"Solíamos calcular mal nuestros retenes"

Hi Gero. ¿Cuál es su trabajo y en qué está especializada su agencia "pflüger : kreativ ackern."?

Gero: Hace mucho tiempo, a principios de los 90, era vendedor de publicaciones, pero rápidamente me pasé al diseño gráfico, al que me dediqué durante unos 20 años. En 2007 creé mi propia agencia de diseño. El nombre de la agencia "pflüger : kreativ ackern." se remonta a esa época. - que está tan bien establecido que no me atrevo a cambiarlo. Poco después de hacerme autónomo, llegó la crisis financiera y en algún momento el negocio sólo fue bueno en un ámbito: concretamente con los clientes para los que también había hecho páginas de Facebook. Fue entonces cuando empecé a involucrarme más en esto. Finalmente, dejé el diseño gráfico por completo y me centré en el marketing de las redes sociales. Desde 2014, asesoro a las empresas sobre sus apariciones en la web social, desarrollo estrategias de medios sociales para ellas, realizo talleres y formaciones para sus empleados para que aprendan a utilizar las plataformas de medios sociales de forma profesional, y me encargo de las actividades operativas de marketing en medios sociales, desde la planificación y creación de contenidos hasta la gestión de comunidades con mi agencia. También doy charlas y soy el autor del libro "Social Media Marketing for Dummies", que está disponible en las librerías.

¿Por qué es importante para usted la hora exacta?

Gero: El trabajo de agencia se factura a mis clientes como retenedores, que es una tarifa plana mensual. Estas tarifas planas deben ser lo más transparentes posible para mis clientes, lo más comprensibles. Por eso medimos constantemente el tiempo que necesitamos de media para cada paso de trabajo. ¿Cuánto tiempo necesitamos realmente para investigar y escribir un artículo de blog? ¿Cuánto tiempo necesitamos para crear una historia de Instagram y cuánto para poner en práctica el concepto? ¿Cuánto tiempo dura la gestión de la comunidad por cada puesto publicado? Pero también nos preocupa la cuestión de las actividades que realizamos pero que no pueden asignarse directamente a los proyectos, porque, por supuesto, deben incluirse en un cálculo honesto.

Para nosotros, el registro del tiempo no se utiliza para controlar a los que registran su tiempo, sino únicamente con fines de cálculo: sobre la base de estas cifras, calculamos y revisamos periódicamente las tarifas planas de nuestros servicios, que luego divulgamos en nuestras ofertas.

Personalmente, también me parece interesante la cantidad de tiempo libre que tengo ahora que antes de empezar a usar Memtime. Me he dado cuenta de lo mucho que solía hacer en paralelo durante mis horas de trabajo: navegar por Internet al azar, jugar, escuchar música al azar, charlar con amigos y familiares. Ahora he integrado todo eso, llegando al trabajo más tarde y a casa más temprano, y ahora consigo hacer bastante más en mi tiempo. Hace años que no tengo una semana de 60 horas.

¿Qué problema ha tenido con el seguimiento del tiempo?

Gero: No culpo a nadie por olvidarse de registrar los tiempos de forma ordenada. Simplemente ocurre, y me ocurre a mí. Realmente me olvidé de registrar mis tiempos todo el tiempo. Y cuando lo hacía, era engorroso porque había que teclear manualmente cada hora o poner en marcha y parar manualmente un temporizador. Por lo tanto, había grandes inexactitudes, y eso no sirve como base para calcular las tasas y los precios con seriedad. Siempre me pregunté por qué en mi empresa solía faltar dinero, a pesar de que trabajábamos mucho. Sencillamente: operaba con cifras totalmente erróneas y, por tanto, a menudo establecía plazos demasiado pequeños para los proyectos y, por tanto, acordaba retenciones demasiado pequeñas.

¿En qué medida podría el Memtime resolver el problema?

Gero: La combinación de mi propio calendario y de las ventanas y programas que utilizo realmente hace que sea especialmente fácil llevar la cuenta de lo que he hecho exactamente y cuándo, incluso días después. La asignación de tiempos se hace mucho, mucho más precisa de esta manera - y nuestro cálculo mucho más serio. Ahora hemos conseguido corregir las suposiciones incorrectas y, por tanto, tenemos una mejor base de cálculo. También hemos sido capaces de identificar las pérdidas de tiempo inútiles, como cuando hemos hecho cosas que llevan demasiado tiempo. Como resultado, ahora contratamos a proveedores de servicios para determinadas actividades que, debido a su especialización, son más rápidos (y también mejores) que nosotros. Esto es más barato para nuestros clientes en todos los sentidos.

Después de unos años de uso, puedo decir: Memtime sí cuesta unos cientos de euros. Pero, al mismo tiempo, ya no perdemos cada año sumas de cinco cifras debido a un registro incorrecto de los tiempos y a un cálculo erróneo de los costes.

¿Cómo has vivido la introducción de Memtime?

Gero: Instalar Memtime, conectarlo al software de proyectos adecuado (MOCO en nuestro caso) y entender todo el sistema es cuestión de una, digamos dos horas, incluso para una persona medianamente interesada en la tecnología. Todo el proceso y el uso es bastante autoexplicativo. E incluso si necesitas ayuda, el soporte es súper rápido, extremadamente útil y además habla alemán.

Si un amigo te preguntara por qué debería probar Memtime, ¿qué le dirías?

Gero: Si quiere saber cuánto tiempo dedica realmente a sus proyectos, utilice Memtime: un seguimiento preciso del tiempo sin complicaciones. Es una verdadera revelación.