Was Zeitpuffer bedeuten und wie du sie richtig einplanst

Welches Tool für das Zeitmanagement wird wohl am meisten unterschätzt? Ich würde sagen: die Pufferzeiten.

Zeitpuffer (oder Pufferzeiten) sind die Zeiten, die du bei Aufgaben oder Projekten für Verzögerungen und unvorhergesehene Ereignisse einplanst.

Zeitpuffer erfüllen im Grunde einen doppelten Zweck, einerseits als Zeitpolster, andererseits auch als Schutzschild:

• Als Polster federn Pufferzeiten unerwartete Hindernisse ab und schaffen genug Raum, damit du zusätzliche Aufgaben ohne Hektik erledigen kannst.
• Als Schild geben sie dir Sicherheit, ohne Stress an deinen Projekten arbeiten zu können und zu wissen, dass du mit eventuellen Verzögerungen ruhig und effektiv umgehen kannst.

Damit zeitliche Puffer wirken können, musst du allerdings die „goldene Mitte“ für den Projekterfolg finden, also praktisch das optimale Gleichgewicht zwischen Effizienz, Kosten und zeitlichem Spielraum. Einfach gesagt: Pufferzeiten dürfen weder zu großzügig noch zu knapp bemessen sein.

Zu großzügige Zeitpuffer können unter anderem dazu führen, dass die Personalkosten in die Höhe schießen, die Dringlichkeit verloren geht und neue Projekte erst spät begonnen werden.

Zu knappe Zeitpuffer bedeuten höheren Druck, senken die Arbeitsmoral, führen oft zu Flüchtigkeitsfehlern und steigern das Risiko von Verzögerungen und sogar Vertragsstrafen.

In diesem Artikel schauen wir uns an, inwiefern Zeitpuffer von Bedeutung sind, welche Vorteile sie haben und wie ideal berechnete Pufferzeiten im Projektmanagement aussehen.

Verlieren wir also keine Zeit und legen wir los.

Zeitpuffer: Bedeutung und Einsatz

Wie schon gesagt, sind Pufferzeiten zusätzliche Zeiten vor oder nach einer Aufgabe oder am Ende eines Projekts, die vorher schon in die Zeitplanung mit eingerechnet werden. Du kannst also nicht beliebig „puffern“, wenn es nötig wird, sondern musst schon vorher eine bestimmte Pufferzeit einplanen.

Pufferzeiten kannst du dir wie ein Sicherheitsnetz im Zirkus vorstellen: Du kannst dich immer darauf verlassen, dass sie dich weich abfangen, wenn deine beruflichen oder persönlichen Zirkusnummern gewagter ausfallen als gedacht.

Pufferzeiten schützen dich auch davor, von Änderungen in letzter Minute hart getroffen zu werden (oder einfach den üblichen Störungen und Unterbrechungen im Verlauf des Arbeitstages). Du kannst ruhig und gelassen bleiben und das Zeit- und Projektmanagement wird belastbarer und zuverlässiger. 

Als i-Tüpfelchen sorgen Zeitpuffer auch dafür, dass weniger Überstunden und stressige nächtliche Endspurts vor der Deadline anfallen – immer gut für die Work-Life-Balance.

Wem nutzen Pufferzeiten?

Von Zeitpuffern haben eigentlich alle Beteiligten etwas – das gilt übrigens im Berufs- wie im Privatleben.

In der Teamumgebung profitieren sowohl Kolleginnen und Kollegen als auch Vorgesetzte, die Führungsebene und Kunden von einer optimalen Berechnung der Pufferzeiten. Sie alle wissen (oder sollten wissen!), dass dadurch Spielraum für effizientere Umsetzung und höhere Arbeitsqualität geschaffen wird.

Die Vorteile für die verschiedenen Beteiligten lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Im Privatleben sind Zeitpuffer natürlich auch für Freunde und Familie nützlich. Du kannst damit all deine Verpflichtungen erfüllen und Termine einhalten, ohne dich abzuhetzen. Zeitpuffer sorgen so für ein ausgewogeneres Verhältnis von familiären oder privaten Verantwortungen und Freizeit.

Vorteile von Zeitpuffern

Aus den oben genannten Punkten kannst du schon ablesen, wie du selbst von Pufferzeiten bei deinen Aufgaben und Projekten profitierst. Sie machen nicht nur deine Arbeit produktiver, sondern verringern auch die Risiken.

Die Gründe:

Haben Zeitpuffer auch Nachteile?

Technisch gesehen nicht.

Allerdings KÖNNTEN Nachteile entstehen, wenn die Zeitpuffer zu knapp oder zu großzügig bemessen sind.

Zu knappe Pufferzeiten sorgen für Stress, Überstunden, schlechte Kundenbeziehungen usw.

Zu großzügige Pufferzeiten dagegen können zu schlechtem Zeitmanagement führen und zu dem, was in den Parkinsonschen Gesetzen beschrieben wird: Menschen erledigen eine Aufgabe langsamer, wenn sie viel Zeit dafür haben, und schneller, wenn sie unter Druck stehen.

Mit Zeitpuffern im Projektmanagement besteht also das Risiko, dass sich das Team zu sehr entspannt und „langsam macht“, weil die Deadline noch so weit weg ist. Gleichzeitig entsteht oft ein gewisser Perfektionsanspruch.

Dazu kommt noch die 80/20-Regel: Höchstwahrscheinlich gehen die ersten 80 % der Arbeit leicht von der Hand, die restlichen 20 % lösen die Migräne des Jahrhunderts aus.

Wie lassen sich diese Probleme des langsamen Anlaufs und der verringerten Produktivität und Konzentration also vermeiden? Die Antwort ist recht einfach: Du brauchst nur eine gute Berechnung der benötigten Pufferzeit.

Die richtige Pufferzeit einplanen

Zeitpuffer korrekt zu berechnen und einzuplanen ist natürlich leichter gesagt als getan.

Wie oben erwähnt, haben zu großzügige Pufferzeiten ihre Nachteile. Einer davon ist auch, dass schnell das Gefühl aufkommt, nicht ausgelastet zu sein und eigentlich mehr leisten zu müssen.

Zu knappe Pufferzeiten können im Projektverlauf schnell den Krisenmodus auslösen und die Arbeit wird hektisch und unter Stress erledigt, weil ständig die Deadline droht.

Das Ziel ist also, die optimalen zeitlichen Puffer für dein Projekt zu finden. Unten findest du ein paar Tipps dazu.

Pufferzeiten festlegen und einplanen

1. Fange bei den Prioritäten an. Ordne alle deine Aufgaben nach Priorität ein, und zwar anhand von zwei Parametern: wie wichtig sie sind und wie zeitgebunden sie sind.
2. Lege Termine fest. Nachdem du die Aufgaben nach Priorität eingestuft hast, legst du deine eigenen Deadlines für sie fest und schaust dir an, wo Pufferzeiten nötig sind.
3. Überlege dir, welche Pufferabstände du brauchst. Die optimalen Zeitpuffer hängen erstens von den betreffenden Aufgaben ab und zweitens von den Risiken, die mit diesen Aufgaben zusammenhängen.
4. Baue die zeitlichen Puffer in die Planung ein. Die Pufferzeiten kannst du je nach Aufgabe und Risiken vorher oder nachher einplanen, achte nur darauf, dass sie nicht für beträchtliche Leerlaufzeiten sorgen.
5. Entwickle einen Plan für unvorhergesehene Umstände. Überlege dir, welche Probleme auftreten könnten und wie viel Pufferzeit du für diese Störungen brauchen würdest.
6. Evaluiere die Pufferzeiten nochmals. Wenn du dir einen Überblick über alle potenziellen Risikofaktoren verschafft hast, schaue dir deine eingeplanten Pufferzeiten nochmals an und überlege, ob die Zeitpuffer je nach ermitteltem Risiko noch angepasst werden müssen.
7. Halte deine Pufferzeiten im Auge. Zeitpuffer sind nicht in Stein gemeißelt, wenn du sie einmal festgelegt hast; du kannst deine Pufferzeiten je nach Projektverlauf, Vorankommen und tatsächlich auftretenden Störungen noch ändern.

Wie viel Pufferzeit brauchst du in deinem Arbeitstag?

Du kennst sicherlich solche hektischen Tage, die du eigentlich minutengenau durchstrukturiert hattest, aber irgendwie läuft nichts wie geplant. Ständige Störungen werfen deinen Zeitplan und deine Abläufe völlig über den Haufen.

Du setzt dich gerade an eine Aufgabe, dann kommt ein Kollege rein und fragt dich um Rat.

Kaum ist er weg, kommt per E-Mail die Nachricht, dass gleich ein ungeplantes Meeting ansteht.

Nach dem Meeting steht eine vorgezogene Aufgabe mit hoher Priorität an und du musst praktisch den plötzlichen Brand löschen.

Abends ist dann der Frust groß und du bist mit deiner eigentlichen To-do-Liste hinterher.

Für solche Stresstage gibt es drei Strategien:

Die ersten beiden Strategien erklären sich mehr oder weniger von selbst. Im Folgenden wollen wir daher näher darauf eingehen, wie du Pufferzeiten besser in deinen Arbeitstag einplanen kannst.

Zeitpuffer in deinen Terminplan einbauen

Pufferzeiten sollten grundsätzlich zu deinen Abläufen gehören. Du kannst sie deinen Bedürfnissen, deinem Arbeitsbereich und den Aufgaben entsprechend anpassen.

Das kann sogar Spaß machen: Experimentiere ein bisschen und finde heraus, welche Pufferzeiten für dich optimal sind.

Ein guter Richtwert ist eine Viertelstunde Zeitpuffer pro Stunde konzentrierter Arbeit. Das soll allerdings nur ein Anhaltspunkt sein: Schaue dir dein Arbeitstempo bei jeder Aufgabe an und kalkuliere dann, wie viel Zeitpuffer du im Tagesverlauf brauchst.

Wie Memtime bei der Berechnung von Pufferzeiten helfen kann

Mit Memtime lernst du deinen Arbeitsrhythmus kennen.

Memtime ist keine App zur Planung von Pufferzeiten an sich – das Tool kann keine Zeitpuffer für dich ausrechnen oder dir sagen, wie groß sie sein sollten. Es gibt dir aber einen detaillierten Überblick über deinen Tagesverlauf (minutengenau!), an dem du ablesen kannst, wo dir Pufferzeiten gefehlt haben und wo du noch Polster einbauen solltest.

So kann Memtime dir helfen, Pufferzeiten optimal zu planen:

Wenn du Memtime ausprobieren willst und keine Angst davor hast, dir den Aufbau deiner Arbeitstage im Detail anzusehen, teste das Tool einfach 2 Wochen lang kostenlos. Sei aber gewarnt: Du könntest entsetzt sein, wie wenig Zeitpuffer du in deinen Tagesplan einbaust (zumindest ging es mir so!).

Fazit

Pufferzeiten sind kein Luxusgut. Sie sind grundlegender Bestandteil des Zeitmanagements und sollten sorgfältig geplant und umgesetzt werden.

Noch ein paar abschließende Tipps zu optimalen Pufferzeiten.

1. Betrachte Zeitmanagement als Notwendigkeit, nicht als Gewohnheit. Wenn du die Vorteile des Zeitmanagements kennst, kannst du Pufferzeiten entschiedener planen und implementieren.
2. Lege realistische Zeitpuffer fest. Nochmals: Der Zweck von Pufferzeiten besteht nicht darin, genug Zeit für mehr Kaffeepausen zu schaffen, sondern darin, die Anforderungen der jeweiligen Aufgabe zu erkennen und dein Arbeitstempo entsprechend anzupassen.
3. Nutze Zeitmanagement-Tools wie Memtime, um Pufferzeiten besser planen zu können. Memtime gibt dir einen Überblick über deinen Arbeitstag und hilft dir, Lücken und Engpässe in deiner Zeitplanung zu finden.
4. Passe deine Pufferzeiten an die Projektanforderungen an. Denke auch daran, die geplanten Zeitpuffer regelmäßig zu überprüfen und entsprechend anzupassen, je nachdem, wie sich die Anforderungen im Projektverlauf entwickeln.

Diese Tipps helfen dir hoffentlich dabei, deine optimalen Pufferzeiten zu finden. Lass deine Arbeitstage also nicht entgleisen und sorge mit Puffern für eine entspanntere Fahrt. 🙂