Asana-Zeiterfassung: Wie man Zeit in Asana erfasst

Wer schon mal mit Asana – oder überhaupt mit einer Projektmanagement-Software – gearbeitet hat, weiß, wie wichtig die Zeiterfassung für die Projektplanung und den Profit ist.

Die Rentabilität von Projekten lässt sich nur ermitteln, indem du Umsatz und Zeitaufwand miteinander abgleichst. Das gilt übrigens für jedes Preismodell: Selbst bei wertbasierter Preisgestaltung musst du immer noch darauf achten, dass du deinen Kunden nicht zu viel Leistung im Vergleich zu der Arbeitszeit lieferst, die tatsächlich in das Projekt einfließt.

Zeiterfassung ist aber häufig ein heikles Thema, weil sie gerne zu Verärgerung und Widerstand im Team führt – bei der Einführung eines Workflows zur Zeiterfassung ist es also vor allem wichtig, die Teammitglieder überhaupt dazu zu bekommen, ihre Zeiten verlässlich und pünktlich einzureichen. Dafür brauchst du eine Methode, mit der Zeiten zuverlässig in jedem Tool erfasst werden können, das bei dem Projekt zum Einsatz kommt.

In diesem Artikel besprechen wir darum die Möglichkeiten zur Zeiterfassung mit Asana. Die Projektmanagement-Software wird von Millionen von Menschen in über 200 Ländern verwendet und bietet verschiedene Methoden der Zeiterfassung, die mal mehr, mal weniger gut funktionieren. Schauen wir uns also an, was die beste Methode für dich sein könnte.

Asana-Zeiterfassung mit nativen Funktionen

Asana umfasst native Funktionen zur Zeiterfassung im Rahmen der größeren Suite von Projekt-Tools für Teams.

Diese native Zeiterfassung in Asana stellt geschätzte und tatsächliche Zeitaufwände für Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben gegenüber und soll Teams damit einen Einblick geben, wie gut die Kapazitäten geplant sind und wie rentabel sich die Dienstleistungen des Teams im Vergleich zum Zeitaufwand gestalten.

Neben dem Benchmarking einzelner Projekte soll die Zeiterfassung von Asana Projektmanagern auch dabei helfen, die Arbeitsauslastung der Teammitglieder einzuschätzen und auszuwerten. PMs können anhand der aggregierten Stunden aller Projekte Auslastungsraten kalkulieren, Aufgaben umverteilen und so dafür sorgen, dass niemand über- oder unterfordert wird.

Wichtig: Die Funktionen zur Zeiterfassung mit Asana stehen nicht standardmäßig allen Nutzern zur Verfügung. Tools für Zeiterfassung und Berichte gibt es in Asana nur im Rahmen der Abos Advanced, Enterprise und Enterprise+.

Schauen wir uns also an, welche Möglichkeiten es innerhalb der oben genannten Abo-Optionen von Asana zur Zeiterfassung und zur Überprüfung der Auslastung gibt.

Asanas Zeiterfassungsfunktionen 

Zunächst wollen wir kurz auf die Kernfunktionen von Asana zur Zeiterfassung eingehen.

Schätzungen für Aufgaben und Projekte

„PMs sind nur so gut wie ihre Schätzungen“ ist vielleicht etwas verallgemeinernd gesagt, im Kern aber durchaus zutreffend. Im Projektmanagement unterscheiden sich gute PMs oft dadurch von den mittelmäßigen, dass sie Zeitaufwände für Aufgaben und Projekte genau abschätzen, sie den Kunden vermitteln und natürlich die Termine einhalten können.

Mit Asana können PMs aufgabenbasierte Schätzungen vornehmen und so bei der Erstellung des Projektzeitplans jede Aufgabe einstufen, bevor sie einem Teammitglied zugewiesen wird. Nachdem die Aufgabe erledigt ist und der tatsächliche Zeitaufwand erfasst oder manuell eingegeben wurde, können die Schätzungen auf ihre Genauigkeit überprüft und eventuelle Planungslücken geschlossen werden.

Echtzeiterfassung

Asanas Zeiterfassung in Echtzeit erfolgt über einen eingebetteten Start/Stop-Timer, der immer dann bedient werden muss, wenn an der Aufgabe gearbeitet wird. Am Schluss werden die addierten Stunden für die entsprechende Aufgabe erfasst.

Wenn eine Aufgabe in Asana mehreren Leuten zugewiesen ist und diese ihre Arbeit an der Aufgabe erfassen, kann ein Protokoll der erfassten Zeiten erstellt werden, d. h. also wer wann und wie lange an der Aufgabe gearbeitet hat. Mithilfe der Echtzeiterfassung für Projekte können die geschätzten und tatsächlichen Zeiten im Verlauf des Projekts kontinuierlich verglichen werden; PMs haben also die Möglichkeit, im Projektverlauf entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Manuelle Eingaben

Wenn du kein großer Fan von Start/Stop-Timern bist (verständlich, da es schon bis zu 40 Minuten pro Tag kosten kann, nur den Timer bei jeder Aufgabe und Unteraufgabe ein- und auszuschalten), gibt es immer noch die Möglichkeit, die Zeiten nachträglich manuell einzugeben.

Das Risiko der schlechten Datenqualität ist aber leider bei dieser Methode nicht unerheblich: Verlässt man sich allein auf das Gedächtnis und trägt die Zeiten abends nach, ist die Zeiterfassung noch höchstens zu 67 % genau. Wartet man damit bis zum nächsten Tag, erinnert man sich höchstens noch an 55 % von dem, was am Vortag gemacht wurde. Am Ende der Woche sind es nur noch 36 %.

Kurz gesagt: Du kannst die Zeiterfassung in Asana durchaus nachträglich machen, opferst damit aber die Datenqualität. Das Gedächtnis allein ist kein guter Anhaltspunkt, wenn die Projektzeiterfassung schlüssig und zuverlässig bleiben soll.

Zeitberichte

Die Berichte von Asana sind praktisch, um Projekt- und Mitarbeiterdaten zu ordnen, zu visualisieren und sie Stakeholdern zu präsentieren. Für die Projektzeitberichte gibt es folgende Optionen:

• Geschätzte Zeit nach zugewiesenem Teammitglied
• Geschätzte Zeit nach zugewiesener Gruppe
• Tatsächliche Gesamtzeit nach Bereich
• Tatsächliche Gesamtzeit nach benutzerdefiniertem Feld

Das sind also die Funktionen, die in Asana enthalten sind – welche Tools gibt es nun für die Zeiterfassung mit Asana, die mit der Projekt- und Aufgabenüberwachung kompatibel sind?

Zeiterfassungstools für Asana

Die nativen Optionen in Asana zur Zeiterfassung haben offensichtlich ihre Grenzen, da du erstens praktisch nur zwischen zwei Übeln wählen kannst – Start/Stop-Timer oder manueller Nachtrag. Beide erfordern relativ viel Input von Anwenderseite und haben ihre Risiken in Bezug auf die Datenqualität.

Zweitens bietet Asana keine Timesheets, mit denen viele Teams den Projektfortschritt überwachen. Dieses Problem kann mit Add-ons und Integrationen gelöst werden, z. B. mit den folgenden.

Timer für Asana

Neben Asanas eigenem Timer gibt es verschiedene Anbieter von Browserweiterungen für die eingebettete Zeiterfassung mit Asana, darunter beispielsweise:

1. Everhour (ab 8,50 $/Monat)
2. Clockify (ab 5,49 $/Monat)
3. TMetric (ab 5,83 $/Monat)
4. Harvest (ab 9 $/Monat)

Diese Tools haben alle einen Start/Stop-Timer, der über eine Browsererweiterung in das Projekt-Interface von Asana eingebettet werden kann, oder auch in andere Tools wie Asana mit integrierter Zeiterfassung wie Jira, Trello usw.

Was soll ein weiterer Timer in Asana nun bringen, obwohl es doch schon einen gibt? Die externen Tools eröffnen zusätzliche Möglichkeiten, die Zeiterfassungsdaten zu nutzen, z. B. automatisches Ausfüllen von Timesheets, Rechnungen usw.

Der Hauptvorteil der eingebetteten Timer in Asana liegt darin, dass du dich nicht an ein neues Interface gewöhnen musst. Klar – du musst immer noch bei jeder Aufgabe einen manuellen Timer bedienen, aber der Aufwand für die Einrichtung ist minimal und du kannst mit den Daten mehr anfangen.

Asana-Integrationen für die Zeiterfassung

Mit Integrationen für die Zeiterfassung in Asana meinen wir Tools für Web, Desktop und Mobilgeräte, die ein eigenes Interface haben und mit Asana integrierbar sind, um Projektzeiten zu synchronisieren.

An dieser Stelle sehen wir uns drei Desktop-Programme an, die Aktivitäten automatisch erfassen. Bei diesen Tools muss also kein Timer manuell bedient werden, da die Erfassung von Zeiten und Aufgaben automatisch im Hintergrund abläuft.

Die drei Software-Optionen für die automatische Zeiterfassung in Asana sind alle auf Asanas Marketplace aufgeführt und werden von Teams für das Projekt- und Aufgabentracking verwendet.

• Desktop-Apps: Windows, macOS, Linux
• Projekte aus Asana importieren: ✅
• Zeiten mit Asana synchronisieren: ✅
  

• Desktop-Apps: Windows, macOS
• Projekte aus Asana importieren: 🚫
• Zeiten mit Asana synchronisieren: ✅
  

• Desktop-Apps: Windows
• Projekte aus Asana importieren: ✅‍
• Zeiten mit Asana synchronisieren: ✅

1. Memtime

Vielleicht wirkt es ein wenig voreingenommen, aber Memtime kommt trotzdem ganz oben auf die Liste – das Tool ist nämlich das perfekte Beispiel dafür, wie die Zeiterfassung in Asana aussehen kann, wenn sie so einfach und praktisch wie möglich gestaltet wird.

Memtime ist eine Desktop-App, die rund um die Uhr im Hintergrund läuft und passiv die Arbeitszeiten in allen Programmen erfasst. Dadurch werden alle Zeiten, die mit deinen Aufgaben in Asana zusammenhängen, minutengenau erfasst – seien es Gespräche über Slack, Google-Suchen oder Meetings. Und du musst nichts weiter dafür tun.

Du kannst Memtime jederzeit im Verlauf des Tages oder der Woche öffnen und dir einen minutengenauen Überblick über deinen Arbeitstag geben lassen. Die Detailtiefe kannst du dabei nach Wunsch anpassen, es wird aber in jedem Fall jede abrechenbare Minute erfasst.

Mit dem Aktivitätenprotokoll bekommst du einen zu 100 % genauen Überblick darüber, was du wann gemacht hast, und kannst Zeiteinträge erstellen, die automatisch mit Asana synchronisiert werden. Möglich macht das die Zwei-Wege-Integration zwischen Asana und Memtime: Du importierst deine Aufgaben und Projekte aus Asana in Memtime und exportierst die Zeiteinträge wieder zu Asana.

2. Timely

Timely ist ein automatisches Zeiterfassungstool, das mit Asana integrierbar ist. Ähnlich wie Memtime hat Timely eine Desktop-App, die passiv alle Aktivitäten am Computer erfasst. Du kannst dir damit leichter merken, woran du gearbeitet hast, und deine Zeitaufwände für Asana-Aufgaben präzise erfassen.

Allerdings funktioniert die Integration von Timely mit Asana nur in eine Richtung. Du kannst zwar erfasste Zeiten mit Asana synchronisieren, aber keine Projekte und Aufgaben von Asana zu Timely exportieren. Das geht nur über Zapier, was die Methode recht kompliziert macht.

Ein weiterer Nachteil von Timely im Vergleich zu Memtime ist die Bedienbarkeit. Damit die automatische Zeiterfassung überhaupt funktionieren kann, brauchst du die Memory-App von Timely für den Desktop. Deine Aktivitäten-Zeitleiste kannst du in der Desktop-App aber nicht einsehen, sondern musst dich dafür in der Web-App einloggen.

Nachdem du eingeloggt bist, werden dir deine erfassten Aktivitäten als Liste oder Zeitleistenansicht angezeigt, die im Vergleich zu Memtime relativ unübersichtlich ist.

Überlege dir also, ob diese Option praktisch genug für dich ist, wenn du detaillierte Erfassung brauchst oder bei dir viele kleine Aufgaben wie z. B. E-Mails anfallen, die du einzeln deinen Projekten und Kunden zuweisen möchtest.

3. Toggl Track

Toggl Track ist ebenfalls ein mit Asana integrierbares Zeiterfassungstool. Es bietet Zwei-Wege-Synchronisierung, du kannst also deine Projekte und Aufgaben aus Asana zu Toggl Track exportieren.

Der größte Nachteil der automatischen Erfassung mit Toggl Track ist, dass sie nur für Windows verfügbar ist. Wenn du Toggl Track also für Asana-Projekte auf dem Mac nutzen willst, musst du dazu einen eingebetteten Timer verwenden – schlussendlich landest du dann also wieder bei einer manuellen Lösung.

Ähnlich wie bei Timely kannst du in der Browsererweiterung selbst nicht viele Daten einsehen. Um deine Zeiteinträge zu sehen oder Berichte zu exportieren, musst du dich in der Web-App von Toggl Track einloggen. Zusammengefasst bekommst du damit also zwar mehr Funktionen für die Zeiterfassung, gleichzeitig aber auch eine überkomplizierte Methode und nur halbautomatische Abläufe.

Dennoch verwenden viele Teams Toggl Track für die Projektzeiterfassung mit Asana; wenn dein Team also keine Probleme mit manuellen Timern hat, könnte das Tool eine gute Lösung für dich sein.

Fazit

Asana bietet für das Projektmanagement Funktionen zur Zeiterfassung, die natürlich unerlässlich für die präzise Planung und die Rentabilität ist. Das Problem bei der Asana-Zeiterfassung ist der recht begrenzte Funktionsumfang; dazu kommen die Nachteile in der Bedienbarkeit:

• Der manuelle Start/Stop-Timer lenkt ab und wird schnell vergessen.
• Nachträgliches Eintragen von Projektzeiten führt zu ungenauen Daten.

Aus diesem Grund gibt es verschiedene Lösungen, um die Zeiterfassungsfunktionen von Asana zu verbessern, die Aufgabenerfassung zu vereinfachen und auch für bessere Compliance im Team bei der Zeiterfassung zu sorgen. In diesem Artikel haben wir uns auf eingebettete Timer (per Browsererweiterung) und automatische Zeiterfassung (per Desktop-App) konzentriert.

Die Entscheidung, wie du die Zeiterfassung in Asana gestalten willst, liegt schlussendlich bei dir. Du kannst dazu die verschiedenen Methoden ausprobieren und die Entscheidung gemeinsam mit deinem Team treffen.

Der Artikel hat dir hoffentlich einen guten Einblick geben können, wie die Projektzeiterfassung mit Asana funktioniert und wie sie mit Integrationen verbessert werden kann. Wenn dich die (übrigens die Privatsphäre wahrende!) Lösung von Memtime für die Zeiterfassung in Asana mit Zwei-Wege-Synchronisierung neugierig gemacht hat, probiere das Tool kostenlos 14 Tage lang aus, um die Vorteile der komplett automatischen Projektzeiterfassung aus erster Hand kennenzulernen.