Jira-Zeiterfassung geht auch einfacher: 5 Plugins für mehr Effizienz

Wir finden Jira super, wirklich. Aber die Projektzeiterfassung ist nicht die größte Stärke des Tools.

Wer sich noch mit der nativen Jira-Zeiterfassung herumschlägt, kann aufatmen: Mit ein paar cleveren Plugins wird die Funktion gleich tausendmal besser. In diesem Blogartikel sehen wir uns darum genauer an, wie du die Zeiterfassung mit Jira-Plugins praktischer gestalten kannst.

Wir wissen es ja – Zeiterfassung nervt. Genau darum solltest du sie an Memtime delegieren.

Memtime erfasst ganz vertraulich jede Minute deiner Arbeitszeit. Nur du siehst deine Daten, eine Probephase gibt es kostenlos für 14 Tage.

So funktioniert es

So funktioniert die Jira-Zeiterfassung standardmäßig

Bei Jira ist die Zeiterfassung standardmäßig im Funktionsumfang enthalten, weil Jira zufolge agile Zeiterfassung „essenziell“ ist. Die Zeiterfassung erfüllt in einem agilen Prozess zwei Hauptzwecke: die Ressourcenplanung und die Rechnungsstellung. Das beschränkt sich allerdings nicht nur auf Agile-Teams, da alle Dienstleistungsunternehmen Zeiterfassung für die Ressourcenverteilung und die Rechnungserstellung brauchen.

Mit Jira werden diese beiden Aufgaben dadurch gelöst, dass die Zeiten für alle Vorgänge erfasst werden und alle Teammitglieder zu den Stundenaufstellungen beitragen, um die Rechnungen für die Kunden auszustellen. Sehen wir uns also kurz an, wie Jira die Zeiterfassung für Vorgänge und Aufgaben standardmäßig handhabt.

Standardmäßige Zeiteinheiten

Damit die Zeiterfassung für verschiedenste Entwicklerteams nutzbar ist, kann die Zeiteinheit in Jira angepasst werden.

Je nach Rechnungsmodell und dem Hauptzweck der Zeiterfassung (Kapazitätenplanung oder Rechnungsstellung) können Teams wählen, ob sie Zeiten in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen protokollieren. Manche Softwareentwickler rechnen kleinteilig ab, z. B. in Abschnitten von 15 Minuten, während andere Teams einen Stundensatz berechnen oder den Kunden die Softwareentwicklung wochenweise anbieten.

Geschätzte oder erfasste Zeit

Um die Effizienz der Entwicklungsprozesse im Allgemeinen und der SLAs im Besonderen auswerten zu können, gibt es Felder für benötigte Zeit, verbleibende Zeit und protokollierte Zeit. Diese können nach Wunsch in der benötigten Zeiteinheit angezeigt werden, was praktisch für die Auswertung der Zeiterfassung zu Jira-Untervorgängen ist (bis zu 100).

Der Abgleich von geschätzter und tatsächlich benötigter Zeit für Vorgänge ist das Tool Nr. 1, um genauere Projektschätzungen zu bekommen. Mit dem Feld zur verbleibenden Zeit können Projektmanager zudem die Projektgesundheit überwachen und Ressourcen nach Bedarf umschichten. Im Verlauf der Zeiterfassung zu Jira-Vorgängen wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, an dem abgelesen werden kann, wie viel Zeit von der einberechneten Gesamtzeit noch verbleibt.

Manuelle Zeiteinträge

Die wichtigste Info zur Jira-Zeiterfassung: Sie erfolgt manuell und nachträglich. Für die Zeiterfassung bei Vorgängen müssen sich Nutzer merken, wie lange sie an jedem Vorgang gearbeitet haben, und dann diese Zeiten manuell eintragen. Diese Einträge können später noch bearbeitet werden.

Allerdings steht das Bearbeiten und Löschen von Zeiteinträgen in Jira nur Nutzern zur Verfügung, die die entsprechenden Berechtigungen besitzen. Eigene Zeiteinträge oder die anderer Teammitglieder zu bearbeiten gehört also nicht zu den standardmäßigen Einstellungen, es müssen zunächst Berechtigungen erteilt werden.

Jira-Berichte & Timesheets von Tempo 

Alle Projekte in Jira enthalten Standardberichte, beispielsweise zur Zeiterfassung und zum Workload. Bei den Versions-Zeiterfassungsberichten werden z. B. Schätzungen und Arbeitsprotokolle verwendet, um den Fortschritt in einer Version anzuzeigen. Der Zeiterfassungsbericht dagegen zeigt Zeiterfassungsdaten zu Vorgängen einer Version an.

Neben den Standardberichten gibt es auch Unterberichte.

• Zeitaufwand pro Vorgang
• Überblick über erfasste Zeiten
• Zeitaufwand pro Nutzer pro Vorgang
• Protokollierte Zeit pro Nutzer
• Vorgänge mit dem höchsten Zeitaufwand

Timesheets von Tempo

Wer sich schon mal mit der Jira-Zeiterfassung beschäftigt hat, ist früher oder später mit Sicherheit auf Tempo gestoßen, das Add-on Nr. 1 für Projektzeiterfassung und Reporting mit Jira. Tempo hat die standardmäßigen Funktionen zur Zeiterfassung in Jira ausgebaut und auch das Rentabilitätsmanagement mit einbezogen.

Teams im Bereich Softwareentwicklung nutzen Tempo vor allem für seine Timesheets. Diese Stundentabellen bieten eine Zusammenfassung der aufgewandten Arbeitsstunden, die als Kalender oder als Liste angezeigt werden können. Nachdem ein Datumsbereich eingegeben wurde, können Tempo-Nutzer ihre Fortschritte innerhalb eines abrechenbaren Stundenziels visualisieren, sich eine Aufschlüsselung protokollierter Zeiten pro Vorgang anzeigen lassen und ihre Arbeitszeiten an Vorgängen nachträglich eintragen.

Auch wenn Tempo den Funktionsumfang der Jira-Zeiterfassung erweitert, sodass Teams ihre Rechnungstellung optimieren können, bleibt es immer noch ein manuelles Tool zur Zeiterfassung. Mehr Automatisierung und zuverlässigere Zeiteinträge, als es bei rückwirkenden Eingaben aus dem Gedächtnis möglich ist, wären also vorteilhaft.

Welche Probleme gibt es mit der Jira-Zeiterfassung?

Oben haben wir die Funktionen zur Projektzeiterfassung vorgestellt, die in Jira (sowohl Jira Cloud als auch Jira Server) zur Verfügung stehen – Zeit also, das Ganze mit kritischem Blick zu betrachten und herauszufinden, warum so viele Teams Probleme mit der Zeiterfassung in Jira haben. Kleiner Tipp: Es ist nicht die Schuld der Teams.

1. Die Zeiten werden aus dem Gedächtnis erfasst

Softwareentwickler haben vielleicht das beste Gedächtnis der Welt, aber es wäre recht albern, diese Kapazitäten auf das Merken aller Arbeitsminuten zu verschwenden, die du letzten Dienstag auf einen Jira-Vorgang aufgewandt hast (oder auch nur heute morgen).

Fakt ist:

• Am Ende des Tages erinnerst du dich höchstens noch an 67 %.
• Am nächsten Tag kommst du höchstens noch auf 55 %.
• Am Ende der Woche erinnerst du dich mit ein bisschen Glück noch an 36 %.

So ist das menschliche Gedächtnis einfach: Bei komplexen, kreativen Aufgaben wie der Softwareentwicklung sind unsere Kapazitäten am besten für die Lösungsfindung reserviert und nicht für Verwaltungsaufgaben. Die manuelle, nachträgliche Stundenerfassung von Jira ist fehleranfällig, weil sie sich auf das menschliche Gedächtnis stützt.

2. KI spart keine Zeit

Bei der Recherche von Tempo bist du vielleicht über die Begriffe „Automatisierung“ und „KI“ gestolpert – hier ist es wichtig zu verstehen, was damit gemeint ist, damit du deine Erwartungen entsprechend anpassen kannst.

Tempo bietet automatisierte Stundenzettel anhand von KI-Vorschlägen und das Versprechen, dass die Zeiterfassung damit nur noch halb so lange dauern soll. Das Konzept sieht vor, dass Daten aus Kalendern und integrierten Entwicklungsumgebungen gezogen werden und der Algorithmus vorherzusagen lernt, an welchen Projekten und Vorgängen du arbeiten wirst, und deine Arbeitsstunden entsprechend protokolliert.

Der Haken dabei: Das Verbessern der KI-Vorschläge dauert seine Zeit und am Ende müssen sie trotzdem noch geprüft werden, weil es dabei um sensible Daten für die Rechnungsstellung an die Kunden geht.

3. Teams hassen die Zeiterfassung

Bei jeder Methode der Zeiterfassung ist es am wichtigsten, dass sich dein Team damit anfreunden kann – und nicht nur einfach jede Woche Pi mal Daumen Zeiten angibt, damit die Projektleitung zufrieden ist, sondern die gründliche Zeiterfassung tatsächlich zum festen Teil seiner Arbeitsabläufe macht.

Mal ehrlich: Teams hassen die Jira-Zeiterfassung, weil die Standardtools einfach nicht gut genug sind. Und auch wenn Tempo das Ganze etwas besser macht, fehlt immer noch echte Automatisierung, also die automatische Erfassung des Arbeitstages statt automatisierter Zeiteinträge auf Grundlage deiner manuellen Eingaben.

5 vernünftige Zeiterfassungs-Plugins für Jira

Der Atlassian-Marktplatz ist riesig. Alleine in der Kategorie Zeiterfassung gibt es sage und schreibe 335 Apps. In der folgenden Liste stellen wir 5 Anbieter für die Zeiterfassung mit Jira vor, die einen echten Unterschied machen – jeweils mit Links zu Atlassian für jede App.

1. Memtime – vertrauliche Zeiterfassung mit 2-Wege-Synchronisierung

Ja, Memtime ist unser eigenes Zeiterfassungstool für Jira Cloud/Server + Tempo. Wir haben aber keine Hemmungen, es auf Platz 1 der Liste zu setzen, weil es objektiv gesehen das beste Zeiterfassungs-Plugin für Jira ist. Und zwar aus diesen Gründen:

• Selbst gehostete App, die Aktivitäten in allen Programmen 24/7 erfasst.
• Alle erfassten Daten werden offline und nur auf dem Gerät des Nutzers aufbewahrt.
• Kompatibel mit Windows, macOS und Linux.
• Erfasst alle Programme, Apps und Browser auf dem PC.
• Zeigt deinen Arbeitstag in Intervallen von 1-60 Minuten an.
• Integrierbar mit allen Kalender-Apps (inkl. CalDAV).
• 2-Wege-Synchronisierung mit Jira Cloud/Server + Tempo.

Das Konzept von Memtime ist einfach: Das Programm erfasst automatisch und unaufdringlich jede Minute deines Arbeitstages, damit du im Detail weißt, woran du gearbeitet hast, und deine Zeiten für Jira-Vorgänge präzise protokollieren kannst. Gleichzeitig schützt es deine Privatsphäre, weil alle erfassten Daten offline auf deinem Gerät verbleiben.

Du kannst zu jedem vergangenen Arbeitstag gehen und dir eine detaillierte Aufschlüsselung deiner Zeiten ansehen, daraus ganz einfach Zeiteinträge erstellen und sie deinen aus Jira importierten Projekten und Vorgängen zuweisen. Ist das erledigt, erscheinen auch schon die Zeiteinträge in Jira unter den richtigen Projekten und Vorgängen.

Kosten von Memtime 

Memtime Connect (inkl. Integration mit Jira + 100 weitere) kostet 15 €/Nutzer bei einem Vertrag über 24 Monate. Eine 14-tägige Testphase steht allen Nutzern kostenlos und ohne Kreditkartendaten zur Verfügung. Wenn du mit deinem Team eine Testphase für 10 Nutzer gleichzeitig starten willst, kannst du dazu mit uns einen Termin vereinbaren. 

2. Timely – Gedächtnishilfe mit KI-Stundenzetteln

Memory von Timely ist ein Zeiterfassungstool für den Desktop für Jira Cloud. Ähnlich wie Memtime läuft es still im Hintergrund und erfasst automatisch die in allen Programmen verbrachten Zeiten. Es bietet damit eine Gedächtnisstütze, wenn Zeiten protokolliert werden müssen.

Folgendes musst du über die Lösungen von Timely für die Jira-Zeiterfassung wissen:

• Desktop-App für Windows und macOS.
• Mobile Apps für iOS und Android.
• Erfasst still alle Arbeiten an Vorgängen und Projekten in Jira.
• Zeitdaten für den Nutzer bleiben vertraulich.
• Bietet KI-Vorschläge zu Stundenzetteln.
• Synchronisiert Jira-Projekte NICHT mit Timely.

Wie du siehst, automatisiert Memory die Zeiterfassung für Jira Cloud, synchronisiert aber Jira-Projekte nicht mit Timely. Wenn du also Zeiten zu Jira-Vorgängen erfassen musst, kannst du das in den Timesheets von Timely tun, ohne dass sie automatisch mit Jira synchronisiert werden. Für manche Teams reicht das sicher aus, andere möchten ihre Verwaltungsaufgaben lieber mit 2-Wege-Synchronisierung auf ein Minimum reduzieren.

Kosten von Timely

Timely Starter kostet 9 $ pro Monat pro Nutzer (bis zu 5 Nutzer) mit einem jährlichen Abo. Wenn du mehr Plätze brauchst, gibt es Timely Premium für 16 $ pro Monat pro Nutzer. Ein 14-tägiger Test ohne Kreditkarte steht zur Verfügung.

3. Clockwork Pro – mit dem Jira-Status verknüpfte Start/Stop-Timer

Clockwork Pro ist eine App für Jira Cloud, mit der die standardmäßigen Protokolle von Jira weniger umständlich werden. Statt am Ende des Arbeitstages Stunden einzutragen, kannst du die Erfassung den enthaltenen Timern überlassen, die starten und stoppen, wenn sich der Status eines Vorgangs ändert.

Wenn ein Vorgang zugeordnet und in einen aktiven Status versetzt wird (wie „in Arbeit“), fängt Clockwork Pro an, die Zeit zu erfassen. Wird der Vorgang abgeschlossen, in einen inaktiven Status versetzt oder die Zuordnung aufgehoben, stoppt der Timer. Du kannst die Timer bei Bedarf auch manuell bedienen.

Highlights von Clockwork Pro:

• Mit Jira-Status verknüpfte Timer (starten bei in Arbeit, stoppen bei abgeschlossen).
• Option zum manuellen Starten/Stoppen verfügbar.
• Konfigurierbare Arbeitszeiten & Abwesenheitsmodus, der Feiertage berücksichtigt.
• Erweiterte Stundentabellen, Berichte und Exporte.
• Tracking von Stundensätzen, Einnahmen und Projektkosten.
• Nur für Jira Cloud.

Kosten von Clockwork 

Pro: 2,50 $ pro Monat pro Nutzer, 30 Tage kostenlose Testphase.

Lite: kostenlos, aber höchstens 300 Timer/Monat und begrenzt auf manuelle Timer + einfache Berichte.

4. Everhour – Timer für Jira Cloud mit sofortiger Synchronisierung

Everhour ist ein Zeiterfassungstool auf Timer-Basis für Jira, mit dem eine einfache 2-Wege-Integration mit Jira Cloud für schnelle Synchronisierung von Projekten und Zeiteinträgen möglich ist. Ähnlich wie Clockwork Pro fügt Everhour einen Timer zur Jira-Benutzeroberfläche hinzu, den du bei der Arbeit an Vorgängen starten und stoppen kannst.

Den Timer kannst du entweder in Jira oder in Everhour unter den importierten Jira-Projekten bedienen. Sowohl bei der Echtzeiterfassung als auch bei nachträglichen Zeiteinträgen werden alle Änderungen sofort in beiden Programmen angezeigt.

‍

• Manueller Timer wird im Jira-Interface eingefügt.
• Browser-Erweiterung für die Zeiterfassung in anderen Programmen.
• Automatische Projektsynchronisierung.
• In Everhour erstellte Zeiteinträge erscheinen in Jira.
• Mit Everhour erfasste Zeiten werden zu Jira-Berichten hinzugefügt.
• Stempeluhr-App zum Einstempeln und Ausstempeln.
• Möglichkeit zu Screenshots.

Auch wenn Everhour ein manuelles Zeiterfassungsprogramm ist, macht die 2-Wege-Synchronisierung der Zeiteinträge mit Jira es zum wertvollen Tool für Teams, die ihre Erfassung flüssiger gestalten wollen. Wenn du gewissenhaft darauf achten kannst, den Timer zu starten und zu stoppen, ist Everhour ausreichend für die Zeiterfassung von Vorgängen und die Rechnungsstellung.

Kosten von Everhour

Um die Jira-Synchronisierung nutzen zu können, brauchst du das Team-Abo von Everhour, das mit jährlichem Abo und mindestens 5 Nutzern 8,50 $ pro Platz kostet. Es gibt einen kostenlosen 14-Tage-Test, dafür sind keine Kreditkartendaten notwendig.

5. Pomodoro Time Tracking+ – Fokus-App für Jira Cloud

Der letzte Platz auf unserer Liste ist für eine Zeiterfassungs-App reserviert, die in dem Sinne unkonventionell ist, dass es sich um einen Countdown-Timer für die Produktivität handelt, der als Bonus auch Zeiterfassung für Vorgänge in Jira Cloud bietet. Das Programm fügt einen 25-minütigen Pomodoro-Timer in die Benutzeroberfläche von Jira ein, wobei du die Zeitspanne nach Wunsch anpassen kannst.

Die Produktivitäts-App bietet zusätzliche Funktionen für bessere Konzentration und Effizienz.

• Anpassbarer Timer ist in der Jira Vorgangs-Sidebar verfügbar.
• Fokus- und Pausenmodi.
• Arbeitsprotokolle werden zu Jira-Vorgängen hinzugefügt.
• Alle Daten bleiben in deiner Jira-Instanz.
• Persönliche To-do-Listen für die Produktivität.
• Erfasst den Gesamtzeitaufwand.
• Funktioniert auch mit Confluence.

Pomodoro Time Tracking+ bietet zwar keine ausgefeilten Funktionen für die Rechnungsstellung oder Zeiterfassung in anderen Programmen und Apps, aber es kann Teams helfen, effizient in Jira und Confluence zu arbeiten und insgesamt die Konzentration und den Fokus in einer Multitasking-Umgebung zu verbessern.

Kosten von Pomodoro Time Tracking+

Die App ist kostenlos für bis zu 10 Nutzer.

Fazit

Die Projektzeiterfassung in Jira hat viele Vorteile und kann zur Verbesserung von Schätzungen, Ressourcenplanung und Rentabilitätsmanagement beitragen. Teams, die ihre Zeiterfassung bei Vorgängen optimieren können, optimieren auch ihre Agile-Prozesse.

So umständlich die Jira-Zeiterfassung auch ist, muss sie trotzdem nicht zur Last werden – du brauchst einfach nur die richtigen Tools, um den Prozess für dein Team einfacher zu machen. Mit diesem Beitrag hast du hoffentlich einen guten Überblick über die Optionen bekommen, die dir für die Zeiterfassung mit Jira-Plugins zur Verfügung stehen, und kannst sie voll nutzen.

Am besten testest du die 5 vorgestellten Zeiterfassungs-Plugins für Jira alle einmal und schaust dann, welches sich am besten für dein Team und eure Abläufe eignet. Keines der oben aufgeführten Tools erfordert deine Kreditkartendaten für die Testphase oder eine komplizierte Einrichtung. Du kannst deine Jira-Zeiterfassung also generalüberholen und die Unterschiede schon feststellen, bevor dein kostenloser Test vorbei ist.

Und wenn du Memtime als praktisches Zeiterfassungsprogramm kennenlernen willst, das rund um die Uhr mit Jira und 100+ anderen Tools funktioniert, starte jetzt deinen kostenlosen Test oder buche einen Termin mit uns, wenn dein Team aus mehreren Jira-Nutzern besteht und auf der Suche nach besseren Lösungen für die Zeiterfassung bei Vorgängen und Projekten ist.