die Möglichkeit zum Taggen von Einträgen mit Kunden und Projekten, eine Kalenderansicht, auf der du Zeiteinträge einfach per Ziehen verschieben kannst, und eine gute Berichtsfunktion. Toggl hat auch eine Leerlauferkennung und automatische Zeiterfassung.

Die Desktop-App von Toggl bietet nämlich auch einen automatischen Hintergrund-Tracker, der die von dir genutzten Programme und Webseiten erfasst. Wenn du also vergessen solltest, auf Start zu klicken, hast du trotzdem noch einen groben Aktivitätsüberblick, den du verwenden kannst. Es ist zwar keine vollautomatische Erfassung wie bei Memtime, da du die erfassten Aktivitäten immer noch manuell in Zeiteinträge umwandeln musst, aber dennoch eine gute Funktion. Dazu kommen noch Erinnerungsfunktionen, die sich melden, wenn du zu lange nichts gemacht hast. Es ist also kein Wunder, warum Toggl schon so lange so beliebt ist.

Das kannst du bei Toggl Track erwarten:

• Das Tool hat eine extrem flache Lernkurve, das Interface ist sehr intuitiv.
• Manueller Aufwand ist erforderlich. Du musst immer noch daran denken, den Timer zu starten und zu stoppen, hast aber dazu noch den Auto-Tracker im Hintergrund als Backup.
• Über die Desktop-App ist ein wenig automatische Erfassung möglich, dazu kommen Leerlauferkennung und Erinnerungen.
• Das Tool ist genau, wenn du daran denkst – wenn nicht, fällt die Genauigkeit schnell ab.
• Es ist als native Zeiterfassungssoftware für den Windows-Desktop konzipiert, dazu kommen Browsererweiterungen und mobile Apps.
• Toggl kann mit einer Reihe von Tools für Projektmanagement und Rechnungserstellung integriert werden.
• Die Speicherung deiner erfassten Daten erfolgt in der Cloud, das Tool bietet keine lokale Speicherung.
• Toggl hat drei bezahlte Abos und eine kostenlose Variante im Angebot. Mit dieser bekommst du Zeiterfassung auf dem Desktop und im Web, 100+ Integrationen per Browsererweiterung, Integration mit den Kalendern von Google und Outlook sowie Produktivitätsberichte. Wenn du die bezahlten Abos ausprobieren willst, gibt es eine großzügige 30-tägige kostenlose Testphase.

Toggl ist ein gutes Tool für Leute mit der richtigen Timer-Disziplin. Wenn du nicht dazugehörst, behalte das Grundproblem der manuellen Zeiterfassung im Hinterkopf, das wir zu Anfang des Artikels besprochen haben.

Nr. 6 Clockify – am besten für die kostenlose Zeiterfassung

Wenn du aufs Budget achten musst, ist Clockify das Tool der Wahl. Sein kostenloses Abo ist enorm großzügig: unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Projekte und unbegrenzte Zeiterfassung, und das alles ohne „Aber“ im Kleingedruckten.

Die Basisfunktionen sind mit Clockify gut erfüllt, wie Timer, manuelles Eintragen, Timesheets, Sortierung nach Projekten und Kunden, Tagging nach abrechenbar/nicht abrechenbar und gute Berichte. Praktisch sind auf jeden Fall auch die Kalenderansicht, in der Zeitblöcke im Nachhinein einfach verschoben werden können, und vor allem der Auto-Tracker, der im Hintergrund die Nutzung von Apps und Webseiten erfasst. Deine Aktivitäten kannst du einsehen und in Zeiteinträge umwandeln, ähnlich wie bei Toggl.

Das bekommst du mit Clockify:

• Clockify ist enorm geradlinig und einsteigerfreundlich. Bei den Teamfunktionen wirkt die Benutzeroberfläche etwas unübersichtlicher als bei Toggl.
• Der manuelle Aufwand ist moderat. Die App ist primär auf den Timer ausgerichtet, der Auto-Tracker hilft aber dabei, eventuelle durch Vergessen entstandene Lücken zu füllen.
• Automatisierung ist nur teilweise vorhanden. Eine Aktivitätenerfassung im Hintergrund gibt es, es ist jedoch noch manuelle Bearbeitung notwendig, um diese Daten in nutzbare Zeiteinträge umzuwandeln.
• Die Genauigkeit ist akzeptabel, vor allem in Kombination mit dem Auto-Tracker als Backup.
• Es gibt eine native Desktop-App für Windows, Browsererweiterungen und mobile Apps.
• Clockify bietet vielfältige Integrationsmöglichkeiten mit Tools für Projektmanagement und Buchhaltung.
• Die Daten werden in der Cloud gespeichert, was an sich nicht unbedingt ein Problem ist, aber eben keine lokale Speicherung bedeutet.
• Clockify hat 5 Abostufen, eine davon ist für immer kostenlos. Die bezahlten Abos fangen bei 3,99 $ pro Nutzer an, mit jährlicher Abrechnung. Solange du GPS-Tracking oder Rentabilitäts-Dashboards nicht brauchst, ist das Standard-Abo ein guter Mittelweg: Auf dieser Abostufe zahlst du für etwas, was du wahrscheinlich auch benutzen wirst (Rechnungsstellung, Abwesenheit, Genehmigung), statt für reine Annehmlichkeiten.

Wenn dir der Preis wichtig ist, ist Clockify ein guter Anfang und eine gute Zeiterfassungssoftware, die dich nicht im Stich lässt.

Nr. 7 TMetric – am besten für die manuelle Erfassung mit guten Integrationen

TMetric ist vielleicht nicht so bekannt wie Toggl oder Clockify, macht aber einiges richtig: Wenn du viel mit Tools wie Jira, Trello oder Asana arbeitest, ist TMetric eine gute Ergänzung. Zwar werden die Zeiten mit einem Timer erfasst, aber der Integrationsumfang macht das Tool sehr praktisch. Die Timer werden direkt in die Tools eingebunden, mit denen du sowieso arbeitest, und du kannst sie von dort aus bedienen, ohne zu einer separaten App wechseln zu müssen.

TMetric umfasst außerdem Stundensätze, Rechnungsstellung, Budgetierung und Berichte und ist damit eine gute Option für Freelancer und kleinere Teams, die nach etwas suchen, das ein bisschen weniger umfangreich ist als eines der größeren Programme, aber auch ein bisschen mehr zu bieten hat als nur einen einfachen Timer.

Mit TMetric bekommst du z. B. Folgendes:

• Es hat eine saubere, schnörkellose Benutzeroberfläche, die keine lange Eingewöhnungszeit erfordert.
• Das Programm arbeitet mit einem Timer, an den du denken musst: relativ hoher manueller Aufwand also.
• In Sachen Automatisierung umfasst TMetric eine Leerlauferkennung und ein paar Erinnerungen, aber im Kern ist das Tool eher für die manuelle Erfassung gedacht.
• Die App ist zuverlässig, wenn der Timer konsequent genutzt wird; es besteht also dasselbe Problem wie mit jeder auf einem Timer beruhenden Lösung: Man muss daran denken, ihn zu bedienen.
• TMetric hat eine native Windows-App, Browsererweiterungen und mobile Apps.
• Integration ist die größte Stärke von TMetric, da es direkt in beliebte Projektmanagement-Tools eingebunden werden kann und du deinen Workflow nicht unterbrechen musst, um den Timer zu betreuen.
• Standard-Cloud-Speicherung der erfassten Daten.
• TMetric gibt es in 4 Abostufen, eine davon ist kostenlos. Das Bezahlabo Professional umfasst Funktionen, die Einzelpersonen oder kleinere Teams wahrscheinlich auch nutzen werden (Rechnungsstellung, Budgets, Stundensätze). Business dagegen ist eher ein Upgrade für die Verwaltung von Teams als für die eigene Zeiterfassung. Es gibt einen 14-tägigen kostenlosen Test mit vollem Funktionsumfang und der Möglichkeit zur Erweiterung um 7 Tage.
  

Wenn du viel mit einem Projektmanagement-Tool arbeitest und einfach nur deine Zeiterfassung direkt darin einbauen willst, probiere es mit TMetric.

Nr. 8 Harvest – am besten für die Rechnungsstellung

Harvest steht ganz am Ende dieser Liste, weil es keines der üblichen Tools zur Zeiterfassung ist. Es ist für Leute gedacht, die Zeit erfassen, aber auch bezahlt werden wollen. Das Tool bietet eine simple Kombination aus Timer und Stundenzettel; seine Stärke liegt darin, was es nach der Erfassung mit den Daten machen kann: erfasste Stunden in Rechnungen umwandeln, verknüpft mit Projektbudgets und Kostennachverfolgung.

Mit Harvest kannst du Zeiten per Timer und manuellem Eintrag erfassen, sie Projekten und Kunden zuweisen, als abrechnungsfähig kennzeichnen und dann eine Rechnung generieren, alles in einer App.

Das bietet Harvest:

• Das Tool ist übersichtlich und einfach zu bedienen, das gilt sogar für die eingebaute Rechnungsfunktion.
• Harvest arbeitet mit einem Timer und Zeiten werden manuell eingetragen, es ist also viel manueller Aufwand erforderlich. Und wie bei Toggl, Clockify und TMetric bleibt das Risiko des Vergessens.
• Es gibt ein gewisses Maß an Automatisierung in Form von Erinnerungen und Leerlauferkennung, das Tool ist aber eigentlich nicht für automatische Erfassung gemacht und hat keine passive Aufzeichnungsfunktion.
• Die Software wird dann zuverlässig, wenn der Timer konsequent betreut wird; lohnenswert ist sie erst durch die Funktionen zur Rechnungsstellung.
• Harvest hat eine native Desktop-App für Windows sowie Zugriff per Browser und Mobilgerät.
• Starke Integrationen für Buchhaltung und Zahlung (praktisch, wenn du bereits Rechnungen verschickst und Zahlungen einforderst).
• Die Datenspeicherung ist standardmäßig Cloud-basiert.
• Harvest hat 4 Abostufen, eine davon kostenlos (für selbstständige Einzelpersonen). Die Entscheidung hängt im Grunde von zwei Fragen ab: Musst du Rechnungen für mehr als 2 Projekte ausstellen? Wenn ja, reicht das Free-Abo nicht aus. Und brauchst du Rentabilitätsberichte oder Compliance-/Audit-Funktionen? Falls nein, brauchst du auch kein Enterprise-Abo. Die meisten landen damit bei der Abostufe Teams. Es gibt auch eine kostenlose 30-tägige Probephase.

Wenn dir die Rechnungsstellung am Ende des Monats der größte Dorn im Auge ist und du nicht nur einfach wissen willst, wo deine Stunden hin sind, könnte Harvest das Richtige für dich sein. Den letzten Schritt zur Rechnungsstellung erledigt es besser als die meisten anderen Tools auf dieser Liste.

Fazit

Wie die Länge des Artikels vielleicht schon zeigt, gibt es keine eierlegende Wollmilchsau unter den Zeiterfassungstools. DIE beste Zeiterfassungssoftware für Windows gibt es so nicht, nur die beste Zeiterfassungssoftware für dich. Du musst also diejenige finden, die tatsächlich zu deinem Arbeitsstil und deinen Abläufen passt, damit sie nicht nach 3 Wochen quasi in der Ecke landet.

Noch eine kleine Übersicht für die Entscheidungsfindung:

• Du willst null manuellen Aufwand und komplett lokale Erfassung deines gesamten Tagesverlaufs mit absolutem Datenschutz? Dann nimm Memtime.
• Du willst für immer kostenlose Zeiterfassung ohne Umstände? Clockify.
• Dir sind Fokusarbeit und Rechnungsstellung wichtig? RescueTime oder Rize.
• Du willst ein Open-Source-Tool? ActivityWatch.
• Mit manueller Zeiterfassung kannst du gut leben? TMetric.
• Dir geht es hauptsächlich um die Rechnungsstellung? Harvest.

Probiere die Programme immer kostenlos aus, bevor du ein Abo abschließt, und nutze die jeweilige Testphase möglichst vollständig. Der Nutzen einer Zeiterfassungssoftware zeigt sich oft erst dann richtig, wenn der anfängliche Schwung wieder nachgelassen hat.

Lege also mit der Erfassung los (oder noch besser, lasse für dich erfassen z. B. von Memtime 😉).

FAQs

Lohnt sich Zeiterfassungssoftware oder bedeutet sie einfach nur Mehrarbeit?

Sie lohnt sich, wenn das Tool auch wirklich zu deinem Arbeitsstil passt. Mehrarbeit entsteht dann, wenn es nicht dazu passt. Manuelle Timer eignen sich nur, wenn du sie diszipliniert und konsequent handhabst. Automatische Tools wie Memtime umgehen diese Problematik und du bekommst deine Daten, ohne dir etwas merken oder einen Timer betreuen zu müssen.

Wo ist der Unterschied zwischen automatischer und manueller Zeiterfassung?

Manuelle Zeiterfassung bedeutet, dass du einen Timer startest, mit Tags versiehst und jedes Mal selbst stoppst, wenn du zwischen Aufgaben wechselst. Automatische Zeiterfassung wie mit Memtime läuft einfach im Hintergrund und erfasst deine Aktivitäten, ohne dass du etwas tun musst. Der Unterschied liegt also in der konsequenten Erfassung: Manuelle Tools erfordern mehr Aufwand und sind darum schnell vergessen, wenn du viel zu tun hast.

Kann Zeiterfassungssoftware auf Windows auch offline laufen?

Ja, natürlich. Mehrere Tools auf dieser Liste funktionieren auch offline, darunter Memtime, das deine gesamte Aktivitätszeitleiste lokal auf deinem Gerät speichert, ohne dass irgendetwas mit der Cloud synchronisiert wird. ActivityWatch hat einen ähnlichen Ansatz mit lokaler Speicherung. Wenn Offline-Zugriff und Datenschutz wichtig für dich sind, sind diese beiden Tools gute Kandidaten.

Wie genau ist die automatische Zeiterfassung im Vergleich zur manuellen?

Automatische Zeiterfassung ist weitaus genauer, einfach deswegen, weil sie nicht davon abhängt, ob man daran denkt oder nicht. Die manuelle Erfassung ist immer nur so gut wie das menschliche Gedächtnis, das leider seine Tücken hat. Tools wie Memtime erfassen deine tatsächliche Arbeit, während sie passiert, es wird am Ende also nichts gerundet, geschätzt oder vergessen.

Macht Zeiterfassung im Hintergrund meinen Computer langsamer?

Nein, überhaupt nicht, wenn das Tool ordentlich gemacht ist. Native Zeiterfassungssoftware für Windows wie Memtime, RescueTime und ActivityWatch sind dafür konzipiert, unaufdringlich im Hintergrund zu laufen, ohne Systemressourcen zu fressen. Wenn du bei einer Zeiterfassungssoftware eine echte Verlangsamung bemerkst, ist das normalerweise ein Zeichen dafür, dass das Tool mehr macht (z. B. Screenshots), als für die einfache Erfassung der Aktivitäten nötig ist.

Ist es normal, wenn man die Zeiterfassung selbst mit einer guten Methode immer wieder vergisst?

Ja, absolut, und sogar zu erwarten. Selbst Leute, die voll hinter der Zeiterfassung stehen, vergessen sie ständig. Bei der Arbeit kommen nämlich ganz andere Fähigkeiten zum Einsatz als die, die dafür gebraucht werden, auch an das Erfassen dieser Arbeit zu denken. Genau deshalb gibt es die automatischen Tools überhaupt. Memtime ist z. B. genau mit diesem Problem im Hinterkopf entwickelt worden: Es geht davon aus, dass du etwas vergessen wirst, und erfasst darum einfach alles von selbst.