So funktioniert der Stundenzettel-Rechner
Die Arbeitszeiterfassung per Tabelle bedeutet oft, sich mit Formeln herumschlagen und noch mal kurz nachrechnen zu müssen, ob auch alles stimmt. Der kostenlose Stundenzettel-Rechner übernimmt diese Arbeit, führt Schritt für Schritt durch die Arbeitswoche des Teams (inkl. Stunden, Pausen, Überstunden und Stundensatz) und berechnet in Sekundenschnelle einen genauen digitalen Stundenzettel.
Und so geht’s:
Stundenzettel einrichten
Vor Eingabe der Arbeitszeiten müssen zunächst die Grundlagen für die Berechnung eingestellt werden. Diese Einstellungen gelten für den gesamten Stundenzettel und sorgen dafür, dass die Ergebnisse für die richtige Woche und im richtigen Format ausgegeben werden.
• Die zu erfassende Woche einstellen: Hier kann zwischen der aktuellen Woche, der letzten Woche oder einem benutzerdefinierten Datum gewählt werden. Bei der Auswahl eines benutzerdefinierten Datums setzt der Rechner den Beginn des Berechnungszeitraums automatisch auf den Montag der betreffenden Woche. Der digitale Stundenzettel erfasst also immer von Montag bis Sonntag.
• Das Zeitformat wählen: Stunden und Minuten zeigt die Gesamtzeiten im Format „8 Std. 30 Min“ an, in der Einstellung Dezimal wird dieselbe Zeit im Format „8,50“ ausgegeben. Das Dezimalformat ist praktischer, wenn die Angaben für die Lohnabrechnung oder Rechnungserstellung benötigt werden.
• Überstunden berechnen: Das Kästchen kann angeklickt werden, wenn für das Team Überstundenregelungen gelten. Ist das nicht der Fall, kann der Abschnitt einfach übersprungen werden (der Schritt ist optional).
Sollen die Überstunden berechnet werden, müssen 3 Felder ausgefüllt werden:
1. Überstundenregelung: „Pro Tag“ kann ausgewählt werden, wenn es einen täglichen Grenzwert gibt, ab dem Arbeitszeit als Überstunden gewertet wird. Wird der Grenzwert z. B. auf 8 Stunden pro Tag gesetzt, werden für jeden Tag mit 10 Stunden Arbeitszeit 2 Überstunden berechnet. Sollen die Überstunden auf Grundlage der Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden pro Woche) berechnet werden, muss die Regel „Pro Woche“ eingestellt werden.
2. Grenzwert für Überstunden: Hier wird angegeben, ab wie vielen Stunden pro Tag oder pro Woche Überstunden gelten. Häufig sind die Grenzwerte 8 Stunden pro Tag oder die vertraglich vereinbarten Wochenstunden.
Mitarbeitende hinzufügen
In diesem Schritt werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzugefügt, für die Stunden erfasst werden sollen. Es können beliebig viele Mitarbeitende hinzugefügt werden, jeweils separat mit Namen, Stundensatz und eigenen Tageseinträgen.
Für alle Mitarbeitenden kann jeweils ein separater Stundensatz eingegeben werden. Der Stundenzettel-Rechner erstellt auf Grundlage dieses Satzes eine geschätzte Vergütung für die erfassten Stunden. Wird nur die Arbeitszeiterfassung und keine Vergütungsberechnung benötigt, kann dieses Feld einfach übersprungen werden.
Zusätzlich gibt es eine ebenfalls optionale Notizspalte für jeden Mitarbeitereintrag, in der angegeben werden kann, woran am jeweiligen Tag gearbeitet wurde. Diese Notizen werden nur im Browser und nirgendwo sonst gespeichert, auf gemeinsam genutzten Geräten sollten die Angaben am Ende der Sitzung mit Alles löschen entfernt werden.
Arbeitsstunden eingeben
Dieser Schritt umfasst den Hauptteil des Stundenzettels. Hier werden von Montag bis Sonntag die Zeiten für Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Pausen in Minuten eingegeben. Der Stundenzettel-Rechner zieht die Pausenzeiten automatisch ab und ermittelt die gearbeiteten Gesamtstunden für den jeweiligen Tag.
Selbstverständlich müssen nicht alle Tage ausgefüllt werden. Samstag und Sonntag können z. B. einfach leer gelassen werden; der Rechner bezieht nur die ausgefüllten Tage in die Berechnung ein.
Bei mehreren Mitarbeitenden hat jeder Eintrag seinen eigenen Satz an Tagesangaben, es können also unterschiedliche Arbeitszeiten und Schichten für alle Mitarbeitenden eingetragen werden, ohne dass es zu Überschneidungen oder Konflikten kommt.
Anteilige Abrechenbarkeit
Nicht alle Arbeitsstunden können auch in Rechnung gestellt werden, und der Anteil der abrechenbaren Arbeitszeit unterscheidet sich meist innerhalb des Teams. Manche Teammitglieder leisten vielleicht überwiegend interne oder administrative Arbeit, andere arbeiten hauptsächlich direkt am Kunden. Darum wird kein allgemeingültiger Prozentsatz für alle Einträge verwendet, der abrechenbare Anteil der Arbeitszeit muss also für alle Mitarbeitenden separat eingestellt werden.
Dazu wird einfach der Schieberegler unter dem Stundenzettel jedes Mitarbeitereintrags eingestellt, der angibt, welcher Prozentsatz der erfassten Stunden tatsächlich auch abrechenbar ist. Der Stundenzettel-Rechner gibt damit einen genaueren Überblick über die abrechenbaren Arbeitsleistungen jedes Teammitglieds.
Wenn alle Stunden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters abrechenbar sind, kann der Schieberegler dieses Eintrags einfach auf 100 % gelassen werden.
Ergebnisse berechnen und ansehen
Nachdem alle Einstellungen gemacht und die Stunden eingegeben sind, werden mit einem Klick auf „Berechnen“ die Angaben ausgewertet. Die Ergebnisse werden übersichtlich angeordnet angezeigt.
Sie umfassen:
Gesamtstunden
Dies ist die Summe der in der Woche geleisteten Stunden nach Abzug der Pausenzeiten.
Bei mehreren Mitarbeitenden zeigt der Stundenzettel-Rechner zwei Arten von Gesamtstunden an:
1. Mitarbeitergesamtstunden: Die Arbeitszeit jedes einzelnen Teammitglieds in dieser Woche. Die Formel lautet: Mitarbeitergesamtstunden = Σ (Ende − Beginn − Pause) für jeden Arbeitstag. Wenn Anna z. B. am 27. April von 8 Uhr bis 16 Uhr gearbeitet, 30 Minuten Pause gemacht hat und das für diese Woche alle erfassten Zeiten sind, liegen ihre Gesamtstunden bei 7,5.
2. Gesamtstunden Team: Hiermit werden die Arbeitszeiten des gesamten Teams für diese Woche angegeben. Die Formel lautet: Gesamtstunden Team = Summe aller Mitarbeitergesamtstunden. Hat also z. B. Max 38 Stunden gearbeitet und Anna 42 Stunden, betragen die Gesamtstunden des Teams 80 Stunden.
Abrechenbare Stunden
Abrechenbare Stunden sind der Anteil der Gesamtstunden, der dem Kunden auch in Rechnung gestellt werden kann. Wie oben erwähnt, ermittelt der Stundenzettel-Rechner diesen Anteil auf Grundlage des für jeden Mitarbeitereintrag separat eingestellten Prozentsatzes an abrechenbarer Arbeitszeit. Wenn also ein Teammitglied in der Woche 40 Stunden gearbeitet hat, von denen aber nur 75 % abrechenbar sind, wertet der Rechner 30 Stunden als abrechenbar.
Bei mehreren Mitarbeitenden zeigt der Stundenzettel-Rechner zwei Gesamtwerte für die abrechenbaren Stunden an:When you add multiple employees, the calculator shows two billable totals:
1. Abrechenbare Mitarbeiterstunden: Diese Zahl gibt den abrechenbaren Anteil der Gesamtstunden dieses Teammitglieds für diese Woche an. Die Formel lautet: Abrechenbare Mitarbeiterstunden = Mitarbeitergesamtstunden × (% abrechenbarer Anteil ÷ 100)
2. Abrechenbare Teamstunden: Diese Zahl zeigt die gesamten abrechenbaren Stunden des ganzen Teams für die Woche. Die Formel lautet: Abrechenbare Teamstunden = Summe aller abrechenbaren Mitarbeiterstunden. Wenn Anna 38 Gesamtstunden gearbeitet hat, die zu 100 % abrechenbar sind, und Max 42 zu 50 % abrechenbare Gesamtstunden, betragen die abrechenbaren Stunden des Teams in dieser Woche also 38 + 21 = 59 Stunden.
Reguläre Stunden
Reguläre Stunden sind die unterhalb des festgelegten Überstunden-Grenzwerts geleisteten Arbeitsstunden, also alles, was das eingestellte tägliche oder wöchentliche Stundenlimit nicht überschreitet. Die regulären Stunden werden pro Mitarbeiter:in berechnet.
Die Formel lautet: Reguläre Mitarbeiterstunden = Mitarbeitergesamtstunden − Mitarbeiterüberstunden.
Wenn Max diese Woche 45 Stunden gearbeitet hat und der Grenzwert für Überstunden bei 40 Stunden pro Woche liegt, betragen seine regulären Stunden 45 − 5 = 40.
Bei mehreren Mitarbeitenden zeigt der Stundenzettel-Rechner außerdem die Gesamtwerte des Teams an:
1. Reguläre Teamstunden: Diese Zahl fasst die regulären Stunden des gesamten Teams für die Woche zusammen. Die Formel lautet: Reguläre Teamstunden = Summe aller regulären Mitarbeiterstunden.
2. Abrechenbare reguläre Teamstunden: Diese Zahl zeigt den abrechenbaren Anteil der regulären Teamstunden, berechnet auf Grundlage des abrechenbaren Anteils aller Mitarbeitenden. Die Formel lautet: Abrechenbare reguläre Teamstunden = Summe (reguläre Mitarbeiterstunden × (% abrechenbarer Anteil ÷ 100)) für jedes Teammitglied. Wenn Anna also 38 reguläre Stunden bei 100 % Abrechenbarkeit gearbeitet hat und Max 40 reguläre Stunden bei 50 % Abrechenbarkeit, betragen die abrechenbaren regulären Teamstunden 38 + 20 = 58 Stunden.
Überstunden
Überstunden sind alle Zeiten, die über den festgelegten täglichen oder wöchentlichen Überstunden-Grenzwert hinausgehen. Sie werden pro Mitarbeitereintrag berechnet, bei mehreren Mitarbeitenden zeigt der Stundenzettel-Rechner auch die Gesamtüberstunden des Teams an.
Die Formel lautet: Mitarbeiterüberstunden = Mitarbeitergesamtstunden – reguläre Mitarbeiterstunden.
Wenn Max diese Woche 45 Stunden gearbeitet hat und der Überstunden-Grenzwert auf 40 Stunden pro Woche gesetzt ist, betragen seine Überstunden 45 − 40 = 5 Stunden.
Bei mehreren Mitarbeitenden gibt der Stundenzettel-Rechner auch die folgenden Zahlen an:
1. Überstunden Team: Diese Zahl fasst die Überstunden des gesamten Teams für die Woche zusammen. Die Formel lautet: Teamüberstunden = Summe aller Mitarbeiterüberstunden.
2. Abrechenbare Überstunden Team: Dies ist der abrechenbare Anteil der Teamüberstunden, berechnet auf Grundlage des abrechenbaren Anteils der Teammitglieder. Die Formel lautet: Abrechenbare Überstunden Team = Summe (Mitarbeiterüberstunden × (% abrechenbarer Anteil ÷ 100)) für jedes Teammitglied.
Wenn Anna also 2 zu 100 % abrechenbare Überstunden und Max 5 zu 50 % abrechenbare Überstunden gemacht hat, liegen die abrechenbaren Überstunden des Teams bei 2 + 2,5 = 4,5 Stunden.
.
Stundenzettel online ausfüllen und herunterladen
Sobald der Stundenzettel korrekt ausgefüllt ist, gibt es zwei Möglichkeiten:
Die Ergebnisse können entweder in die Zwischenablage kopiert und in eine E-Mail, Rechnung oder das Lohnabrechnungssystem eingefügt werden. Alternativ kann der Stundenzettel zum Ausdrucken oder Weiterleiten als PDF heruntergeladen werden.
Bei gemeinsam genutzten Geräten und Verwendung der Notizspalte sollten die Angaben abschließend noch mit Alles löschen entfernt werden.
.
.
