KI-Tools für die Produktivität: Was funktioniert und was nicht

KI ist überall. Heutzutage schreibt sie E-Mails, erstellt Sitzungsprotokolle und plant deine To-do-Liste. Aber aus großer Macht folgt auch große Verwirrung: Welche KI-Tools für die Produktivität helfen tatsächlich, welche werden nur gehypt und welche fressen in Wirklichkeit mehr Zeit, als sie sparen?

Wir haben zum Glück die Antworten für dich.

In diesem Ratgeber findest du alle KI-Tools für Unternehmen und Freiberufler, die es von „Sieht zumindest in der Demo cool aus …“ auch zu „Ist genau das, was ich brauche!“ geschafft haben. Wir bringen sogar geschickt eine kleine Erwähnung von Memtime unter. Es ist zwar kein KI-Produktivitätstool an sich, verhält sich aber so. 😉

Schnapp dir also deinen frisch gekochten, KI-freien Kaffee und dann wagen wir uns vor in die Welt der KI-Tools für Unternehmen.

Wie steigern KI-Tools nun die Produktivität?

KI-Tools für die Produktivität sind genau das: Apps, die künstliche Intelligenz nutzen, damit du mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen kannst. Sie unterstützen dich durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben, strukturieren deinen Workflow und schlagen intelligentere Arbeitsmethoden vor.

Statistiken zur KI-Produktivität zeigen, wie nützlich solche KI-Tools für Unternehmen sein können:

• Laut einer Studie der St. Louis Fed von Februar 2025, die die Auswirkungen generativer KI auf die Arbeitsproduktivität untersuchte, zeigten die selbstberichteten Zeitersparnisse durch generative KI eine Zunahme von 1,1 % in der Produktivität insgesamt. Im Durchschnitt sind Arbeitnehmende in den Stunden, in denen sie generative KI nutzen, um 33 % produktiver.
• Arbeitnehmende gaben in Bezug auf die Zeitersparnis an, dass sie bei Nutzung generativer KI im Durchschnitt 5,4 % ihrer Arbeitsstunden pro Woche einsparten. Bei einer regulären 40-Stunden-Woche waren das ca. 2,2 eingesparte Stunden.

Solche KI-Produktivitätstools gibt es in allen möglichen Varianten, darunter KI-gestützte Schreibassistenten, Planungstools, Transkriptionstools für Meetings, Notizprogramme und Bots für das Projektmanagement. Sie sind praktisch wie digitale Praktikanten, die lernwillig und motiviert sind, dir gerne zur Seite stehen und nie müde sind oder zu spät zur Arbeit kommen.

Vorteile von KI-Produktivitätstools

KI-Tools für die Produktivität sind super.

Wenn sie funktionieren.

Wenn sie gut aussehen.

Und wenn sie nicht viel Aufwand erfordern.

KI-Tools für die Produktivität machen also durchaus Sinn und könnten zu deiner (nicht ganz so geheimen) Geheimwaffe werden:

Nachteile von KI-Produktivitätstools

KI-Tools für die Produktivität können sich anfühlen wie ein Zauberstab, mit dem du selbst deine unproduktivsten Angewohnheiten einfach wegzaubern kannst. Aber hinter den ganzen schönen Benutzeroberflächen und vollmundigen Werbeversprechungen verstecken sich natürlich auch ein paar Tücken.

Und das sind die Stolperfallen von KI-Tools für Unternehmen:

• Es gibt oft einen zu großen Hype um die Tools, was bedeutet, dass sie schlussendlich nicht die Erwartungen erfüllen. Die Chancen stehen eher schlecht, dass ein Tool „deinen Workflow revolutionieren“ oder „deine Produktivität verdoppeln“ kann. Die meisten Tools sind schlicht und einfach nur noch eine App mehr in deiner Startleiste; sie wirken keine Wunder, egal wie schick sie in den Demos aussehen.
• Es gibt Bedenken wegen des Datenschutzes. Damit KI-Tools funktionieren können, musst du sie mit Daten füttern (Zugang zu deinen E-Mails, Dokumenten, Meetings usw.), aber nicht alle Tools gehen auch verantwortungsbewusst mit den Daten um. Deine Daten werden oft auf Servern Dritter gespeichert (in anderen Ländern), sodass die zutreffenden Datenschutzrichtlinien undurchsichtig sind.
• Die Tools sehen nur in der Demo toll aus. Sobald du sie aber installierst, sitzt du plötzlich vor 16 weiteren Buttons, 7 Pop-ups und einem Dashboard, das ein wenig zusammengeschustert und veraltet ausschaut. Wenn die Einrichtung oder Benutzung mehr Aufwand erfordert als das Problem, das das Tool eigentlich lösen soll, ist es kein Produktivitätstool, sondern eine Zeitfalle.‍
• Dein Produktivitätssystem braucht am Ende sein eigenes Produktivitätssystem. Wenn du ständig irgendetwas recherchieren, testen und anpassen musst und dafür verschiedenste Tools notwendig sind, bekommst du wahrscheinlich weniger geschafft, als wenn du einfach bei einer To-do-Liste auf Papier geblieben wärst.

Die besten 10 KI-Tools für die Produktivität

Bevor wir uns die besten KI-Produktivitätstools ansehen, wollen wir kurz die Faktoren durchgehen, durch die sich ein gutes Tool wirklich auszeichnet. Bei der Auswahl lohnt es sich also, ein Auge auf diese Aspekte zu haben, damit das Tool auch zu deinem Workflow und deinen Abläufen passt:

• Einfache Bedienung. Ein gutes KI-Tool sollte von Anfang an einfach zu bedienen sein; es sollte eine übersichtliche Benutzeroberfläche und intuitive Funktionen haben, für die du dir nicht erst ein ganzes Handbuch durchlesen musst.
• Integration. Die besten KI-Tools zur Produktivitätssteigerung vertragen sich gut mit den Tools, die du bereits benutzt, wie E-Mail-Programme, Kalender oder Projektmanagement-Software.
• Datenschutz & Sicherheit. Persönliche Daten heißen aus gutem Grund so und du brauchst daher ein Tool, das den Datenschutz auch respektiert – es sollte klare Datenschutzrichtlinien und eine starke Verschlüsselung haben und die Daten möglichst lokal verarbeiten.
• Kosten. KI-Tools sollten nicht die Welt kosten. Am besten suchst du dir auch nur solche mit kostenlosen Probephasen aus, damit du alle Funktionen testen kannst, bevor du dich für eine Bezahlversion entscheidest.
• Automatisierung. Ein KI-Produktivitätstool sollte dir sich wiederholende Aufgaben abnehmen können, weil sich damit wirklich Zeit sparen lässt.
• Intelligentes Lernen. Idealerweise wird das Tool immer besser, je mehr du es verwendest; es sollte deine Vorlieben erlernen oder sich an deinen Workflow anpassen können, damit dein Arbeitstag insgesamt runder verläuft.

Kommen wir also zu unserer Liste der besten 10 KI-Produktivitätstools, die dich im Arbeitsalltag bei allen möglichen Aufgaben unterstützen können.

#1 Memtime

Überrascht, dass Memtime die Nr. 1 ist?

Es gibt aber eine gute Erklärung.

Memtime ist zwar kein KI-Tool, erfüllt aber einen ganz ähnlichen Zweck: dir Zeit zu sparen, indem es die Zeiterfassung im Verlauf deines Arbeitstages automatisiert. Es ist effizient, umfasst aber kein adaptives Lernen oder eine KI, die sich auf Grundlage deiner Arbeitsgewohnheiten weiterentwickelt. Bei Memtime geht es um zuverlässige Protokollierung und nicht ums „Lernen“.

Mit unserem Tool bekommst du die Vorteile intelligenter Automatisierung ohne die typischen Nachteile vieler KI-Tools: Es werden keine Daten in die Cloud hochgeladen, es gibt keine Black-Box-Algorithmen und keine Sorgen, dass sensible Daten deinen PC verlassen könnten. Memtime läuft lokal auf deinem Gerät und alles bleibt vertraulich – ein großes Plus für Leute und Teams, die gerne die Kontrolle über ihre Daten behalten.

Technisch gesehen verwendet Memtime also keine KI, gehört aber trotzdem an die Spitze einer Liste von Produktivitätstools. Es erzielt die gleichen Ergebnisse wie die KI-Tools: Du gewinnst mehr Konzentration, hast weniger Aufwand und machst dabei keine Kompromisse.

Was ist Memtime?

Memtime ist ein Tool zur automatischen Zeiterfassung, das im Hintergrund läuft und deinen Zeitaufwand in verschiedenen Dokumenten, Programmen und Browsern erfasst. Da es passiv und unaufdringlich arbeitet, stört es weder deine Konzentration noch deine Arbeitsabläufe.

Und so funktioniert Memtime: Es protokolliert deine Zeiten in Programmen auf einer automatischen Zeitleiste, damit du sehen kannst, womit du deine Arbeitszeit verbracht hast. Es gibt keinen Start/Stop-Timer und du musst nichts für die Zeiterfassung machen, außer deinen Rechner einzuschalten.

Memtime erfasst automatisch alle deine Tätigkeiten auf dem Computer, ohne Stress und ohne Aufwand.

So sehen die praktischsten Funktionen von Memtime aus:

• Alle Aktivitäten auf dem PC werden erfasst und in Intervallen von 1-60 Minuten auf der automatischen Zeitleiste angezeigt.

• Memtime kann jede Anrufminute über bestimmte VoIP-Dienste oder auf deinem iPhone erfassen und auf der chronologischen Zeitleiste anzeigen.
• Erfasste Daten kannst du in Zeiteinträge umwandeln und diese in Projektmanagement-Software wie Asana oder Jira (mehr als eine) exportieren, um Aufgaben und Projekte zu synchronisieren (Memtime ist mit 100+ Tools integrierbar).
• Deine Daten bleiben auf deinem Gerät – es wird nichts in die Cloud hochgeladen. Deine Daten sind nur für dich einsehbar und werden offline auf deinem Computer gespeichert.
• Das Programm gibt es als Desktop-App für Windows, macOS und Linux.

Wenn du präzise Zeiterfassung und ordentliches Zeitmanagement ohne Datenschutzbedenken brauchst, ist jetzt hoffentlich klar, warum Memtime für dich ideal ist. 

Du musst es mir aber gar nicht unbesehen glauben.

Stattdessen kannst du Memtime 2 Wochen lang ausprobieren und es dir selbst anschauen, geht aufs Haus. Dazu musst du nur einen Memtime-Account anlegen (was keine 10 Sekunden dauert) und die App herunterladen und installieren, Kreditkartendaten sind dabei nicht nötig.

💸 Preise: Memtime bietet 3 Abostufen: Basic (10 €), Connect (15 €) und Premium (20 €) pro Nutzer pro Monat (halbjährliche Abrechnung), plus individuelle Preise für Enterprise.

#2 Wondershare Filmora

Wondershare Filmora ist eine Software zur Videobearbeitung (verfügbar für Windows, macOS, iOS und Android), die das Editieren vereinfacht, zu größerer Kreativität verhilft und schlussendlich auch die Produktivität steigert mit KI.

Du kannst mit dem Programm einfache Schneidearbeiten erledigen und Übergänge einfügen, außerdem auch fortgeschrittenere Effekte und Animationen. Mit den KI-Funktionen vereinfacht Filmora komplexe Bearbeitungsaufgaben.

Das sind die wichtigsten KI-Funktionen von Filmora:

• Du kannst geschriebene Prompts automatisch in Videos verwandeln lassen.
• Du kannst Titel, Beschreibungen und Untertitel für deine Videos erstellen.
• Du kannst Objekte isolieren oder Hintergründe entfernen, ohne Green Screens zu benötigen.
• Das Programm kann Menschen erkennen und sie von Hintergründen trennen.
• Du kannst das Video schärfer und weniger verschwommen machen; das Programm ermöglicht Upscaling von Aufnahmen bis zu 4K-Auflösung. 
• Du kannst Hintergrundgeräusche entfernen und Stimmen für professionelleren Klang deutlicher machen. 
• Du kannst lizenzfreie Musiktitel erstellen, die zu Stimmung und Stil deines Videos passen.
• Thumbnails kannst du ebenfalls erstellen.
• Du bekommst Bearbeitungsvorschläge und Hilfestellungen in Echtzeit.
• Filmora ist mit der Cloud verbunden und sammelt Nutzungsdaten.

💸 Preise: Filmora bietet Angebote für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen sowie für Schüler und Studenten. Die Preise richten sich nach unterschiedlichen Nutzerbedürfnissen; es stehen monatliche und jährliche Abos sowie eine Dauerlizenz zur Verfügung. Für Einzelpersonen beginnt das Basic-Abo bei 4,17 € pro Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet (zzgl. MwSt.).

#3 Midjourney

Midjourney ist ein KI-Tool, das aus Textprompts Bilder erstellen kann. Diese App könnte praktisch sein, wenn du in der Werbung oder kreativen Branchen arbeitest und Inspiration brauchst.

Die Hauptfunktionen von Midjourney:

• Das Tool erstellt Bilder aus beschreibenden Textprompts.
• Prompts musst du manuell eingeben, es gibt also keine Automatisierung von Aufgaben oder Workflows.
• Die Bilderstellung selbst ist sehr effizient.
• Es gibt Funktionen für präzise Überarbeitungen von bestimmten Bildbereichen.
• Du kannst bestimmte Stile oder Figuren über mehrere Bilder beibehalten und so einen konsistenten Look schaffen.
• Midjourney lernt nicht aus deinen individuellen Präferenzen und die Verbesserung des Programms passiert global über Updates des Modells, es gibt also keine adaptive Personalisierung.
• Das Tool läuft hauptsächlich über Discord, was für technisch unerfahrene Nutzer wenig intuitiv sein kann. Es gibt außerdem eine Web-App.
• Midjourney bietet keine native Integration mit anderen Plattformen oder Tools für Produktivität oder Kreativität (wie Notion, Google Docs oder Figma).
• Alle generierten Bilder sind öffentlich, außer in den Abos Pro oder Mega mit Stealth Mode.

💸 Preise: Midjourney hat 4 Abostufen; der Basic Plan beginnt bei 10 $ pro Nutzer pro Monat.

#4 Decktopus

Decktopus ist ein Tool, das die Erstellung von Präsentationsfolien vereinfachen soll. Das Tool nutzt KI, die dich bei der Erstellung der Inhalte und des Layouts von Präsentationen unterstützt und mit der du auch interaktive Elemente einfügen kannst.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile des Tools:

• Die App erstellt automatisch Präsentationsinhalte anhand deiner Eingaben.
• Es bietet zahlreiche professionell gestaltete Vorlagen, die du an deine visuellen Vorstellungen anpassen kannst.
• Du kannst anpassbare Formulare in deine Präsentationen einbetten, um Daten zu sammeln.
• Du kannst außerdem Sprachkommentare aufnehmen und in deine Präsentationen einfügen.
• Die Performance der Präsentation kannst du mit den Analysefunktionen messen, z. B. Interesse der Betrachter und Formulareingabedaten. 
• Du kannst statische PDF-Dokumente in dynamische Präsentationen umwandeln
• Du kannst Schriftarten, Farben und Logos innerhalb deiner Präsentationen anpassen.
• Für ein Cloud-basiertes Tool ist der Datenschutz in Ordnung. Als Webapp werden Daten online gespeichert.
• Die App generiert gute KI-Vorschläge, lernt aber nicht aus dem Nutzerverhalten oder passt sich beruhend auf früheren Projekten an; mit jeder Session fängst du wieder von vorne an.

💸 Preise: Decktopus hat 3 Bezahlabos. Das erste, Pro, beginnt bei 14,99 $ pro Nutzer pro Monat, jährliche Abrechnung.

#5 Reclaim

Reclaim ist ein KI-Produktivitätsassistent, der deinen Kalender strukturiert und optimiert, durch Planung von Terminen für Aufgaben, Meetings und Pausen. Das Tool ist mit Google Kalender und Outlook integrierbar, um die Produktivität zu steigern und dir zu besserer Work-Life-Balance zu verhelfen.

Zu den Hauptfunktionen gehören die folgenden:

• Das Tool bietet intelligente Terminplanung; es findet die optimalen Zeiten für deine Aufgaben, Gewohnheiten und Meetings und passt sich mit Änderung deines Kalenders an. 
• Es kann mit Plattformen wie Asana, Todoist, Jira und ClickUp synchronisiert werden, um Aufgaben zu importieren und einzuplanen.
• Es plant Zeiten für sich wiederholende Gewohnheiten ein, wie Sport oder Meditation.
• Es fügt automatisch Pausen und Wegezeiten zwischen Meetings ein.
• Das Programm bietet Analysen zur Zeitverteilung auf Meetings, Aufgaben und persönliche Aktivitäten.
• Du kannst mit anderen deine Verfügbarkeiten teilen.
• Die App hält sich an die üblichen Datenschutzpraktiken, allerdings ist sie Cloud-basiert und bietet keine komplette Offline-Speicherung.
• Das Tool umfasst keine Personalisierung auf Basis früheren Verhaltens, passt sich aber dynamisch an Kalenderänderungen an.

💸 Preise: Reclaim bietet ein kostenloses Abo und 3 Bezahlstufen. Die bezahlten Abos beginnen bei 10 $ pro Nutzer pro Monat, jährliche Abrechnung.

#6 Fireflies

Fireflies ist ein KI-Assistent für Meetings, der Protokolle und Transkription automatisiert. Das Tool ist mit beliebten Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet integrierbar.

Es ist eine praktische Lösung für Verkauf, Recruiting, Projektmanagement und im Bereich Lernen und Weiterbildung.

Hier sind die wichtigsten Funktionen:

• Die App nimmt in Echtzeit Meetings auf und transkribiert sie mit 90 % Genauigkeit, es werden mehr als 60 Sprachen unterstützt.
• Das Tool erstellt Zusammenfassung der Meetings und hebt wichtige Aspekte und Aktionspunkte hervor.
• Es ermöglicht schnelle Überblicke, damit du nicht das ganze Transkript durchgehen musst.
• Du kannst Transkripte nach Schlagwörtern oder Themen durchsuchen und personalisierte Tracker für bestimmte Gespräche erstellen.
• Du kannst Soundbites erstellen, Kommentare einfügen und bestimmte Abschnitte des Meetings teilen. 
• Es bietet Auswertungen zu Redezeiten, Stimmungsanalysen und anderen Faktoren, mit denen du Erkenntnisse über Meetings gewinnen kannst.

💸 Preise: Fireflies bietet ein kostenloses und drei bezahlte Abos. Bezahlabos beginnen bei 10 $ pro Nutzer pro Monat, jährliche Abrechnung.

#7 Notion AI

Notion AI ist ein KI-Assistent innerhalb des Notion Workspace, der die Produktivität durch Vereinfachung von Aufgaben im Bereich Schreiben, Zusammenfassen und Übersetzen steigern soll.

Die wichtigsten Funktionen des Tools:

• Es entwirft verschiedene Arten von Inhalten, wie Blogbeiträge, E-Mails und Protokolle, auf Grundlage von Benutzerprompts.
• Das Tool kann längere Dokumente oder Protokolle zusammenfassen.
• Du kannst Inhalte in verschiedene Sprachen übersetzen lassen.
• Es erkennt und korrigiert Grammatik- und Rechtschreibfehler automatisch.
• Du kannst den Tonfall deines Textes ändern und an unterschiedliche Zielgruppen oder Kontexte anpassen. 
• Das Tool kann Daten innerhalb der Notion-Datenbanken analysieren und zusammenfassen.
• Es enthält auch Vorlagen für verschiedene Anwendungsbereiche.

💸 Preise: Notion AI gibt es als Add-on zu Notion-Abos, beginnend bei Plus, für 10 $ pro Mitglied pro Monat, jährliche Abrechnung.

#8 Personal AI

Personal AI ist ein KI-Assistent für Gedächtnis und Textnachrichten, der dir helfen soll, Informationen festzuhalten, zu ordnen und in Erinnerung zu rufen. Das Tool ist im Grunde dazu da, deine Produktivität auf Basis deines eigenen Wissens zu steigern.

Die KI automatisiert persönliche Antworten und das „Merken“ und Ordnen von Informationen und spart damit Zeit in der Kommunikation und Aufgabenplanung.

Die wichtigsten Funktionen des Tools sind die folgenden:

• KI-Textnachrichten in Echtzeit, die deinen Ton und dein Wissen nachbilden.
• Gedächtnisspeicher für deine Ideen, Dokumente und Konversationen.
• Es ruft persönliche Informationen für schnelleres Schreiben oder schnellere Entscheidungsfindung in Erinnerung.
• Die KI hat eine Copilot-Funktion zur Unterstützung in Messaging-Apps.
• Optionen zur Stimm- und Videoaufnahme, um Gedanken festzuhalten.
• Du kannst steuern, was die KI sich merkt oder vergisst. Du hast volle Kontrolle darüber, was die KI speichert, in Erinnerung ruft oder löscht, und die Verschlüsselungsstandard sind gut.

💸 Preise: Personal AI hat individuelle Preise; du kannst eine Demo buchen, um eine Schätzung zu bekommen.

#9 Asana AI

Asana ist eine bekannte Plattform für das Arbeitsmanagement, mit der Teams Aufgaben planen, nachverfolgen und verwalten können. Mit den zusätzlichen KI-Funktionen kann Asana die Produktivität durch automatisiertes Aufgabenmanagement, Analysen und Optimierung von Workflows steigern.

Diese KI-Funktionen hat die App:

• Die KI kann Zusammenfassungen zu Aufgaben geben, damit alle auf demselben Stand sind.
• Es gibt intelligente Vorschläge zur Aufgabenzuweisung, zu Fälligkeitsterminen und Abhängigkeiten.
• Das Tool unterstützt Sprachverarbeitung für die Erstellung von Aufgaben oder Projekten mit einfachen Prompts.
• Du kannst vorausschauende Warnmeldungen zu Projektrisiken und Verzögerungen bekommen.
• Die Automatisierung des Workflows beruht auf regelbasierten Triggern und Aktionen.
• Für eine reibungslose Zusammenarbeit ist Asana mit Kalender-, Nachrichten- und Dokumententools integrierbar.

Asana will mit der KI mehr Einblicke in Projektfortschritte geben. Teams können mit der automatisierten Planung und der nahtlosen Aufgabenausführung schneller und intelligenter arbeiten.

💸 Preise: Asana AI ist Teil der Premium-Stufen, beginnend bei 10,99 € pro Nutzer pro Monat.

#10 Shortwave

Shortwave ist eine KI-gestützte E-Mail-Plattform, die die Kommunikation effizienter gestalten soll. Sie integriert Funktionen in deinen Posteingang, die die E-Mail-Verwaltung automatisieren, Antworten entwerfen und Zusammenfassungen bieten.

Die wichtigsten Funktionen von Shortwave:

• Mit KI-gestützten Zusammenfassungen kannst du selbst bei den längsten E-Mails schnell zum Kerninhalt kommen.
• Du kannst kontextbewusste Antworten erstellen lassen, die deinen Schreibstil widerspiegeln.
• Du kannst E-Mails und Infos mit Suchanfragen in normaler Alltagssprache finden.
• Du kannst Meetings planen und Events managen, ohne deinen Posteingang zu verlassen.
• Du kannst E-Mails mit gemeinsamem Zusammenhang bündeln.
• Du kannst KI-gestützte Workflows für wiederholte Aufgaben erstellen.

💸 Preise: Shortwave bietet 3 Abostufen, alle mit KI-Funktionalität. Abos beginnen bei 14 $ pro Nutzer pro Monat, jährliche Abrechnung.

Fazit

Du hast es bis hier geschafft: Glückwunsch! 👏

Du kennst jetzt außerdem die besten KI-Tools für die Produktivität, und zwar nicht die mit dem größten Hype, sondern diejenigen, die tatsächlich funktionieren. Und sogar eines, das kein KI-Tool ist, sich aber wie eines verhält (Memtime!).

Und die Schlussfolgerung? Mit manchen KI-Tools fühlst du dich wie der Prinz oder die Prinzessin der Produktivität, mit anderen eher weniger. Wichtig ist wie immer, das zu finden, was wirklich zu deinen Arbeitsabläufen passt – und nicht das, was das geschliffenste Demo-Video oder die meisten KI-Funktionen hat.

Produktivität steigern mit KI bedeutet nicht einfach nur, mehr Tools zu haben, sondern die richtigen.

Triff also eine kluge Entscheidung für eine kluge Automatisierung.