Zeiterfassung für Agenturen: Die 7 praktischsten Tools

Okay, liebe Agenturinhaber – es geht jetzt direkt ans Eingemachte.

Du jonglierst bereits mit mindestens 10 Rollen und versuchst, alle Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten – NOCH eine zeitaufwendige Aufgabe ist also das Letzte, was du brauchst.

Aber um wirklich effizient zu arbeiten und abzurechnen, braucht deine Agentur Zeiterfassung. Mit der richtigen Agentursoftware für die Zeiterfassung können dein Team und du eure Stunden erfassen, Projekte für Kunden steuern, Wokflows optimieren und dafür sorgen, dass eure Agentur klüger arbeitet, statt einfach nur mehr Stunden zu machen.

Wenn die Zeiterfassung richtig umgesetzt wird, kann sie sogar das Projektmanagement verbessern, für mehr Produktivität sorgen und dazu beitragen, dass eure Profite steigen.

Es geht hier nicht darum, deinem Team ständig im Nacken zu sitzen oder es zu drängen, wirklich jede Sekunde aufzuzeichnen – es geht darum, das zu erfassen, was zählt:

• Wie effizient eure Projekte laufen,
• was ihr optimieren könnt und
• ob ihr euren Kunden eure Arbeitszeit und Leistung auch wirklich voll berechnet.
  

Und ich bin mir bewusst: Stundenlang nach der richtigen Agentursoftware für die Zeiterfassung zu suchen kommt wahrscheinlich ganz ans Ende deiner langen To-do-Liste. Sparen wir dir also diese wertvolle Zeit – lies einfach diesen Artikel.

Wir stellen dir keine endlosen Optionen vor, sondern einfach eine Liste der Top 7 der Zeiterfassungstools für Agenturen, die dir Zeit sparen und mehr Geld einbringen. Dabei gehen wir auf alles ein und stellen die  Funktionen, Vorteile und die Preisgestaltung vor, damit du die beste Entscheidung für deine Agentur treffen kannst.

Also, Ärmel hoch und los.

Was machen Zeiterfassungstools für Agenturen?

Wie der Name schon sagt: Agentursoftware für die Zeiterfassung unterstützt deine Teammitglieder dabei, ihre Arbeitsstunden im Blick zu halten und zu sehen, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben und Projekte für verschiedene Kunden aufwenden.

Zeiterfassung für Agenturen sollte Folgendes können:

1. Die Arbeit deines Teams erfassen, damit die Arbeitsstunden für bestimmte Aufgaben und Projekte in Echtzeit aufgezeichnet werden.
2. Arbeitsmanagement für Kunden ermöglichen, damit dein Team seine Arbeitszeit Kunden zuordnen und genaue Berichte und Rechnungen erstellen kann.
3. Abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden für transparente Rechungserstellung trennen.
4. Detaillierte Berichte bieten, aus denen ihr Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten ablesen und Erkenntnisse zur Produktivität ziehen könnt.
5. Teammitglieder können bei Bedarf Zeiteinträge ändern oder korrigieren.
6. Automatische Erkennung von Leerlauf oder Inaktivität, damit die Zeiterfassung genau bleibt.
7. Integration mit Projektmanagement-Tools wie Asana und Jira, um Aufgaben und Projekte mit Zeiterfassung zu synchronisieren.
8. Verknüpfung mit Rechnungstools (wie QuickBooks und FreshBooks), Gehaltsabrechnungssystemen oder CRM-Plattformen für reibungslose Betriebsabläufe.
9. Exportieren von Zeiteinträgen in CSV, PDF oder anderen Formaten für die Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung oder Projektauswertung.
10. Intuitive Benutzeroberfläche, die einfach zu verwenden ist und keine große Lernkurve hat.
11. Die Zeiterfassung funktioniert auch offline (wenn keine Internetverbindung besteht).
12. All Zeitdaten werden sicher gespeichert und verschlüsselt, um sensible Daten zu schützen.
    

Die Liste ist natürlich ganz schön lang, aber alle genannten Funktionen sind notwendig.

Der Grund?

Neben der Zeiterfassung in deiner Agentur soll die Software dir auch sagen, was funktioniert und was nicht. Wenn zum Beispiel ein Projekt ständig das Budget sprengt, kann Zeiterfassung dir aufzeigen, ob es an Scope Creep liegt oder daran, dass der Zeitaufwand für gewisse Aufgaben konstant unterschätzt wird. Mit diesen Erkenntnissen kannst du dann deine Deadlines anpassen, deine Ressourcen besser einteilen oder an deiner Preisgestaltung feilen. 

Darum braucht deine Agentur Zeiterfassungssoftware

Ein Zeiterfassungstool für Agenturen verbindet alle Aspekte des Betriebsmanagements. Es kann dich dabei unterstützen, Projekte zu steuern und die Erwartungen deiner Kunden zu erfüllen, da mit seiner Hilfe dein Team produktive Arbeit leisten und dein Unternehmen Profit machen kann.

Hier sind die Gründe, warum du in Zeiterfassungssoftware für deine Agentur investieren solltest.

Nr. 1: Mehr Effizienz und besseres Projektmanagement

Wenn du in deiner Agentur Arbeitszeiterfassung einsetzt, kannst du Aufgaben besser organisieren, realistischere Deadlines festlegen und die richtigen Prioritäten setzen, weil du unwirtschaftliche Abläufe praktisch auf einen Blick erkennen kannst. Und wenn eure Projekte pünktlich und budgetgetreu abgeschlossen werden, kannst du dich über zufriedene Kunden und einen makellosen Ruf deiner Agentur freuen.

Nr. 2: Genaue Rechnungsstellung für Kunden

Akkurate Rechnungen sind die Grundlage für Vertrauen und Rentabilität. Ein Zeiterfassungstool hält alle abrechenbaren Stunden für dich fest und reduziert dadurch Fehler bei der Rechnungserstellung.

Nr. 3: Mehr Produktivität im Team 

Eine gute Zeiterfassungssoftware für Agenturen regt die Mitarbeitenden zu verantwortungsbewusster Arbeit an, ohne ins Mikromanagement abzugleiten. Dein Team bekommt einen klareren Überblick, wie es seine Arbeitszeit einsetzt, und kann sich so effektiver konzentrieren und Aufgaben effizienter priorisieren.

Nr. 4: Weniger Verwaltungsaufwand

Die richtige Agentursoftware sollte die Zeiterfassung automatisch erledigen und die Verwaltungsarbeit reduzieren.

Manuelle Stundenerfassung, Stundenzettel und Dreifachprüfung (!) von Rechnungen sollten nicht zum Arbeitsalltag deines Teams gehören. Das richtige Werkzeug erledigt die Arbeitszeiterfassung in deiner Agentur automatisch, erstellt Berichte und lässt sich sogar mit euren Systemen für die Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung synchronisieren – und erspart euch somit jede Woche mehrere Stunden Verwaltungsaufwand.

Nr. 5: Geeignet für Remote-Teams und Hybrid-Teams

Da in vielen Agenturen Remote-Arbeit an der Tagesordnung ist, ist die Zeiterfassung an jedem Ort und in jeder Zeitzone ein absolutes Muss. Ein gutes Zeiterfassungstool für Agenturen schafft es, dass Remote-Teams produktiv und aufeinander abgestimmt bleiben.

Nr. 6: Entscheidungen auf Datenbasis

Die besten Agenturen erfassen nicht einfach nur die Zeiten, sondern nutzen die Daten für klügere Geschäftsentscheidungen. Manche Zeiterfassungsprogramme erstellen Berichte zur Rentabilität von Projekten und Teamleistung, anhand derer du Betriebsaspekte optimieren und Einnahmen maximieren kannst.

Die Top 7 der Zeiterfassungstools für Agenturen

Jetzt kommen wir zur versprochenen Liste der besten 7 Zeiterfassungstools für Agenturen und KMU.

Die Beschreibung zu jedem Tool enthält einen Überblick über seine Funktionen und eine Liste, inwiefern es für deine Agentur von Vorteil sein und die Produktivität und Rentabilität steigern kann. Wenn du nicht den kompletten Artikel lesen willst, kannst du einfach zu dem Abschnitt springen, in dem die Vorteile jedes Tools für deine Agentur beschrieben werden.

#1 Memtime

Memtime landet auf dem ersten Platz, weil es ein Zeiterfassungstool für Agenturen ist, das dein Team tatsächlich auch verwendet. Es hat keinerlei Lernkurve, ist vollautomatisch, stört nicht den Workflow und liefert die genauesten abrechenbaren Stunden.

Glaubst du nicht?

Dann lies hier, warum Memtime funktioniert.

Es ist eine Software für die automatische Zeiterfassung, die deine Zeiten in verschiedenen Programmen, Browsern, Dateien und Aufgaben aufzeichnet – komplett ohne manuelle Eingaben.

Memtime arbeitet ganz still und leise im Hintergrund und zeichnet deine Tätigkeiten während der Arbeit (Tabs, Meetings, Slack, Team-Chats, Projektmanagement-Tools, Kundenanrufe usw.) mit absoluter Genauigkeit auf – keine Minute geht verloren.

Das Programm schickt dir keine störenden Erinnerungen, dass du deine Leerlaufzeiten erfassen oder eine Pause machen sollst. Es arbeitet einfach nur im Hintergrund vor sich hin – du kannst also ebenfalls einfach nur arbeiten.

Du denkst nicht einmal daran, dass du deine Zeiten erfasst.

Du brauchst nur deinen Computer einzuschalten und wie immer mit der Arbeit loszulegen, und Memtime erfasst alles automatisch für dich.

Und darum wird Memtime zum Sieger gekrönt:

• Memtime zeichnet deine Tätigkeiten auf zeigt den Namen des Programms, die Details und die Zeit an, die du darin gearbeitet hast. Danach sortiert die App alles in eine chronologische Zeitleiste ein, die Erinnerungshilfe.

• Deine Zeitdaten sind ausschließlich für dich einsehbar, also für den jeweiligen Nutzer selbst, und werden lokal und offline auf deinem Computer gespeichert. Niemand sonst hat Zugriff darauf und die Daten werden nicht in der Cloud gespeichert.
• Wenn du einen Überblick über deinen Arbeitstag willst, kannst du ein- und auszoomen und dir deine Arbeit in Intervallen von 1-60 Minuten anzeigen lassen.
• Du kannst dann entscheiden, welche Tätigkeiten als Zeiteinträge verbucht werden sollen (und sie mit Projekten in deiner Projektmanagementsoftware synchronisieren).
• Memtime ist mit mehr als 100 Tools und Programmen integrierbar und bietet die Möglichkeit zur Synchronisation in beide Richtungen, du kannst also Projekte und Aufgaben in Memtime importieren und dann die entsprechenden Zeiteinträge zurück in die Projekte und Programme exportieren.
• Memtime ist für Windows, Mac und Linux verfügbar.

Wenn du für die genaue Rechnungsstellung für deine Kunden 100 % sicher sein willst, was deine Arbeitsstunden und die deines Teams angeht, probiere Memtime einfach mal aus.

Es dauert keine 10 Sekunden, einen Memtime-Account mit deinem Namen zu erstellen – du brauchst nicht mal Kreditkartendaten. Danach kannst du das Tool herunterladen und installieren.

Ich empfehle dir, Memtime einfach kostenlos für 2 Wochen zu testen.

#2 Hubstaff

Hubstaff ist, wie der Name verrät, ein Hub von Tools, darunter Zeiterfassung für Agenturen und Produktivitätsmanagement. Das Tool kann für moderne Marketingagenturen und ihre Remote-Teams nützlich sein: Es wird als App beworben, die den Betriebsablauf vereinfacht, die Verantwortung im Team stärkt und für genaue Rechnungsstellung an die Kunden sorgt.​

Hubstaff umfasst unter anderem die folgenden Funktionen:

• Mit Hubstaff können Nutzer ihre Stunden mit Start-/Stop-Timern erfassen.​ Sie können dann ihre erfassten Zeiten durchsehen und bei Bedarf anpassen.
• Die App berechnet Zeit in Meetings im Vergleich zu Gesamtarbeitsstunden, dazu auch unproduktive Zeiten.
• Hubstaff kann optional Screenshots machen (alle 10 Minuten), überwacht den Aktivitätsgrad und die Verwendung von Programmen und URLs. Hubstaff zufolge können Nutzer anhand dieser Funktion ihre Arbeitsmuster besser verstehen und Verbesserungsbereiche finden.​
• Es verfügt über integrierte Taskmanagement-Funktionen, mit denen du Aufgaben zuweisen, Prioritäten setzen und Fortschritte überwachen kannst.
• Im Programm kannst du Projektbudgets festlegen, Teammitgliedern Vergütungssätze zuweisen und Gehaltsabrechnungen automatisieren.
• Du kannst Projekte in Aufgaben aufsplitten, Deadlines festlegen und die Annäherung an Projektbudgets beobachten (nach Stunden oder Geld).
• Du kannst außerdem detaillierte Berichte erstellen, um Arbeitsstunden, Produktivitätstrends und Projektperformance zu analysieren.
• Hubstaff ist mit mehr als 30 Tools integrierbar, darunter Asana, Trello und QuickBooks, damit du den Workflow synchronisieren kannst und über verschiedene Plattformen hinweg konsistent bleibst.​

#3 Clockify

Clockify ist eine bekannte Software, die sich an Einzelpersonen und Teams richtet und spezielle Funktionen zur Zeiterfassung für Agenturen enthält, die mehrere Projekte und Kunden bedienen.

Das Programm umfasst Funktionen zur Zeiterfassung, Projektkoordination und Berichterstattung.​

Einige der Hauptfunktionen des Tools sind:

• Mit Clockify kannst du Stunden in Echtzeit erfassen (mit einem Start-/Stop-Timer) und Zeiten manuell hinzufügen.
• Du kannst Projekte und Aufgaben innerhalb von Clockify erstellen und verwalten und so eine klare Arbeitsstruktur schaffen.
• Es können detaillierte Berichte erstellt werden, um Zeitnutzung, Produktivitätstrends und Projektperformance auszuwerten.
• Das Programm bietet wöchentliche oder monatliche Stundenzettel mit einem Überblick über abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden, der für die Gehaltsabrechnung verwendet werden kann.
• Clockify erfasst abrechenbare Zeiten für die Rechnungsstellung und die Kostenkontrolle.​ Du kannst anhand der Zeiten Rechnungen erstellen und Fixkosten und variable Ausgaben im Blick behalten.
• Clockify ist mit mehr als 80 Apps integrierbar, z. B. Asana und Trello.​
• Das Programm ist für Mobilgeräte und Desktops verfügbar.
• Mit dem Kiosk-Add-on ist das An- und Abmelden über ein geteiltes Gerät mit PIN möglich.
• Die App schickt dir Erinnerungen bei Inaktivität, um für Genauigkeit zu sorgen.

#4 Toggl Track

Toggl Track ist ein solides Zeiterfassungstool für Agenturen und Einzelpersonen, die ihre Zeiten aufzeichnen und verwalten wollen. Seine Funktionen sind für verschiedene Bedürfnisse geeignet, von der einfachen Zeiterfassung bis hin zu detaillierterem Projektmanagement und Berichten.​

Die wichtigsten Funktionen von Toggl Track:

• Die App verfügt über einen Start-/Stop-Timer, mit dem du Arbeitszeiten für Aufgaben und Projekte in Echtzeit erfassen kannst. Es sind außerdem manuelle Zeiteinträge möglich, wenn die Arbeit zum Teil offline erledigt oder nicht erfasst wurde. 
• Du kannst mit der App Projekte und Aufgaben erstellen und ordnen und zudem Arbeitsplätzen und Mitgliedern Abrechnungssätze zuweisen.
• Toggl Track hat detaillierte Berichtsfunktionen, mit denen du Zusammenfassungen sowie detaillierte und wöchentliche Berichte erstellen kannst. Mit diesen erhältst du Einblicke in Zeitkontingente, Produktivitätstrends und Projektfortschritte. ​
• Schnelle Gehaltsabrechnungen sind anhand von erfassten abrechenbaren Stunden möglich.
• Die App ist integrierbar mit mehr als 100 Programmen, darunter Tools wie Asana, Slack, Jira und Salesforce.
• Auf Toggl Track kannst du über Web, Desktop (Windows, Mac) und Mobilgeräte (iOS, Android) zugreifen. 
• Toggl Track erkennt Inaktivität, kann automatische Erinnerungen schicken und hat Pomodoro-Timer.

#5 Timely

Wenn du auf der Suche nach einem KI-gestützten Zeiterfassungstool für Agenturen bist, probiere es mit Timely.

Ähnlich wie Memtime arbeitet Timely diskret im Hintergrund und zeichnet automatisch deine Arbeitszeiten in verschiedenen Programmen und Aufgaben auf. Die Memory-App des Tools erfasst Aktivitäten automatisch und synchronisiert sie in der Cloud. Da die App selbst kein eigenes Interface hat, kannst du deine Zeitdaten nur über die Webversion einsehen und verwalten.

Zu den wichtigsten Funktionen von Timely gehören die folgenden:

• Du kannst Zeiten ohne manuelle Eingaben über verschiedene Programme und Webseiten hinweg erfassen. Timely verwendet KI zur automatischen Erstellung von Stundenzetteln, manuelles Erfassen entfällt also.
• Die App liefert einen Überblick über erfasste und geplante Stunden. Sie kann nicht erfasste Zeiten, Überstunden und Zeitlücken hervorheben, damit Genauigkeit garantiert ist.
• Für bessere Ordnung und schnelleren Zugriff auf Projektdaten kannst du Tags und Filter zuweisen.
• Projektbudgets kannst du in Echtzeit im Blick behalten und Kostenvergleiche für verschiedene Projekte und Kunden einsehen.
• Du kannst Projekten oder Kunden einen eigenen Abrechnungssatz zuweisen und dann Rechnungen anhand der erfassten Stunden erstellen. (Timely ist mit QuickBooks integrierbar.)
• Timely gibt es für Desktop, Mobilgeräte und Web, es ist also Zeiterfassung von überall möglich.
• Die App ist integrierbar mit Agentursoftware wie Asana, Trello und QuickBooks.

#6 Productive.io

Productive.io ist nicht nur ein Zeiterfassungstool, sondern eher eine Management-Plattform, die auch Funktionen für das Projektmanagement und die Zeiterfassung für Agenturen umfasst. Das Programm kann bei der Budgetierung und Teamarbeit unterstützen.

Das Tool ist eigens für Agenturen entwickelt und bietet Funktionen, mit denen du abrechenbare Stunden erfassen, das Ressourcenmanagement verbessern und die Rentabilität maximieren kannst. Es vereint Zeiterfassung, Budget, Berichte und Rechnungsstellung.

Wenn du auf der Suche nach einer Software für deine Agentur bist, die mehr als nur Arbeitszeiterfassung kann, ist dieses Programm vielleicht die Lösung für dich.

Einige der wichtigsten Funktionen von Productive sind:

• Du kannst Zeiten manuell oder mithilfe von Start-/Stop-Timern erfassen.
• Erfasste Zeiten kannst du bestimmten Projekten, Aufgaben und Kunden zuweisen.
• Du kannst Projekte mit Kanban-Boards, Aufgabenlisten und Gantt-Diagrammen verwalten und zudem deine Teammitglieder verschiedenen Aufgaben zuweisen, Prioritäten setzen und Fortschritte überwachen.
• Du bekommst einen Überblick, wie weit die tatsächlichen Arbeitszeiten mit den Projektbudgets übereinstimmen (Projektüberwachung in Echtzeit).
• Mit der App kannst du erbrachte Arbeitsstunden und Budgetschätzungen vergleichen und damit zukünftige Schätzungen genauer gestalten.
• Du kannst Rechnungen anhand von erfassten Zeiten erstellen und sie auf Grundlage von abrechenbaren Stunden, Festpreisen oder Honorarvereinbarungen anpassen.
• Die Möglichkeit zur Integration mit QuickBooks, Xero und anderen Buchhaltungsprogrammen erleichtert das Finanzmanagement.
• Innerhalb der Aufgaben und Projekte kann dein Team Dokumente teilen, Kommentare hinterlassen und in Echtzeit kommunizieren.
• Über die App kannst du Analysen zu Teamproduktivität, abrechenbaren Stunden und Rentabilität des Projekts einsehen und benutzerdefinierte Berichte erstellen.

#7 Wrike

Wrike ist eine Agentursoftware für Projektmanagement und Zeiterfassung, mit der Projekttermine und Budgets eingehalten werden können. Sie enthält Tools für die Zeiterfassung, das Aufgabenmanagement und die Teamarbeit, mit deinen deine Agentur effizienter arbeiten kann.

Ich würde sagen, dass Wrike keine schlechte Wahl ist, wenn du auf der Suche nach einer Alles-in-einem-Lösung bist, die Zeiterfassung mit Projektplanung und Berichterstattung kombiniert. Das Programm ist gut für Marketingagenturen und kreative Teams geeignet.

Hier sind einige der Hauptfunktionen von Wrike:

• Mit dem eingebauten Tool ist eine manuelle Zeiterfassung möglich. Bei Aufgaben startest und stoppst du dafür einen Timer oder trägst Zeiten im Nachhinein manuell ein.
• Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden kannst du im Auge behalten und so die Rentabilität optimieren.
• Du kannst Projekte mit Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen und Aufgabeninterdependenzen verwalten, deinem Team Aufgaben zuweisen, Prioritäten festlegen und die Projektfortschritte in Echtzeit überwachen.
• Wrike bietet automatische Workflows, um Abnahmen zu beschleunigen und die Verwaltungsarbeit zu reduzieren.
• Dein Team kann Kommentare hinterlassen, Dateien teilen und andere Teammitglieder innerhalb der App @taggen. (Es gibt einen zentralen Dokumentenspeicher, mit dem Teams Dateien direkt an Aufgaben anhängen können.)
• Du kannst benutzerdefinierte Berichte zu Projektzeitplänen, Budgetnutzung und Teamproduktivität erstellen.
• Über die programminternen Dashboards und Analysen kannst du die Teamleistung nachverfolgen.
• Wrike enthält auch fertige Projektvorlagen für Marketingkampagnen, kreative Projekte und Kundenmanagement. Theoretisch kannst du mit diesen vorgegebenen Workflows in wenigen Minuten neue Projekte erstellen.
• Wrike kann mit Slack, Salesforce Microsoft Teams und anderen Programmen verknüpft werden; insgesamt gibt es mehr als 400 Optionen.
• Du kannst Wrike mit Buchhaltungstools synchronisieren, um Rechnungsstellung oder Gehaltsabrechnungen zu vereinfachen.

Fazit

Puh – ganz schön langer Artikel, oder?

Aber Zeit ist Geld und jetzt weißt du auch, warum du sie erfassen musst.

Schlussendlich sollte dein Ziel immer das gleiche sein, egal ob du einen vollautomatisches Zeiterfassungstool für Agenturen wie Memtime oder eine Kombi-Lösung wie Wrike verwendest: Deine Agentur soll Zeit sparen und mehr Geld verdienen können.

Suche dir also die für dich beste Lösung aus, erfasse deine Zeiten und sieh zu, wie eure Produktivität (und Profite) gen Himmel steigen.

Und wenn du immer noch nicht sicher bist, welches Tool du ausprobieren sollst, rate ich dir einfach: Melde dich für unsere 14-tägige kostenlose Testversion an. Du wirst es nicht bereuen. 😉