In 15-Minuten-Schritten zu mehr Produktivität

Unser Arbeitsalltag ist häufig geprägt von schier unendlich langen To-Do-Listen, zahlreichen Meetings und einem nie versiegenden Strom aus Nachrichten. Außerhalb der Arbeit sollen wir – neben Haushalt und Familie – außerdem ausreichend schlafen, uns bewegen, ausgewogen essen und einen kreativen Ausgleich zu unserem Arbeitsalltag finden. Wer hat schon so viel Zeit?

Wir brauchen Strategien, mit denen wir die Kontrolle über unsere Aufgaben behalten und unsere Zeit so effizient wie möglich nutzen können. Eine dieser Strategien ist die Einteilung des Tages in 15-Minuten-Intervalle. Eine Methode, die frischen Wind bringt, wenn

• du dich überfordert fühlst,
• du das Gefühl hast festzustecken,
• du eine neue Perspektive brauchst,
• du Klarheit suchst
• und ein Erfolgserlebnis brauchst.

In diesem Artikel erfährst du alles rund um diese Produktivitätsstrategie und bekommst praktische Tipps zur Umsetzung. Außerdem erhältst du einen Einblick darin, wie Unternehmen das Konzept von 15-Minuten-Intervallen zur Zeiterfassung nutzen. Finde heraus, wie du das Meiste aus deinen Stunden herausholen kannst.

Was sind 15-Minuten-Intervalle?

Hinter dem Begriff ‘15-Minuten-Intervalle’ verbirgt sich eine Zeitmanagement-Methode zur Steigerung der Produktivität. Jede Stunde wird in vier 15-minütige Zeitblöcke eingeteilt. Aus einer Arbeitszeit von 8 Stunden ergibt sich auf diese Weise ein Tag mit 32 Einheiten.

Diese Methode besticht durch ihre Vielseitigkeit:

1. 15-Minuten-Intervalle sind eine niedrigschwellige Alternative zur Pomodoro-Technik. Sie können auch als Einstieg ins Singletasking dienen.
2. Die Tagesstruktur aus 32 Einheiten lässt sich als Planungswerkzeug nutzen. Hierzu verteilt man Aufgaben und Projekt auf bestimmte Zeitblöcke.
3. Oder man nutzt ein solches Raster zur Selbstbeoachtung und Selbstreflexion. Darin kann man seinen Arbeitsalltag und damit verbundene Gewohnheiten, aber auch Ablenkungen erfassen.

Ob nun so oder so – die Verwendung von 15-Minuten-Intervallen bietet eine tolle Möglichkeit, den Arbeitsalltag zu visualisieren, bewusst wahrzunehmen und zu verbessern. Das vielleicht Beste an dieser Methode: Auch wenn man noch so überfordert ist – alle 15 Minuten lässt sich ein Erfolg feiern.

Warum wir uns in der Zeit irren

Es ist keine Neuigkeit, dass wir im Allgemeinen einer voreingenommenen Wahrnehmung unterliegen und unsere Zeit schlecht einschätzen. Man denke nur an das Phänomen des Planungsfehlschlusses. Weißt du beispielsweise noch, zu welcher Uhrzeit du gestern oder letzte Woche für wie viele Minuten welcher Aufgabe nachgegangen bist?

Am Ende einer vollen Woche oder eines langen Tages fragen wir uns oft, wo nur die ganze Zeit geblieben ist. Meistens folgt darauf die Frage: Woher soll ich nur die Zeit nehmen, um rechtzeitig meine Ziele zu erreichen? Umgekehrt scheinen wir bei besonders großen Projekten kaum von der Stelle zu kommen. Unsere Aufgaben und To-Do-Listen können schnell zu einer Überforderung werden.

Das Gefühl, keine Zeit zu haben, entspricht aber nicht unbedingt der Wahrheit. Um die Kontrolle zurückzugewinnen, braucht es Tatsachen. Der erste Schritt ist ein Blick in den Kalender: Wie viel Zeit hast du tatsächlich jede Woche? An einem durchschnittlichen Arbeitstag stehen uns neben etwa 8 Stunden Schlaf und 7 Stunden Freizeit ganze 8 Arbeitsstunden zur Verfügung. Wöchentlich sind das stolze 40 Stunden.

Wie 15-Minuten-Intervalle helfen können

In einem nächsten Schritt schafft die Einteilung unserer Arbeitsstunden in Blöcke von 15 Minuten zusätzliche Klarheit. Aus 8 Stunden werden 32 Einheiten, 40 Stunden summieren sich zu 160 Einheiten. Bereits dieser Perspektivwechsel kann uns dabei helfen,

• Ruhe zu finden und durchzuamten,
• unsere Zeit bewusster wahrzunehmen,
• Struktur in unseren Tag zu bringen
• und Einsicht in unsere Gewohnheiten zu erhalten.

In einer Kultur des Multitaskings und in einem anspruchsvollen Arbeitsumfeld wird unsere kurze Aufmerksamkeitsspanne zunehmend kürzer. Phasen höchster Konzentration werden zu einer Herausforderung für das menschliche Gehirn. Unsere Aufgaben und Projekte in kurze Einheiten einzuteilen, macht sie leichter verdaulich. In 15-Minuten-Intervallen oder mit der Pomodoro-Technik zu arbeiten, funktioniert gerade deshalb so gut, weil die 15- bis 25-minütigen Phasen fokussierten Arbeitens gefolgt von 5-minütigen Pausen unseren kognitiven Fähigkeiten und Bedürfnissen entsprechen. Auf diese Weise arbeiten wir effizienter, sind produktiver und dabei weniger gestresst.

So kannst du das Meiste aus deinen Stunden herausholen

Die folgenden Tipps zur Nutzung von 15-Minuten-Intervallen für besseres Zeitmanagement sind für alle, denen die Zeit nur so davonläuft und die dringend frischen Wind brauchen.

1. Stelle einen Timer für 15 Minuten

Was könntest du alles in 15 Minuten tun? Du musst nicht sofort in diese Methode eintauchen, um von ihren Vorteilen zu profitieren. Für einen sanften Einstieg genügt bereits eine 15-minütige Einheit konzentrierten Arbeitens pro Tag. Alternativ kannst du eine oder zwei Stunden deines Tages in 15-Minuten-Blöcke einteilen. Nutze hierfür einen Timer oder deine Kalenderbenachrichtigungen.

Diese Herangehensweise ist besonders für herausfordernde Aufgaben und langfristig angelegte Projekte geeignet. Startschwierigkeiten und Prokrastination lassen sich überwinden, indem man sich sagt: Es sind nur 15 Minuten. So kann man leichter einen Flow-Zustand erreichen.

Eine andere Strategie ist das Zerlegen großer Projekte in kleine Aufgaben und ihrer Einteilung in 15-Minuten-Blöcke. Auf diese Weise lässt sich alle 15 Minuten ein Erfolg feiern. Das sorgt für mehr Zufriedenheit, Energie und konstanten Fortschritt.

2. Nutze 15-Minuten-Intervalle zur Planung

Teile deine Arbeitstage in deinem digitalen Kalender oder einer Tabelle in 15-minütige Einheiten ein. Anschließend kannst du diese Struktur zur Planung deines Tages oder deiner Woche nutzen. Plane einen Abend oder eine Woche zuvor, um mit größtmöglicher Klarheit und Sicherheit in den Tag zu starten.

1. Identifiziere deine Prioritäten.
2. Nutze Fokuszeiten, um Ablenkungen & Störungen zu minimieren.
3. Lege ähnliche und verwandte Aufgaben in Blöcken zu- bzw. nebeneinander.
4. Reserviere feste Zeitblöcke für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, um Routinen zu schaffen.
5. Berücksichtige, wann du mehr und wann du weniger produktiv bist.

Nutze eine automatische Zeiterfassungssoftware für eine möglichst präzise Planung. Memtime beispielsweise erfasst all deine Aktivitäten minuten- und tabgenau und zeigt dir deinen Tag in Form einer chronologischen Timeline an. Mehr dazu erfährst du hier. Mit diesen Informationen kannst du spielend leicht nachvollziehen, wie lange du tatsächlich für deine Aufgaben brauchst, wodurch du am meisten abgelenkt wirst und wann du am produktivsten bist.

Eine präzise Struktur und sorgfältige Planung können dir helfen, dich auf deine Ziele zu konzentrieren, Multitasking zu vermeiden und deine Effizienz und Produktivität zu steigern. Mit einer klaren Intention verfolgen wir unsere Ziele hartnäckiger.

3. Plane ausreichend Pausen ein

Denke bei der Planung in 15-Minuten-Einheiten an Pausen. Konzentriertes Arbeiten kostet viel Energie und Kraft. Bei “nur” 15 Minuten neigt man schnell dazu, Pausen zu übergehen. Diese sind allerdings keine Zeitverschwendung! Pausen verschaffen uns die nötige Erholung und Erfrischung, um unsere Produktivität langfristig aufrecht zu erhalten.

Integriere kurze Pausen, um nicht aus dem Rhythmus zu kommen. Mit einem Timer könntest du beispielsweise 14 Minuten arbeiten, 1 Minute pausieren, 14 Minuten arbeiten, 1 Minute pausieren usw. Oder du arbeitest mit einer Intervallstruktur, bei der du nach zwei 15-Minuten-Intervallen eine Pause von 5 Minuten einplanst oder nach 4 Intervallen für ein Intervall pausierst. Richte dich hierbei ganz nach deinen Bedürfnissen und Möglichkeiten.

4. Bleibe flexibel

Gut gemeinte Optimierungsversuche können manchmal mehr schaden als nutzen. Eine strenge Einteilung in 15-Minuten-Intervalle kann Druck und hohe Erwartungen aufbauen. Schlimmstenfalls endet das in Frustration, Enttäuschung und noch mehr Zeitdruck. 15-Minuten-Intervalle dienen dazu, Zeit bewusster wahrzunehmen und die eigene Produktivität zu steigern. Perfektion ist nicht das Ziel. Einige Aufgaben dauern trotz sorgfältigster Planung länger als 15 Minuten. Unvorhergesehene Ereignisse können einen Tag durcheinanderwirbeln.

Plane für geschäftige Tage vorsorglich einen zeitlichen Puffer ein. Die Struktur aus kurzen Intervallen kann dich davor bewahren, in die Perfektionismusfalle zu tappen und dir helfen, Dinge einfach zu erledigen. Prioritäten und ein funktionierender Workflow lassen sich anhand dieser Einteilung erkennen. Als relativ kleine Zeitblöcke können einzelne 15-Minuten-Intervalle im Notfall verlegt oder dazwischengeschoben werden. Indem du flexibel bleibst, kannst du lernen, dir selbst zu verzeihen und weiterzumachen, wenn es mal nicht nach Plan läuft.

Wie Unternehmen 15-Minuten-Intervalle nutzen

Auch in der Geschäftswelt sind 15-Minuten-Intervalle längst nichts Neues mehr. Die meisten Unternehmen denken bei 15-Minuten-Intervallen allerdings an die Rundung von Arbeitszeiten.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter, der nach Stunden bezahlt wird, um 9:02 Uhr mit der Arbeit beginnt und um 16:57 Uhr Feierabend macht, wird auf den Zeitraum von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ab- beziehungsweise aufgerundet.

Bei 15-Minuten-Intervallen rundet man innerhalb einer Viertelstunde unter der 8-Minuten-Marke ab und darüber auf. Zum Beispiel:

• 8:53-9:07 Uhr zu 9:00 Uhr
• 9:08-9:22 Uhr zu 9:15 Uhr
• 9:23-9:37 Uhr zu 9:30 Uhr
• 9:38-9:52 Uhr zu 9:45 Uhr

Die Vorteile und Fallstricke von gerundeten Arbeitszeiten

Die Rundung von Arbeitszeiten vereinfacht die Berechnung von Gehältern. Kleineren wie größeren Unternehmen wird auf diese Weise Arbeit und Zeit bei der Abrechnung erspart. Im Idealfall wird dadurch verhindert, dass Mitarbeitern zu wenig oder zu viel ausgezahlt wird.

Die Methode stammt aus der Zeit der Stechuhren und der handschriftlichen Stundenzettel. Eine deutlich präzisere Alternative stellt die Nutzung automatischer Zeiterfassung dar. Memtime zeigt die erfasste Zeit auf Wunsch hin sogar in 15-Minuten-Intervallen an. Und mit der 100% kostenlosen Testphase von Memtime kann jeder automatische Zeiterfassung in 15-Minuten-Intervallen ausprobieren.

Häufig stellt sich die Frage, ob die Rundung von Arbeitszeiten noch zeitgemäß ist und welchen rechtlichen Beschränkungen sie unterworfen ist. Pauschal lassen sich diese Frage nicht beantworten. Abhängig von Bedürfnissen, branchenüblicher Praxis und Recht herrschen jeweils unterschiedliche Regeln.

Grundsätzlich gilt aber:

• Arbeitszeiten, Lohnabrechnungen und Mindestlohn sind in der Regel gesetzlich geregelt. Wenn Arbeitszeiten durch übermäßiges Runden aufgebläht werden, können Arbeitnehmern Abmahnungen und im Ernstfall sogar die Kündigung drohen.
• Arbeitgebern auf der anderen Seite können Unzufriedenheit, Misstrauen und sogar Klagen drohen.

Wrapping up

15-Minuten-Intervalle sind vielseitig und besonders nützlich. Als Arbeitsmethode und Planungswerkzeug steigern sie die Produktivität. Wer sich von seinem Arbeitsalltag überfordert fühlt und auf der Stelle tritt, kann sich mithilfe dieser Methode Klarheit verschaffen und schnelle Fortschritte erzielen. Im unternehmerischen Kontext versteht man unter dem Konzept der 15-Minuten-Intervalle die Rundung von Arbeitszeiten zwecks vereinfachter Abrechnung.

Möglicherweise stellst du fest, dass dir 15-Minuten-Intervalle für die Bearbeitung deiner Aufgaben nicht aureichen. Vielleicht hast du auch das Gefühl, dass das Arbeiten in 15-minütigen Episoden nicht zu deinem Arbeitsplatz passt. Trotzdem könnte etwas für dich drin sein.

15-Minuten-Intervalle lassen sich als Aufräumaktion oder als Lernmöglichkeit nutzen. Mit ihrer Hilfe kannst du Einsicht in deine Arbeitsweise, dein Tempo und deine größten Ablenkungen erhalten. Die in diesem Prozess gewonnenen Einsichten kannst du schließlich dazu nutzen, deinen Arbeitsalltag nachhaltig zu verbessern.