Abrechnung für Anwälte: 6-Minuten-Intervalle einfach & verständlich erklärt
Charlotte Seibert, 30 April, 2024
Dem 2023 Legal Trends Report zufolge arbeiten Anwälte heute so viel wie nie zuvor: Im Vergleich zu 2016 bearbeiten Anwälte über 40% mehr Fälle und stellen 70% mehr Rechnungen. Gleichzeitig werde nur ungefähr ein Drittel des Tages als abrechenbare Stunden verbucht und in zahlreichen Kanzleien vergeht eine lange Zeit bis zur Bezahlung.
Für Abrechnungen und die Erfassung ihrer Zeit bedienen sich Anwälte und Kanzleien verschiedener Methoden. Besonders beliebt sind 6-Minuten-Intervalle beziehungsweise Zehntelstunden.
Idealerweise sollten Zeiterfassung und Abrechnungsprozesse so einfach, effizient und genau wie möglich sein. Oft werden diese Aufgaben aber zu einer zeitfressenden Last. Es müssen clevere Lösungen her!
In diesem Artikel erklären wir, warum und wie Anwälte 6-Minuten-Intervalle zur Zeiterfassung und Abrechnung nutzen, welche Vor- und Nachteile diese Methode hat und welche (effizienteren) Alternativen es gibt. Obendrauf gibt es praktische Tipps für die Berechnung abrechenbarer Stunden, Rechnungsstellung und zur Steigerung Ihrer Produktivität.
Finden Sie heraus, wie Sie das Meiste aus Ihrer Zeit herausholen können.
Aber zuerst back to basics.
Was sind abrechenbare Stunden und warum sind sie so wichtig?
- Unter abrechenbaren Stunden – sogenannten billable hours – versteht man die Zeit, die ein Anwalt in ein Mandat investiert und dem Mandanten in Rechnung stellt. Darunter fallen zum Beispiel die Treffen und Telefonate mit einem Mandanten oder die Recherche für dessen Fall.
- Folglich versteht man unter nicht-abrechenbaren Stunden – sogenannten non-billable hours – alle übrigen Aufgaben und Pflichten eines Anwalts, die dem Mandanten nicht in Rechnung gestellt werden (können). So etwa kanzleiinterne Meetings, das Beantworten täglicher E-Mails, Planung und Reisen. Kurz: Verwaltungs- und organisatorische Aufgaben.
Im Laufe eines Tages gehen Anwälte vielen und vielfältigen, komplexen Aufgaben nach. Abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden wechseln sich dabei ab.
Warum sind gerade abrechenbare Stunden so wichtig?
Nun, im Grunde könnte man sagen, dass Erfolg in abrechenbaren Stunden gemessen wird: Die meisten Kanzleien erwarten, dass ihre Partner und Anwälte eine Mindestanzahl an abrechenbaren Stunden leisten. In der Regel hängen die Rentabilität und der Ruf einer Kanzlei sowie das Gehalt und die Karriere eines Anwaltes von abrechenbaren Stunden ab.
Aus diesem Grund ist das Ziel vieler Kanzleien und Anwälte, möglichst viele abrechenbare Stunden zu leisten. Nicht zuletzt, weil das mehr Zeit für Mandanten bedeutet.
Üblicherweise obliegt es Anwälten selbst, ihre abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Stunden zu erfassen. Zusätzlich zu ihrer herausfordernden Tätigkeit wird Zeiterfassung aber oft zur Last und kann bei Ungenauigkeiten sogar zum Problem werden.
Angesichts all dessen ist es wichtig, dass Anwälte ihre Zeit gründlich und effizient erfassen. Großer Beliebtheit erfreuen sich hierfür 6-Minuten-Intervalle.
Was steckt hinter 6-Minuten-Intervallen?
Anwälte nutzen verschiedene Methoden zur Zeiterfassung, Dokumentation ihrer Aufgaben und Abrechnung. Unter anderem:
- Kalender
- E-Mails
- Excel-Tabellen
- Journals
- automatische Tools & Software
Zu den populärsten Methoden gehört eine einfache Tabelle, die die Stunden eines Arbeitstages in 6-Minuten-Intervalle aufschlüsselt. In der ersten Spalte stehen die Minuten. In der zweiten Spalte die Intervalle. Optional können Anwälte in einer dritten Spalte ihre Aufgaben und Tätigkeiten dokumentieren. Diese Einträge werden dann zur Abrechnung genutzt. Sie verschaffen Einsicht und einen klaren Überblick.
Selbstverständlich ist es möglich, beliebige Intervalle zur Zeiterfassung und Abrechnung zu nutzen. Beliebt sind unter anderem auch 30-, 15- oder 10-Minuten-Intervalle.
6-Minuten-Intervalle haben sich aus praktischen Gründen als Standard durchgesetzt. Stellen Sie sich vor, Sie müssten noch kleinere Intervalle pflegen, zum Beispiel 3-Minuten-Intervalle. Wie würde es dagegen sein, mit größeren Intervallen von beispielsweise 30 oder 45 Minuten zu arbeiten?
Größere Intervalle
- bilden häufig eine unpräzise Liste verschiedener Tätigkeiten
- verführen zu übermäßigem Auf- oder Abrunden von Arbeitszeit (pad the bill)
- können zu Über- oder Unterbezahlung führen
- können Misstrauen und Unzufriedenheit bei Mandanten hervorrufen
Kleinere Intervalle
- erscheinen kompliziert und unübersichtlich
- sind anstrengend und zeitintensiv zu erfassen
- sind ineffizient
- vermitteln während der Arbeit großen Zeitdruck
6-Minuten-Intervalle
- teilen eine Stunde übersichtlich ein
- erlauben Flexibilität zwischen abrechenbaren & nicht-abrechenbaren Stunden
- ermöglichen eine einfache Rechnung
- sind präzise genug, um nicht übermäßig auf- oder abrunden zu müssen
Man denke nur an die drei Bären: Nicht zu viel, nicht zu wenig, ein passender Mittelweg.
So gelingt Ihnen die Abrechnung in 6-Minuten-Intervallen
So viel zur Theorie. Wie lässt sich die Methode nun in der Praxis umsetzen? Zuerst braucht es eine standardisierte Tabelle, in der die Minuten in Intervalle übersetzt werden:
Mithilfe einer solchen Tabelle muss man – zum Glück – kein Mathematiker sein: Wandern Sie von den gearbeiteten Minuten in der linken Spalte zu dem entsprechenden Intervall. Ausgehend von Ihrem Stundenhonorar ist die Gleichung ganz einfach:
Stundenhonorar x Intervall = Rechnungsbetrag
Probieren wir es an anhand von zwei Beispielen aus:
Ihr Stundenhonorar liegt bei 250€.
In einem 16-minütigen Telefonat besprechen Sie mit Ihrem Mandanten das weitere Vorgehen in dessen Fall. Sie können dieses Telefonat rechts, in den ersten drei Spalten der Tabelle notieren. Als Gedächtnisstütze können Sie den Inhalt und Ausgang des Gesprächs stichpunktartig festhalten. Um dem Mandanten die Zeit des Telefonates zu berechnen, wandern Sie von der Spalte mit 13-18 Minuten zu dem entsprechenden Intervall. Mit der Rechnung 250€ x 0,3 kommen Sie ganz einfach und schnell zu einem Betrag von 75€.
Im Anschluss an das Telefonat arbeiten Sie für weitere 4 Stunden und 38 Minuten an dem Fall. Fügen Sie dem Honorar von 1.000€ für 4 Stunden einfach 250€ x 0,7 = 175€ hinzu.
6-Minuten-Intervalle können Ihnen helfen, Ihre Arbeitszeit genau im Blick zu behalten und im Handumdrehen in Rechnung zu stellen. Mit den folgenden Tipps lässt sich dieser Prozess zur größtmöglichen Zufriedenheit von Mandanten und Kanzlei gleichermaßen gestalten:
- Erläutern Sie Mandanten von Anfang den Rechnungsprozess
- Setzen Sie auf Transparenz, Ehrlichkeit & Genauigkeit
- Erfassen Sie Ihre Stunden so zeitnah wie möglich
- Verwenden Sie eine klare & beschreibende Sprache
Die Vor- & Nachteile von 6-Minuten-Intervallen
Die Vorteile von 6-Minuten-Intervallen sind zahlreich.
- Die Methode ist einfach, übersichtlich und praktisch.
- Sie spart bei der Abrechnung Zeit.
- 6-Minuten-Intervalle bieten eine angemessen große Einheit, die vor übermäßigem Auf- und Abrunden von geleisteten Stunden bewahrt.
- Gleichzeitig sind 6-Minuten-Intervalle klein genug, um Genauigkeit und Transparenz gegenüber Mandanten zu gewährleisten.
Auch aus einem Vergleich mit anderen manuellen Methoden zur Zeiterfassung und Abrechnung gehen 6-Minuten-Intervalle als Sieger hervor. So finden zum Beispiel nicht alle Ereignisse eines Tages in E-Mails statt. Ein Journal muss sorgfältig gepflegt und Zeiten immer wieder neu eingetragen werden. Anders als ein digitaler Kalender oder eine Excel-Tabelle ist die standardisierte Tabelle übersichtlich. Ihre Benutzung ist einfach und erfordert keine Vorkenntnisse. Weder Zeit noch Aufwand müssen in ihre individuelle Gestaltung und Anpassung investiert werden. Außerdem reicht eine dieser traditionelleren Methoden zur Zeiterfassung allein meist nicht aus. Darüber hinaus ist man immer auf die lästige Nutzung einer Stoppuhr angewiesen.
Allerdings sind selbst 6-Minuten-Intervalle längst nicht so effizient, wie sie sein könnten.
- Abrechenbare Stunden manuell zu erfassen, kostet viel Zeit, Energie und Aufwand.
- Den Tag, die Woche oder einen ganzen Monat aus der Erinnerung heraus zu schätzen, ist nahezu unmöglich.
- Ebenso fehleranfällig ist eine händische Rechnung.
- Das kann nicht nur zu verfälschten Abrechnungen führen. Sondern auch zu misstrauischen, unzufriedenen Mandanten und einem geschädigten Ruf.
Wie du das Meiste aus deiner Zeit herausholen kannst
Die Tätigkeit von Anwälten kann anstrengend und herausfordernd sein. Um mehr Zeit und Energie in abrechenbare Stunden investieren zu können, müssen Verwaltungsaufgaben so effizient und damit so zeitsparend wie möglich gestaltet werden.
Hier kommen automatische Tools und Software ins Spiel. Mithilfe einer Software zur automatischen Zeiterfassung, wie zum Beispiel Memtime, werden Ihre abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Stunden erfasst, während Sie arbeiten. Memtime erfasst Ihre Arbeit sogar in 6-Minuten-Intervallen – auf die Minute und den Tab genau.
Mithilfe automatischer Zeiterfassung geht keine einzige Minute verloren und Sie können sich an jeden Mandanten und jede Aufgabe erinnern. Automatische Zeiterfassung entlastet, spart Zeit, ist effizient und so präzise, wie es nur geht. Eine Zeiterfassungssoftware erleichtert zudem einen transparenten und für beide Seiten fairen Abrechnungsprozess.
Steigere deine Produktivität
Ob Sie nun zu einer manuellen oder automatischen Zeiterfassung und Abrechnung in 6-Minuten-Intervallen tendieren – zu wissen, wie man seine Zeit verbringt, ist essenziell. Vor allem dann, wenn jede Minute zählt. Zeit und Energie sind unsere kostbarsten Ressourcen. Leider sind sie nicht unerschöpflich.
Den Arbeitsalltag zu dokumentieren, ist ein erster Schritt zu mehr Effizienz. So lassen sich Gewohnheiten, besonders produktive Tageszeiten, wiederkehrende Ablenkungen und Störungen erkennen. Mit diesem Wissen können Sie ihre Zeit effizienter gestalten und ihre Produktivität gezielt steigern. Für bessere Ergebnisse bei weniger Arbeit. Damit Sie sich den Aufgaben widmen können, die Ihnen wirklich wichtig sind und die Sie weiterbringen.
6-Minuten-Intervalle eignen sich ideal zur Selbstreflexion und Optimierung von Arbeitsabläufen. Die 6-minütigen Einheiten bieten den Platz für eine detailreiche und genaue Dokumentation der Arbeitszeit. Kanzleiübergreifend können sie dazu genutzt werden, das Arbeitsumfeld zu verbessern. Oder um zu erkennen, ob und für welche Aufgaben es noch zusätzliche Arbeitskräfte und Unterstützung braucht.
Wrapping up
In einer arbeitsintensiven und wettbewerbsorientierten Branche, in der Erfolg in geleisteten Arbeitsstunden gemessen wird, brauchen Anwälte und Kanzleien effiziente Methoden, um ihre Zeit fest im Griff zu haben.
Es gibt zahlreiche Methoden und Techniken, die Anwälte zur Zeiterfassung und Abrechnung nutzen. Manche sind arbeits- und zeitaufwändiger als andere. Darunter bieten 6-Minuten-Intervalle eine passende Größe, um den Überblick über die eigene Zeit und Aufgaben zu behalten. Eine Tabelle mit 6-Minuten-Intervallen erleichtert zudem die Rechnungsstellung.
Doch selbst die praktischste manuelle Zeiterfassungstechnik kann es nicht mit automatischer Zeiterfassungssoftware aufnehmen. Wenn es darum geht, das Meiste aus der eigenen Zeit herauszuholen und den Arbeitsalltag effizienter und produktiver zu gestalten, liegt automatische Zeiterfassung um Längen vorn.
Und für alle, die noch nicht ganz überzeugt sind: Probieren Sie es doch einmal kostenlos aus. Damit Sie keine Minute mehr verlieren und Ihre Zeit und Energie in wichtigere Aufgaben investieren können.
Charlotte Seibert
Nach ihrem geisteswissenschaftlichen Studium und Projektarbeiten im Kulturbereich – wo sie sich um die Organisation und das Programm größerer Veranstaltungen kümmerte – ist Charlotte Seibert in die Welt des Marketings eingetaucht. Für Memtime schreibt Charlotte über Produktivitätsthemen und den Nutzen automatischer Zeiterfassung.
Außerhalb der Arbeit findet man Charlotte meistens mit einem Buch, ihrer analogen Kamera oder bei der Planung ihres nächsten Theaterbesuchs.