Warum die Agentur denkwerk auf automatische Zeiterfassung setzt
Interview mit den Geschäftsführern Jochen Schlaier (l.) und Marco Zingler (r.) der führenden Digitalagentur denkwerk
denkwerk hat 220 Mitarbeiter – und ist seit Jahren konstant unter den Top 3 der kreativsten Digitalagenturen Deutschlands. Wie schafft ihr das?
Jochen: Wir arbeiten in autonomen Teams, das macht uns sehr agil und innovationsfreudig. Und wir investieren jedes Jahr 15% unseres Gewinns in Forschung und Entwicklung.
Welches Problem hattet ihr bei der Zeiterfassung?
Marco: Wir haben eher Potenzial gesehen als ein Problem. Zeiterfassung liefert uns eine Datenbasis für Entscheidungen, die sich über die Projekt- und Ressourcenplanung direkt auf unsere Auslastung und Profitabilität auswirken. Je besser diese Daten sind, desto profitabler können wir wirtschaften.
Was sind gute Daten und wie bekommt man sie?
Jochen: Gute Daten müssen vollständig, präzise und aktuell sein. Regelmäßig eine erfasste Stunde mehr oder weniger, ein vergessener Tag oder eine Woche Verzögerung ist für den Einzelnen betrachtet marginal. Aber zusammen genommen läppert sich das. Deshalb ist es so wichtig, alle Mitarbeiter abzuholen und ihnen den Prozess so einfach wie nur möglich zu machen.
Wie kam es zur Entscheidung, die Zeiterfassung zu automatisieren?
Marco: Wir haben mit einem Projektteam unsere Anforderungen gesammelt und Lösungen verglichen. Die Zeit bei der Zeiterfassung wird einerseits bei der Eingabe von Zeiten in die ERP Software verloren und andererseits beim Schätzen dieser Zeiten. Es war schnell klar, dass man dieses tägliche Kopfzerbrechen mit automatischer Zeiterfassung vermeiden kann.
Jochen: memtime hat gut zu uns gepasst, weil unsere Mitarbeiter Freude an neuen Technologien haben – und berufsbedingt großen Wert auf die UI/UX legen. Die Entscheidung ist nach der kostenlosen Testphase im Projektteam gefallen. Uns war wichtig, dass Mitarbeiter das Tool aussuchen. Denn am Ende sind sie es, die damit ihre Zeiten erfassen.
Wie lief die Integration von memtime ab?
Marco: Das ging in etwa 14 Tagen. memtime hat die API Anbindung zu unserer ERP Software Projektron hergestellt. Projekte werden nach memtime importiert, dort werden die Projektzeiten erfasst und dann wieder an Projektron exportiert. Die Zeiten werden also weiterhin dort eingetragen, wo wir sie brauchen.
Was sind für euch die größten Pluspunkte?
Jochen: Das Datenschutzkonzept. Die Tracking-Daten werden nicht in der Cloud gespeichert – sondern ausschließlich lokal auf den Geräten der Mitarbeiter. So haben unsere Mitarbeiter eine Garantie, dass niemand ihre Daten einsehen kann. Marco: memtime ist selbsterklärend und fügt sich nahtlos ein in unsere Infrastruktur. Wir mussten keine neue ERP Software einführen, sondern konnten automatische Zeiterfassung sozusagen als Add-on hinzufügen.
Marco: memtime ist selbsterklärend und fügt sich nahtlos ein in unsere Infrastruktur. Wir mussten keine neue ERP Software anschaffen, sondern haben einfach per Add- on automatisches Tracking hinzugefügt.
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