"Memtime ist sehr intuitiv zu bedienen."
Warum das Studio vlow studio auf automatische Zeiterfassung setzt – Interview mit Geschäftsführerin Katharina Willner
Hi Katharina. Was ist dein Job bei vlow studio – und was seid ihr für eine Firma?
Katharina: Ich bin Designerin mit den Schwerpunkten UI/UX, Branding und Illustration. Wir sind mit vlow studio, als Motion und Design Studio, meist in der digitalen Welt unterwegs. Animationen, 3D, Webseiten und Webapplikationen, zeitgemäßes und modulares Branding, Illustrationen und der aktuelle Zeitgeist, das sind unsere Themen. Dafür brennen wir.
Warum sind genaue Zeiten für euch wichtig?
Katharina: Projektzeiten geben uns in der ganzen kreativen Arbeit einen Rahmen, der sicherstellt, dass wir nicht zu sehr unserer Leidenschaft verfallen und rentabel sind. Je länger wir unsere Stunden erfassen, desto besser können wir zukünftige Projekte realistischer einschätzen und unseren Kunden eine ziemlich genaue Orientierung geben. Auch bei der Angebots- und Kostenvoranschlag-Erstellung spart man durch die Referenzen enorm viel Zeit. Das freut uns, aber natürlich auch unsere Kunden. Zudem gibt es auch immer wieder Projekte die stundenbasiert abgerechnet werden.
Memtime überträgt unsere Zeiten direkt in das Projekt und wir können sehen, ob unsere Prognosen richtig liegen.
Welches Problem hattet ihr bei der Zeiterfassung?
Katharina: Wenn man einmal im Flow ist bei der Arbeit, denkt man nicht mehr daran jede Stunde genau zu notieren. Die Zeiterfassung wird zunehmend ungenau, da vieles, das man zwischendurch erledigt, untergeht oder erst gar nicht notiert wird. Das hatte zur Folge, dass sich unsere Stunden nicht mit den Kalkulationen deckten und wir uns nicht darauf verlassen konnten. Also suchten wir ein automatisches Tracking Tool. Damals noch ein anderer Anbieter. Das funktionierte gut, aber wir mussten alle unsere Projekte doppelt anlegen, einmal in unserem Projektmanagement- und Abrechnungstool MOCO und noch einmal in dem Zeiterfassungstool. Das war nicht optimal und es gab keine direkte Verbindung zwischen dem Projekt und den erfassten Zeiten.
Inwiefern konnte Memtime das Problem lösen?
Katharina: Durch die Schnittstelle zu MOCO können wir unsere Projekte inklusive aller Angebotsposten mit nur einem Klick unmittelbar in Memtime integrieren. Die Zeiterfassung funktioniert reibungslos. Sogar Pausenzeiten werden treffend erkannt. Einen zweiten Klick später überträgt Memtime unsere Zeiten direkt in das Projekt und wir können ohne weiteres sehen, ob unsere Prognosen richtig liegen.
Welche Zweifel hattet ihr, bevor ihr Memtime ausprobiert habt?
Katharina: Natürlich zögert man immer ein wenig bevor man seine Prozesse verändert und seine Tools wechselt, aber die enorme Zeitersparnis und reibungslose Kommunikation mit unserem Abrechnungs- und Projektmanagement-Tool haben uns ziemlich schnell überzeugt.
Die Integration von anderen Programmen macht Memtime noch viel mächtiger und hebt alles noch einmal auf ein anderes Niveau.
Wenn ein Freund dich fragen würde, ob er Memtime ausprobieren soll – was würdest du ihm sagen?
Katharina: Mit Memtime wird Zeiterfassung zu einer Nebensache. Selbst wenn es mal stressig wird und man vergisst die Stunden zuzuordnen, ist es super einfach die Stunden nachzuvollziehen und minutengenau nachzutragen. Die Integration von anderen Programmen macht Memtime zudem noch viel mächtiger und hebt alles noch einmal auf ein anderes Niveau. Zudem ist es sehr intuitiv zu bedienen.
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