Zeiterfassung: Die Probleme – und welche Lösungen wirklich helfen
Niclas Preisner, 29. Oktober 2021

Niclas Preisner, 29. Oktober 2021
Lesezeit: 5 Minuten
Zeiterfassung nervt. Darauf können sich alle einigen. Mitarbeiter schieben die lästige Aufgabe vor sich her – Chefs und Projektleiter müssen den Zeiten hinterherlaufen.
Aber warum funktioniert der Prozess oft so schlecht? Im Folgenden erfahrt ihr, wo die wahren Probleme liegen – und wie man seine Zeiterfassung trotzdem in den Griff bekommen kann.
Schon mal selbst Zeiten erfasst? Dann brauchen wir ja nicht darüber zu streiten, dass diese Zeiten wenig mit der Realität zu tun haben.
Laut der Studie "Time is money" aus der Harvard Business Review liegt die Genauigkeit der Zeiten selbst bei täglicher Erfassung nur bei 67 Prozent.
Die Gründe dafür reichen von der „Ebbinghaus Forgetting Curve“ (je mehr Zeit vergeht, desto weniger wird erinnert) bis hin zu Cognitive Biases (Zeit scheint schneller zu vergehen, wenn Aufgaben Spaß machen – und umgekehrt).
Werden die Zeiten nur alle zwei bis drei Tage oder erst am Ende der Woche erfasst, landen übrigens nur 48 bis 55 Prozent der Zeiten auf den richtigen Projekten.
In der Theorie kann man die Genauigkeit dieser Schätzwerte ganz leicht steigern. Einfach immer beim Aufgabenwechsel die Uhrzeit notieren und später zusammenrechnen. Oder einfach immer auf eine Stoppuhr drücken. Ja nun.
In der Praxis merkt man schnell, wie viele kleine Aufgabenwechsel die Projektarbeit enthält – und dass kontinuierliche Zeiterfassung ständig den Workflow unterbricht.
Je nach Projektmenge ergibt sich für das kontinuierliche Erfassen und Kommentieren von Zeiten ein Aufwand von 15 bis 45 Minuten pro Tag.
Diesen Aufwand halten aber nur wenige Mitarbeiter durch.
Denn kontinuierliche Zeiterfassung wird im Laufe des Tages dann doch wieder vergessen. Sobald eben volle Konzentration auf die eigentliche Arbeit gefordert ist. Das heißt, am Ende muss man dann doch wieder beim Schätzen.
Weil sie zu faul sind? Sind sie nicht. Weil die Aufgabe keinen Spaß macht? Nein. Zeiterfassung macht zwar wirklich keinen Spaß, aber der wahre Grund ist: Weil es nichts zu gewinnen gibt.
Denn kein Chef kann beurteilen, ob Zeiten gut, also realistisch, erfasst wurden. Das weiß nur der Zeiterfasser selbst. Es kann also nur beurteilt werden, ob überhaupt Zeiten erfasst wurden.
Das heißt, niemand kann sich durch gute Zeiterfassung hervortun. Vielmehr verschwendet man als Mitarbeiter damit Zeit, die in die eigentliche Arbeit fließen könnte. Arbeit, auf die man Feedback erhält, für die man befördert und belohnt werden kann.
Das Ergebnis ist wenig überraschend: Die wertschöpfende Arbeit bekommt Priorität.
Der Großteil aller Mitarbeiter schätzt Zeiten rückblickend am Ende des Tages oder alle zwei bis drei Tage. Ein nicht allzu kleiner Teil erfasst auch nur am Ende der Woche oder des Monats.
Durch den Mix dieser extrem falschen Schätzungen mit den durchschnittlichen Schätzungen der Kollegen entstehen also im Gesamtbild unterdurchschnittliche Schätzungen. Puh.
Als wäre das nicht schon sinnlos genug, kommen die ungenauen Zeiten auch noch teuer. Laut Harvard Business Review verliert die US-Wirtschaft täglich 7,4 Milliarden Dollar durch falsche Schätzungen.
Wo wird das ganze Geld verloren? Spoiler: Vor allem in der Planung. Nicht in der Abrechnung. Ob und wie man abrechnet, hat erst mal nichts mit der Frage zu tun, ob falsche Zahlen ein Unternehmen Kapazitäten oder Geld kosten.
Fragt man Geschäftsführer und Controller erfolgreicher Agenturen, warum sie möglichst realistische Projektzeiten wollen, ergibt sich ein differenziertes Bild:
Wem das zu abstrakt ist, der kann mit unserem Zeiterfassungsrechner herausfinden, wie viele Stunden jeden Monat verloren gehen – und was das wirtschaftlich bedeutet.
Beispiel: Einer Firma mit zehn Mitarbeitern gehen trotz täglicher Zeiterfassung 402 Stunden im Monat verloren. Bei einem internen Stundensatz von 100 Euro sind das im Jahr 482.400 Euro an versunkenen Kapazitäten.
Geeignet für: Kleinere Unternehmen (mit Liquiditätsproblemen)
Guten Gewissens kann man das eigentlich keinem Unternehmen empfehlen. Denn in diesem Blindflug versickert ein Haufen Geld.
Aber die Frage ist legitim: Warum an einem zeitaufwendigen Prozess festhalten, der sowieso nur fragwürdige Ergebnisse liefert?
Gerade wenn es ums nackte Überleben geht – und das kann jedem mal passieren, der einen wichtigen Kunden verliert – ist die Frage nach dem Aufwand für Projekte verständlicherweise die letzte Sorge.
Auch wer nicht gerne mit Zahlen umgeht – und auch keine entsprechende Kompetenz im Unternehmen hat, der kommt in kleineren Teams planungstechnisch durchaus eine Weile mit seinem Bauchgefühl zurecht.
Geeignet für: Alle Unternehmensgrößen
Das hört sich erst mal esoterisch an. Aber wir erinnern uns: Zeiten werden schlecht erfasst, weil man dafür nichts bekommen kann. Meistens nicht mal ein Dankeschön.
Wenn Zeiterfassung gesehen wird und Wertschätzung erfährt, erhöht das auf jeden Fall sofort die Zeiterfassungsmoral.
Best Practice in 3 Schritten:
Geeignet für: Alle Unternehmensgrößen
Automatische Zeiterfassung. Damit sind keine Stoppuhren gemeint, sondern intelligente Zeitrekorder: Alle Computeraktivitäten in Dateien, E-Mails und Programmen sowie alle Offlinezeiten und Kalendertermine werden vollautomatisch gemessen und in ihrer Reihenfolge angezeigt.
Das heißt, Mitarbeiter sehen ihren Tag als Timeline und können diese Erinnerungshilfe nutzen, um ihre Zeiten auch nach mehreren Tagen noch präzise Projekten zuzuordnen und mit einem Klick an die Agentursoftware zu exportieren.
Entscheidend: Nur der Mitarbeiter selbst kann diese Timeline sehen, da die komplette Zeitmessung allein auf seinem Gerät gespeichert wird und nicht auf einem Server. Überwachung ist also von vornherein ausgeschlossen.
Warum es gut funktioniert: Das Konzept leugnet nicht, dass Zeiterfassung für Mitarbeiter keine Priorität hat und in der Regel rückblickend erledigt wird.
Es hält ihnen das Thema also bei der Arbeit vom Leib und gibt ihnen die Möglichkeit, Zeiten sogar erst am Ende der Woche zu erfassen und dabei von ganz allein genauer zu sein als mit täglichen Schätzungen.
Denn erst wenn man es durch eine Erinnerungshilfe leichter hat, als sich rückblickend den Kopf zu zerbrechen und Phantasiezeiten auszudenken, steigt die Genauigkeit der Zeiten wirklich.
Tool Empfehlungen: Interessiert an automatischer Zeiterfassung? Dann sieh dir memtime, time by ping, chrometa oder wisetime an.