Lohnen sich Zeiterfassungswürfel? Überlegungen vor dem Kauf

Du hast also beschlossen, neue Wege in der Arbeitszeiterfassung zu gehen. Nicht schlecht! Sei aber gewarnt: Es gibt so viele verschiedene Tools zur Zeiterfassung, dass die Auswahl manchmal schwerfallen kann. Wenn du absoluter Brett- und Rollenspielfan bist und dich Würfel generell überproportional faszinieren, sieht es anders aus – dann könnte ein Zeiterfassungswürfel genau das Richtige für dich sein.

Stell dir die folgende Situation vor: Ein Kunde bittet darum, „eben kurz“ noch etwas zu ändern, und plötzlich sind 3 Stunden mit Photoshop, Jira oder Google Docs vergangen. Und du weißt fast minutengenau, wo diese 3 Stunden hin sind – du hast nämlich deinen Würfel zur Arbeitszeiterfassung. Das kleine Teil sitzt auf deinem Schreibtisch und erfasst abrechenbare Stunden sauber mit nur einer Handbewegung. Könnte Spaß machen, oder?

Du drehst den Würfel auf Design, dann auf Kundenmails und weißt wie von Zauberhand, womit du deine Arbeitszeit verbracht hast.

Aber ist es wirklich so einfach? Funktionieren Zeiterfassungswürfel im Alltag oder sind sie nur ein überteuertes Spielzeug fürs Büro, das dich glauben macht, viel mehr zu arbeiten, als in Wirklichkeit der Fall ist?

‍ Wenn du wie ich eher skeptisch unterwegs bist, lohnt sich ein genauerer Blick darauf, wie die Zeiterfassung für Projekte und Aufgaben mit dem Würfel eigentlich funktioniert.

Sehen wir der Sache also ins Auge.

Wie funktioniert ein Zeiterfassungswürfel?

Zeiterfassungswürfel werden manuell bedient und versprechen eine strukturierte Arbeitszeiterfassung im buchstäblichen Handumdrehen.

Die Würfel haben oft die Form eines normalen Spielwürfels oder mehrseitiger Würfel und erfassen Zeiten für unterschiedliche Aufgaben oder Projekte, wenn sie auf verschiedene Seiten gedreht werden. Du kannst also durch Drehen des Würfels deine Arbeitszeiten erfassen, ohne spezielle Software oder einen Timer zu benötigen.

Die meisten Zeiterfassungswürfel haben die folgenden Eigenschaften gemein:

1. Die Seiten der Zeiterfassungswürfel sind verschiedenen Projekten und Aufgaben zugeordnet. Um mit dem Würfel Arbeitszeiten zu erfassen, drehst du ihn also auf die Seite, die der Aufgabe entspricht, an der du aktuell arbeitest. Diese händische Interaktion soll dir helfen, konzentriert und strukturiert zu bleiben, damit möglichst wenig kognitive Energie für den Wechsel zwischen Aufgaben draufgeht. Der Würfel stellt auch eine physische Erinnerung an die Zeiterfassung dar; in dem Sinne kann er also zu genauerer Erfassung beitragen.
2. Die meisten Zeiterfassungswürfel haben eine App für Mobilgeräte und Desktop. Mit diesen Apps kannst du den Zeiterfassungswürfel konfigurieren, Zeitprotokolle einsehen und Berichte erstellen. Mit der Zusatzsoftware erhältst du detaillierte Analysen, mit denen du deinen Zeitaufwand über bestimmte Zeiträume hinweg oder für verschiedene Aufgaben und Projekte einsehen kannst.
3. Die meisten Würfel können Daten über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren. Die Zeiteinträge werden so in Echtzeit aktualisiert und du kannst von überall aus darauf zugreifen. Diese Funktion ist praktisch, wenn du auf verschiedenen Geräten arbeitest, weil alle deine Zeiterfassungsdaten jederzeit zugänglich sind.
4. Viele Zeiterfassungswürfel bieten auch Reporting-Funktionen, mit denen du detaillierte Berichte zu Zeiten pro Aufgabe, Projekt oder Kunde erstellen kannst. Anhand dieser Berichte kannst du deine Zeiteinteilung überprüfen und bekommst einen Überblick, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt.
5. Manche Würfel haben eine Erinnerungsfunktion, die dich in Abständen darauf aufmerksam macht, die Zeiterfassung zu starten oder zu stoppen. Diese Erinnerungen sollen dafür sorgen, dass auch wirklich alle Zeiten erfasst werden und du genaue Rechnungen und realistische Produktivitätsauswertungen bekommst.
6. Viele Zeiterfassungswürfel sind mit anderen Tools integrierbar, z. B. Projektmanagement-Software, Kalendersysteme und Programme zur Rechnungserstellung. Die Integrationen sind dazu gedacht, dass weniger manuelle Dateneingaben anfallen.
7. Du kannst die Würfelseiten anpassen und auf deine Aufgaben und Projekte zuschneiden. Die Würfel sollen sich in deinen Workflow einfügen, daher sind die meisten recht intuitiv und persönlich anpassbar.
8. Zeiterfassungswürfel sind ergonomisch und robust gestaltet, oft mit rutschfesten Unterseiten und kompaktem Format (sie passen also gut auf den Schreibtisch). Fast alle Würfel sind einfach zu bedienen und rutschen nicht, egal wie viel du damit „herumspielst“.

Eine Liste beliebter Zeiterfassungswürfel

Wenn du dir die beliebtesten Würfel für die Arbeitszeiterfassung genauer anschauen willst, kannst du dich an dieser Liste orientieren:

1. EARLY (auch als Timeular bekannt). Der 8-seitige Würfel erfasst in Verbindung mit einer App die Zeiten für verschiedene Aufgaben. Das Tool ist für seine Einfachheit bekannt.
2. TimeFlip2. Der 12-seitige Würfel wird per Bluetooth mit einer App verbunden, über die du allen 12 Seiten Aufgaben zuweisen und die Zeiten dafür erfassen kannst.
3. Ticktime Pomodoro Timer Cube. Der sechsseitige Time-Tracking-Würfel bietet voreingestellte Countdowns (1, 3, 5, 10, 15, 25, 45 und 60 Minuten) und auch eine Funktion für benutzerdefinierte Countdowns. Wenn du deine Arbeitsphasen und Pausen gerne mit der Pomodoro-Methode strukturierst, ist der Timer eine gute Wahl.
4. Mfigree Study Timer Cube. Dieser Würfel ist eine preisgünstige Option mit einfachem Design in Gelb. Du drehst den Timer einfach auf deine gewünschte Countdown-Einstellung und kannst sofort loslegen.

Ist ein Zeiterfassungswürfel etwas für mich?

Schwierige Frage.

Bevor ich sie beantworte, schauen wir uns zunächst die Meinung der ehrenwerten Öffentlichkeit dazu an, auch bekannt als die Reddit-Community.

Auf r/freelance meldete sich eine Freelancerin mit den altbekannten Problemen: abrechenbare Stunden erfassen und dabei ständig zwischen Aufgaben wie Copywriting, Übersetzung und Content-Erstellung hin und her springen. Sie hatte von Zeiterfassungswürfeln gehört und wollte von der Community wissen, ob sich die Anschaffung lohnt.

Timeular und TimeFlip wurden genannt und es ging um das Thema Abos und einmalige Käufe.

Und das hatte die Community zu sagen:

• Ein User sprach von einem sechsseitigen Timer im Pomodoro-Stil, der toll für Konzentrationsphasen war, den der User aber dann irgendwann nicht mehr verwendet hatte.
• Jemand anderes sagte, dass er oder sie sich diese Würfel auf r/productivity angesehen hatte. Anfangs war das Würfelkonzept süß und neu, aber Timeular und TimeFlip fühlten sich manchmal etwas umständlich und unzuverlässig an. Der Rat war am Ende, in Sachen Erwartungen realistisch zu bleiben.
• Mehrere Leute empfahlen digitale Alternativen wie Toggl, eine gute Option für alle, die flexibel sein wollen, ohne noch ein Extragerät mit sich herumzuschleppen.
• Ein User schwor auf Timely, das automatisch Zeiten in Apps und Browsern erfasst.
• Ein anderer Freelancer gab noch einen Rechnungstipp anhand von Erfahrungswerten: Statt jede einzelne Minute zu erfassen, berechnet er oder sie jetzt einen Mindeststundensatz, in dem Vorbereitung, Verwaltung und all die kleinen, unsichtbaren Aufgaben enthalten sein sollen.

Insgesamt war sich die Community einig, dass Zeiterfassungswürfel ganz ansprechend sein können, weil sich die Zeiterfassung mit Würfel eher wie ein Spiel anfühlt. Das große Aber: Die Würfel sind nicht für jeden etwas.

Am Ende läuft es immer darauf hinaus, die Lösung für sich zu finden, mit der man konzentriert und produktiv bleibt.

Bis zu einem gewissen Punkt stimme ich dem auch zu, aber durch die Diskussion kamen bei mir zwei Fragen auf:

1. Wie geht ein Zeiterfassungswürfel mit Anrufen von Kunden um?
2. Wie erfasst er all die kleinen Aufgabenwechsel, die vielleicht nur 2 oder 3 Minuten dauern, aber jeden Tag mehrmals vorkommen?

Die meisten Zeiterfassungswürfel können es nicht. Mit ihnen lassen sich zwar gut längere Phasen konzentrierter Arbeit erfassen, wie Programmieren, Design und Copywriting. Du drehst den Würfel, startest den Timer und dieser Arbeitsabschnitt wird genau aufgezeichnet.

Aber Anrufe von Kunden, kurz eben eine E-Mail schreiben und andere kleine Unterbrechungen sind viel schwieriger zu erfassen. Theoretisch kannst du den Würfel für jede Aufgabe umdrehen, aber realistisch gesehen wird es schnell nervig (und vielleicht sogar zur Qual fürs Handgelenk), bei jeder kleinen Sache nach dem Würfel zu greifen.

Wenn dein durchschnittlicher Arbeitstag (wie die meisten) aus vielen kleinen Aufgabenwechseln und häufigen Anrufen oder Mails von Kunden besteht, kann dir ein Zeiterfassungswürfel also nur Richtwerte deiner Zeiten geben. Darum empfehle ich auch immer digitale Zeiterfassungs-Tools. Und zwar die automatischen.

Memtime > Zeiterfassungswürfel

Wie du wahrscheinlich schon erkannt hast, haben Zeiterfassungswürfel ihre Grenzen, was die Erfassung deines gesamten Arbeitstages angeht. Ich würde daher vorschlagen, dir eine rundere Lösung zu suchen als einen Würfel.

Als solche möchte ich dir Memtime vorstellen:

Memtime ist unser vollautomatisches Tool zur Zeiterfassung für alle, die sich eine automatische Erfassung aller Arbeiten auf dem PC wünschen – ganz ohne manuellen, möglicherweise gar sportlichen Einsatz.

Das Tool arbeitet still und leise im Hintergrund (ohne Anstupsen und nervige Erinnerungen) und zeichnet jede Minute deines Arbeitstages auf, ohne dass du irgendetwas dafür tun musst.

Anhand von Mausbewegungen und Tastatureingaben erkennt Memtime, in welchen Programmen, Browser-Tabs, Dokumenten oder Dateien du gerade aktiv arbeitest. Es zeichnet diese Arbeitszeiten in Echtzeit auf und stellt eine detaillierte Aufstellung deines Arbeitstages für dich zusammen.

Und so funktioniert es:

• Egal, ob du an einem E-Mail-Entwurf schreibst, ein Dokument bearbeitest oder in einem Zoom-Meeting sitzt: Memtime erfasst jede Minute deines Arbeitstages. Sobald du deinen Computer einschaltest, beginnt Memtime mit der Erfassung. Das Programm ist mit Windows, macOS und Linux kompatibel.
• Memtime erfasst Zeiten minutengenau, sodass all deine abrechenbaren Zeiten protokolliert werden. Dazu bietet es genug Flexibilität für deine persönliche Rechnungsstellung (z. B. in Abschnitten von 6 Minuten).
• Als Erinnerungshilfe bekommst du die Memory Aid, eine chronologische Aufstellung deiner Arbeit im Tagesverlauf. Mit dieser Zeitleiste kannst du deine Zeiten minutengenau einsehen und später Zeiteinträge bestimmten Projekten oder Aufgaben zuordnen.

• Es ist mit mehr als 100 Plattformen für das Projektmanagement und die Rechnungserstellung integrierbar, mit Synchronisierung in beide Richtungen. Damit kannst du Projekte und Aufgaben in Memtime importieren und die Zeiteinträge dann zurück in die jeweiligen Programme exportieren.
• Memtime kann außerdem auch Anrufe erfassen. Für macOS-Nutzer kann es die Dauer von Anrufen über iPhone und Mac protokollieren und sie als abrechenbare Zeiteinträge aufnehmen. Wenn du VoIP-Systeme wie Pascom, Sipgate oder FRITZ!Box verwendest, kann Memtime deine eingehenden und ausgehenden Anrufe erkennen und zur Memory Aid hinzufügen.
• Memtime arbeitet komplett offline – erfasste Daten gehen also nie wegen Verbindungsproblemen verloren.
• Memtime speichert alle Zeit- und Aktivitätsdaten nur lokal auf DEINEM Gerät, du hast also die volle Kontrolle über deine Daten. Keine Cloudspeicherung, keine Datenlecks, kein nicht autorisierter Zugriff. Du entscheidest, was du in deine Projektmanagement-Software exportieren willst, und nur auf diese Weise bekommen Manager und Kunden Zugang zu deinen Einträgen.

Kommen wir also zum Fazit.
Zeiterfassungswürfel sind witzig und süß.
Aber sie verstehen die komplexen Zusammenhänge deines Arbeitstages nicht.

Memtime ist unser komplett automatisches Tool, das nicht nur dich versteht, sondern auch den Datenschutz.

Wenn du noch nicht ganz überzeugt bist, kannst du Memtime kostenlos 2 Wochen lang ausprobieren – ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung. 

Klicke einfach auf den Button unten, du kannst dich dann später bei mir bedanken. 💅

Würfle deine Arbeitszeiten nicht aus

Ich kann es ja verstehen: Zeiterfassungswürfel sind witzig und machen (zunächst) Spaß. Das Nerd-Herz geht bei der Vorstellung auf, bei jedem Wechsel von E-Mails zu Jira-Tickets einfach zu würfeln. Richtig charmant! 

Aber dann holt dich die Realität ein.

Und diese Realität sieht so aus, dass du abgelenkt wirst (danke, Slack) und wahrscheinlich schneller von Aufgabe zu Aufgabe sprintest als Usain Bolt: von E-Mails zu Zoom zur nächsten kleinen Änderung. Und all diese schnellen Wechsel bekommt ein Zeiterfassungswürfel nicht mit. Klar – du könntest natürlich jeden Tag 150 Mal den Würfel drehen, aber Zeiterfassung sollte meiner Meinung nach nicht zum Workout werden. 🙂

Ich würde dir zu Memtime raten. Es erfasst unaufdringlich und minutengenau alle deine Arbeitsschritte am Computer, protokolliert Anrufe, ist mit deinen Lieblingstools integrierbar und bewahrt deine Daten sicher und geschützt auf.

Ein Hoch also auf einen echten Überblick über deinen Arbeitstag und das Wissen, dass alle abrechenbaren Minuten erfasst sind, ohne dass du dafür etwas tun oder ständig würfeln musst. 🥂

Wie sehen Zeiterfassungswürfel aus und wie funktionieren sie?

Zeiterfassungswürfel sind kleine Geräte in Form von sechs- oder teils mehrseitigen Würfeln, wobei jede Seite für eine Aufgabe oder ein Projekt steht. Durch Drehen kannst du mit dem Würfel Arbeitszeiten für die jeweiligen Zuordnungen erfassen. Viele Modelle können mit einer App synchronisiert werden, mit der die Stunden erfasst und Berichte erstellt werden. Die Zeiterfassung für Projekte wird mit dem Würfel taktiler und macht mehr Spaß, allerdings eignen sich die Würfel am besten für längere, konzentrierte Arbeitsphasen.

Sind Zeiterfassungswürfel genau genug für die Rechnungserstellung?

Zeiterfassungswürfel können längere Aufgaben wie Programmieren ganz gut erfassen. Bei kleineren Aufgaben oder häufigen Unterbrechungen sind sie weniger zuverlässig, weil es schnell unpraktisch wird, den Würfel alle paar Minuten für jede kleine Kleinigkeit zu drehen. Wenn du exakte Berichte für minutengenaue Abrechnung brauchst, liefert dir ein automatischer Tracker wie Memtime diese detaillierten Aufstellungen ohne zusätzliche Anstrengung.

Was sind die Vor- und Nachteile von Zeiterfassungswürfeln?

Die größten Vorteile sind, dass sie einfach zu bedienen sind, Spaß machen und eine physische Erinnerungshilfe sein können, damit du an die Zeiterfassung denkst. Die Kehrseite ist, dass die Würfel sich nicht gut für schnelle Aufgabenwechsel eignen, keine Funktionen für detaillierteres Reporting haben und teils nicht mit allen Workflow-Tools integrierbar sind. Für Teams oder Freiberufler, die eine einfache Lösung für genaues Arbeitszeit-Tracking wollen, können die Würfel ganz charmant sein.

Wie sieht es mit der Integration von Zeiterfassungswürfeln und Projektmanagement-Software aus?

Die meisten modernen Zeiterfassungswürfel haben eine App, die mit Tools für Projektmanagement oder Rechnungsstellung synchronisiert werden kann. Die Integrationsmöglichkeiten können aber je nach Modell recht begrenzt sein, z. B. weil es keine Zwei-Wege-Synchronisierung oder detaillierte Berichte über verschiedene Plattformen hinweg gibt.

Was ist besser, ein Zeiterfassungswürfel oder ein digitales Tool?

Das hängt von deinem Workflow ab. Ein Zeiterfassungswürfel kann gut geeignet sein, wenn du ein physisches, leichtes kleines Gerät für längere Konzentrationsphasen brauchst. Wenn dein Arbeitstag aber aus vielen kürzeren Aufgaben, Anrufen und Kontextwechseln besteht, ist ein digitaler Tracker wie Memtime oft praktischer und zuverlässiger.