Arbeitsunterbrechungen: Was sie wirklich kosten

Spielen wir kurz durch, warum ständige Unterbrechungen bei der Arbeit so teuer sind:

Es ist 16:47. Du bist erschöpft. Dein Terminplan war proppenvoll, auf Slack das übliche Chaos. 

Du hast gefühlt 9.000 Nachrichten beantwortet, 4 endlosen Meetings beigewohnt und mindestens 6 Leuten bei ihrer „kurzen Frage“ geholfen.

Jetzt willst du deine Zeiten erfassen. Und im Kopf herrscht Leere.

Was hast du heute noch mal genau gemacht? Du weißt es nicht mehr.

Wenn dir diese Situation bekannt vorkommt, eins vorweg: Es liegt nicht daran, dass du deine Arbeit schlecht machst oder desorganisiert oder gar faul bist. Du wirst nur ständig unterbrochen. Es hört nicht auf!

Unterbrechungen im Arbeitsfluss sind gerne Thema, wenn es darum geht, dass Konzentration und Produktivität darunter leiden. In Wirklichkeit ist das hier aber nicht das Problem. Die wahren Kosten ständiger Arbeitsunterbrechungen liegen vielmehr in den unsichtbaren Minuten und sogar Stunden: Die Arbeitszeit geht verloren. Sie wird schlicht und einfach nicht erfasst, eingerechnet, in Aufwandsschätzungen einbezogen oder in Rechnung gestellt. Und an dieser Stelle geht damit auch still und leise das Geld verloren.

In diesem Artikel besprechen wir, warum die wahren Kosten von Arbeitsunterbrechungen nicht in der verlorenen Konzentration stecken, sondern in den unsichtbaren Zeiten. Wir schauen uns an, wie ständig unterbrochen zu werden deine Arbeit fragmentiert und Pi-mal-Daumen-Zeiten zu unvollständigen Berichten, schlechten Schätzungen und zu niedrigen Rechnungen führen.

Es ist ein großes Thema, steigen wir also direkt ein.

Wichtigste Erkenntnisse

• Ständige Arbeitsunterbrechunegn stören deine Konzentration und haben zur Folge, dass die echte Arbeit verloren geht.
• Wenn dein Arbeitstag in kleine Stückchen zerbrochen wird, kann dein Gedächtnis nur sein Bestes geben und anfangen zu raten.
• Das Problem dabei ist nicht, dass du nicht effizient arbeiten würdest, sondern dass ein großer Teil deiner Arbeit nicht sichtbar wird und nicht in Berichte und Rechnungen einfließt.
• Manuelle Zeiterfassung erwartet von dir, dass du dich genau an deinen gesamten Tagesverlauf erinnerst. So funktioniert das menschliche Gedächtnis aber nicht.
• Nicht in Rechnung gestellte Zeit hat keine dramatischen Auftritte, sondern zeigt sich in erschöpften Teams, verwaschenen Projekten und einem unguten Gefühl.
• Automatische Zeiterfassung wie mit Memtime behält ein Auge auf die Realität und füllt die Gedächtnislücken, damit du dir nicht alles merken oder komplizierte Schätzspielchen anstellen musst.

Wie schlimm sind Arbeitsunterbrechungen wirklich?

Ziemlich schlimm, finde ich.

Ich stelle sie mir wie Mücken im Büro vor: Sie sind klein, nervtötend, geben nicht auf und schaffen es immer, dich zu finden. Dieser Eindruck wird durch Studien belegt.

Eine bekannte Studie der University of California, Irvine, hat gezeigt, dass Menschen nach einer Unterbrechung durchschnittlich 23 Minuten brauchen, bis sie wieder ganz bei der ursprünglichen Aufgabe sind (wenn sie ihren Fokus überhaupt wiederfinden). Das bedeutet natürlich nicht, dass du 23 Minuten die Wand anstarrst – dein Gehirn muss vielmehr den Kontextwechsel bewältigen und versucht, wieder in den vorherigen geistigen Zustand zu kommen und sich zu erinnern, was genau du eigentlich gemacht hast, bevor dein Kollege „kurz mal eben“ etwas gefragt hat.

Andere Studien brachten ähnliche Ergebnisse. Menschen, die unterbrochen werden, arbeiten schneller (im Versuch, die Arbeitsunterbrechung auszugleichen), sind gestresster und machen mehr Fehler.

Unterbrechungen bei der Arbeit haben also echte Konsequenzen. Die Sache ist aber die: Verlorene Konzentration ist eine offensichtliche Folge, die verlorene Sichtbarkeit fällt zunächst weniger auf.

Und auf diese Sichtbarkeit wollen wir uns hier konzentrieren.

Arbeitsunterbrechungen bedeuten fragmentierte Arbeit

Das Problem mit Unterbrechungen im Arbeitsfluss ist, dass sie deine Arbeit nicht einfach pausieren, sondern dass du diese in Bruchstücken erledigst.

Dein Arbeitstag verläuft also nicht mit 2 Stunden Bericht schreiben, 90 Minuten Design, 1 Stunde Kundenbesprechung, sondern zersplittert in 6 Minuten hier, 11 Minuten da, 39 Minuten auf Slack, 8 Minuten kurze Frage deines Kollegen beantworten usw.

Nichts davon fühlt sich in dem Moment wie „echte“ Arbeit an – es ist aber absolut echte Arbeit, nur eben in Bruchstücken. Weil dein Arbeitstag so fragmentiert ist, ist es schwer, ihn dir hinterher in Erinnerung zu rufen oder genau zu erfassen. Du kannst deine Arbeit ärgerlicherweise nicht einmal komplett belegen.

Und das sind nur die halben Kosten von konstanten Arbeitsunterbrechungen.

Wie fragmentierte Arbeit normalerweise erfasst wird

Um Arbeitszeiten komplett zu erfassen (selbst wenn sie fragmentiert sind), verlassen sich überraschend viele Unternehmen und Branchen auf die traditionelle Zeiterfassung. Dazu gehören Dienstleister, Agenturen, Beratungsfirmen, Ingenieurbüros, Anwaltskanzleien und mehr. Sie alle nutzen Zeiterfassung, um Budgets und Projektkosten zu belegen.

Und soweit ich weiß, geschieht diese Zeiterfassung – trotz Jahrzehnten der Software-Innovation – in den meisten Fällen auf die althergebrachte Weise: manuell.

Dabei kommen klassische Tabellen und Stundenzettel in Kombination mit einem manuellen Zeiterfassungstool zum Einsatz, was auch der Grund ist, warum dabei keine genauen Daten zustande kommen. Die Voraussetzung für die manuellen Zeiterfassung ist, wie oben schon angeklungen, recht einfach: Es wird erwartet, dass Menschen sich genau daran erinnern können, woran sie wie lange gearbeitet haben, und ihren Tagesverlauf im Nachhinein exakt rekonstruieren. Was offensichtlich eine extrem fehleranfällige Annahme ist.

Der Arbeitstag der meisten von uns kann nämlich nicht einfach in saubere, gut zu merkende Blöcke unterteilt werden. Untersuchungen der University of California, Berkeley, zu den Auswirkungen von Unterbrechungen zeigen, dass Arbeitsunterbrechungen die kognitive Belastung und den Stress erhöhen, was sich auf Gedächtnisspeicherung und Erinnerung auswirkt. Anders gesagt: Je fragmentierter dein Arbeitstag, desto schlechter wird dein Gedächtnis.

Wenn du dich also erinnern sollst, wie lange du vor drei Tagen an einer bestimmten Sache gearbeitet hast, macht dein Gehirn das, was es unter Druck immer macht: Es rundet und schätzt.

„Ungefähr eine Stunde.“

„Vielleicht den halben Tag?“

„Sagen wir 30 Minuten.“

Warum Schätzungen kontraproduktiv sind

Ganz klar gesagt: Unterbrechungen bei der Arbeit führen zu Schätzungen, Arbeitszeit geht verloren und damit auch Geld.

Das Magazin Inc. formuliert es so: Arbeitsunterbrechungen stehlen enorm viel Zeit, wobei oft nicht klar ist, wo diese Zeit hin ist. Die Zeit verschwindet nicht, sie ist nur nirgends aufgeführt.

Und nicht aufgeführte Zeit existiert nicht in Berichten und auf Stundenzetteln, wodurch eine Kettenreaktion entsteht:

1. Fragmentierte Arbeit führt zu ungenauen Erinnerungen.
2. Ungenaue Erinnerungen führen zu geschätzten Zeiteinträgen.
3. Geschätzte Zeiten führen zu unvollständigen Berichten.
4. Unvollständige Berichte sorgen für schlechte Aufwandsschätzungen.
5. Schlechte Aufwandsschätzungen führen zur Unterberechnung.

Das Ärgerlichste dabei ist, dass du selbst nichts falsch gemacht hast. Der Fehler liegt im System, weil es von dir präzise Erinnerung verlangt, obwohl das aus neurologischer Sicht völlig unrealistisch ist.

Und am allerschlimmsten ist die Tatsache, dass deine Arbeit umso unsichtbarer wird, je wichtiger und wertvoller sie ist: Je höher deine Position, desto mehr beruht deine Arbeit schließlich auf Entscheidungen, Auswertungen, Kontextwechseln und der Lösung und Vermeidung von Problemen.

Machen wir einen kurzen Realitätscheck

Die Frage ist vielleicht etwas unangenehm, muss aber gestellt werden: Wie viel Zeit verlierst du dadurch tatsächlich?

Ein Tool wie der folgende Rechner kann dabei praktisch sein. Er soll dich nicht bewerten oder verurteilen, sondern als Hilfestellung dienen:

Der Rechner regt dich an, darüber nachzudenken, wie oft deine Arbeit im Tagesverlauf unterbrochen wird. Du gibst deinen Stundensatz an und wie viele Minuten pro Tag nicht in Rechnung gestellt werden, und dein Einnahmenverlust pro Tag, Monat und Jahr wird für dich berechnet.

Das Ergebnis wird vermutlich kein angenehmes sein – nicht, weil es Ineffizienz oder Zeitverschwendung offenbaren würde, sondern weil es zeigt, wie viel tatsächliche Arbeit nie in Rechnung gestellt wurde und wie viel Geld dadurch verloren gegangen ist.

Diese Zahlen sind nicht dazu gedacht, Schuldgefühle oder Panik hervorzurufen. Es soll nur ein Realitätscheck im wahrsten Sinne des Wortes sein und prüfen, wie groß die Lücke zwischen den tatsächlichen Arbeitsabläufen und ihrer Erfassung wirklich ist. Wenn du dir diese Lücke einmal vor Augen führst, wird auch deutlich, dass ein besseres Gedächtnis, mehr Disziplin oder mehr Anstrengung hier kaum einen Unterschied machen können.

Die Arbeit machst du schon. Was du jetzt brauchst, ist mehr Sichtbarkeit.

Wie automatische Zeiterfassung die Lücken schließt

Wenn manuelle Zeiterfassung daran scheitert, dass sie sich auf das menschliche Gedächtnis verlässt, kann die Lösung nicht darin liegen, sich beim Erinnern mehr anzustrengen oder irgendwelche Gedächtnisübungen zu machen.

Die Lösung besteht darin, sich nicht mehr rein auf das Gedächtnis zu verlassen. Ganz einfach.

An dieser Stelle kommt die automatische Zeiterfassung ins Spiel. Diese muss nichts mit Überwachung oder Mikromanagement zu tun haben. Wenn sie richtig gemacht wird (mit den richtigen Tools), behält die automatische Zeiterfassung die realen Arbeitsabläufe in Echtzeit im Blick, unaufdringlich und passiv im Hintergrund, ohne Störungen oder dass du irgendetwas dafür tun musst. 

Automatische Erfassung verfolgt die Arbeit, während sie erledigt wird. Sie zeichnet deine Tätigkeiten in verschiedenen Tools, Dokumenten und Projekten auf, einschließlich der kleinen Bruchstücke, die nie wichtig genug erscheinen, um erfasst zu werden, sich aber absolut läppern.

Sie kann die 5 Minuten erfassen, die du mit der Überprüfung eines Dokuments verbracht hast, und dazu auch die 10 Minuten, die für die Beantwortung von Fragen dazu draufgegangen sind, und die 7 Minuten, in denen du etwas in Ordnung gebracht hast, bevor es zum größeren Problem werden konnte.

Und das Beste daran?

Die automatische Zeiterfassung fordert nicht von dir, disziplinierter, konzentrierter oder detailgenauer zu werden. Sie verlangt nicht mehr, als dass du einfach nur normal und wie immer arbeitest, und macht die unsichtbaren Aufgaben und Beiträge dann wieder sichtbar – ohne dass du sie aus dem Gedächtnis explizit beschreiben oder belegen musst.

Was du mit dem Wechsel zu automatischer Zeiterfassung gewinnst

Die Kurzversion: Du bekommst bessere Daten, die zu optimaleren Entscheidungen werden.

Im Grunde bedeuten genauere Zeitdaten, dass eine Kette von besseren Entscheidungen ausgelöst wird.

Aufwandsschätzungen werden besser, weil sie auf tatsächlichen Abläufen beruhen und nicht darauf, woran sich die Mitarbeitenden erinnern.

Die Preisgestaltung wird selbstsicherer.

Projektüberschreitungen werden erklärbar.

Die Kapazitätsplanung entspricht mehr der Realität.

Und vielleicht am wichtigsten: Die Rechnungsstellung wird fairer für dich, dein Team und das Unternehmen.

Nicht zu vergessen die Vorzüge auf menschlicher Seite:

Wenn Menschen nicht ständig schätzen, belegen und sich merken müssen, wie und womit sie ihre Arbeitszeit verbracht haben, sinkt die mentale Belastung.

Es gibt aber dennoch etwas, was du dir merken solltest: Automatische Zeiterfassung soll nicht die Arbeit anderer kontrollieren oder überwachen, sondern darstellen, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Diese Art der Erfassung behält auch problemlos fragmentierte oder kognitiv anstrengende Arbeit im Blick.

Lerne Memtime kennen

Memtime ist unsere automatische Zeiterfassungssoftware für Teams aller Größen und Arbeitsformen: hybrid, komplett remote, einfach alle, die mit ständigen Arbeitsunterbrechungen zu tun haben.

Im Kern erledigt Memtime eine ganz simple Sache: Es erstellt eine genaue, private Zeitleiste deiner Tätigkeiten während des Arbeitstages. Du brauchst dazu keine Timer zu bedienen oder dir alles zu merken, was du machst.

Unser Tool erfasst still deine Aktivitäten auf deinem Computer und speichert sie lokal auf dem Gerät. Programme, die du verwendet hast, Dateien, an denen du gearbeitet hast, Websiten, die du besucht hast: Memtime erfasst automatisch und minutengenau, wie lange du jeweils damit gearbeitet hast, und du kannst währenddessen ganz normal und ungestört deiner Arbeit nachgehen.

Hier ist ein Überblick darüber, wie Memtime funktioniert und warum du nichts an deinen Arbeitsabläufen ändern musst und trotzdem alles erfasst wird:

• Memtime läuft automatisch und passiv im Hintergrund und erfasst durchgehend deine Zeiten. Es zeichnet die Apps und Programme auf, die du verwendest, Dateien und Dokumente, an denen du arbeitest, deine Aktivitäten auf Websites und im Browser, Meetings und sogar Anrufe (über VoIP-Dienste oder iPhone). Es gibt keine Timer, die du vergessen kannst, oder nervigen Erinnerungen, dass du deine Stunden erfassen sollst.
• Deine Daten werden lokal auf deinem Computer gespeichert. Memtime erfasst lokal auf deinem Gerät, nicht in der Cloud, sodass deine reinen Aktivitätsdaten nur für dich zugänglich sind. Das gleiche gilt für dein Team: Du kannst die erfassten Daten anderer nicht einsehen, da sie selbst entscheiden, was kategorisiert, geteilt und synchronisiert wird.
• Du kannst dir eine Zeitleiste deines Tages anzeigen lassen, die Memory Aid. Memtime führt deine erfassten Zeiten auf einer übersichtlichen, chronologischen Zeitleiste auf. Du kannst durch deinen Arbeitstag (oder die Arbeitswoche) scrollen und genau sehen, wo deine Zeit hin ist, im vollen Arbeitskontext. Aus dieser Zeitleiste heraus kannst du Zeiten bestimmten Projekten oder Kunden zuweisen, Tätigkeiten zusammenführen oder aufteilen und nach Wunsch Beschreibungen oder Notizen hinzufügen.

• Kalendersynchronisierung ist ebenfalls möglich. Memtime kann mit deinem Kalender synchronisiert werden, sodass du die geplanten mit den tatsächlichen Zeiten für Meetings vergleichen kannst und siehst, welche Auswirkungen Unterbrechungen und Überziehen auf deinen Arbeitstag haben.
• Das Projektmanagement wird vereinfacht. Memtime ist mit den beliebtesten Tools für Projektmanagement, Buchhaltung und Rechnungsstellung integrierbar (über 100), und zwar mit 2-Wege-Synchronisierung. Du kannst Projekte und Aufgaben in Memtime importieren, Zeiteinträge zuweisen und in die Projektmanagement- oder Rechnungssoftware deiner Wahl exportieren.
• Du bekommst genaue Berichte. Nachdem du die Zeiten überprüft und zugewiesen hast, erstellt Memtime zuverlässige Berichte. Du kannst dann projektbasierte Zusammenfassungen generieren, kundenbezogene Aufschlüsselungen, tägliche, wöchentliche und monatliche Übersichten oder was immer du brauchst.

Memtime hört sich gut an?

Ich hoffe schon! Im Grunde geht es nämlich darum, dass du dir mit Memtime keine Zeiten mehr merken musst.

Du kannst dich der Realität deiner Arbeit stellen: Sie ist und bleibt fragmentiert und muss kognitiv nicht noch komplizierter gemacht werden.

Mit Memtime musst du nicht anders arbeiten; es zeigt dir einfach, was du sowieso erledigst – ganz ohne Schätzungen.

Deine nächsten Schritte können also so aussehen:

• Probiere den Einnahmenverlustrechner aus. Gib die Daten deines normalen Arbeitstags ein und sieh dir an, wie viel unsichtbare Arbeit nicht erfasst wird.
• Teste die automatische Zeiterfassung. Lade Memtime herunter und schaue dir deine reale Zeitleiste an.
• Synchronisiere Memtime mit deinem Kalender und bekomme einen Überblick, wo Unterbrechungen dir still und heimlich Zeit stehlen.
• Generiere Berichte. Wandle die erfassten Zeitdaten in klare Übersichten für Projekte, Rechnungsstellung und Planung um.

Wir bieten dir eine 2-wöchige kostenlose Probephase, für die keine Kreditkarte erforderlich ist und die du ganz einfach in Anspruch nehmen kannst. Dein Memtime-Account ist innerhalb von 10 Sekunden eingerichtet.

Fazit

Der größte Kostenfaktor von ständigen Arbeitsunterbrechungen ist der Verlust abrechenbarer Zeiten, nicht der Konzentration.

Deine Leistungen und Gedanken werden dadurch unsichtbar, vielleicht sogar dein Wert.

Darum brauchst du ein System zu Zeiterfassung, das nicht von dir verlangt, dir alles zu merken und Gedächtnisarbeit zu leisten, die aus neurologischer Sicht nicht der menschlichen Natur entspricht.

Mit einem Wechsel zur automatischen Zeiterfassung (genauer gesagt zu Memtime) kannst du zusehen, wie sich die Zeiten von dir und deinem Team an die Realität angleichen, bis es einfach passt.

Warum machen ständige Arbeitsunterbrechungen die Zeiterfassung so schwierig?

Arbeitsunterbrechungen bedeuten nicht, dass Pausen an sich entstehen, sondern dass die Arbeit selbst in kleine, schnell vergessene Bruchstückchen unterteilt wird. Am Abend ist es dann so gut wie unmöglich, den Arbeitstag zu rekonstruieren. Hier schleichen sich die unsichtbaren, nicht abgerechneten Arbeitszeiten ein.

Ist das nicht einfach ein Konzentrationsproblem oder eine Sache der Produktivität?

Nein, nicht wirklich. Du kannst noch so produktiv sein und trotzdem auf dem Papier Zeit verlieren. In Wirklichkeit liegt das Kernproblem darin, dass viel wertvolle Arbeitszeit nie sichtbar wird bzw. nicht erfasst und abgerechnet wird.

Kann ich nicht einfach disziplinierter bei der manuellen Zeiterfassung werden?

Das Gedächtnis ist keine Tabelle, vor allem nicht nach einem Arbeitstag voller Meetings, Slack-Nachrichten und „kurzen Fragen“. Fragmentierte Arbeit bedeutet schwammige Erinnerungen, und schwammige Erinnerungen führen zu Schätzungen und Rundungen. Und das ist nicht deine Schuld – so funktioniert eben das Gehirn.

Was ist an automatischer Zeiterfassung anders?

Automatische Zeiterfassung zeichnet die Arbeit so auf, wie sie passiert, ohne dass du dir irgendetwas für hinterher merken musst. Alle Kleinigkeiten – etwas noch mal überprüfen, besprechen, in Ordnung bringen – werden erfasst, statt einfach verloren zu gehen. Tools wie Memtime übernehmen diese Aufgabe still und leise im Hintergrund, ganz ohne Timer oder Mikromanagement.

Bedeutet automatische Zeiterfassung, dass jemand ständig alles überwacht, was ich tue?

Nein, es ist aber eine oft geäußerte Sorge. Memtime erfasst deine Tätigkeiten lokal auf deinem Gerät und alles bleibt solange privat, bis du entscheidest, was du teilen willst. Du hast also immer die volle Kontrolle über deine Daten.

Welchen Vorzug von automatischer Zeiterfassung bemerken Teams normalerweise am meisten?

Ganz ehrlich: Erleichterung. Die Mitarbeitenden müssen ihre Arbeitszeiten nicht mehr in Frage stellen und ihre Leistungen belegen, weil die Daten für sich sprechen. Und bessere Sichtbarkeit führt auch zu fairerer Rechnungsstellung, besseren Aufwandsschätzungen und weniger geistiger Belastung.