"Wir haben die Retainer früher falsch kalkuliert"

Hi Gero. Was ist dein Job – und worauf ist deine Agentur »pflüger : kreativ ackern.« spezialisiert?

Gero: Vor Äonen, Anfang der 1990er, habe ich mal Verlagskaufmann gelernt, bin aber schnell zum Grafikdesign gewechselt, was ich dann rund 20 Jahre lang gemacht habe. 2007 habe ich mich mit einem Designbüro selbstständig gemacht. Aus dieser Zeit stammt auch noch der Agenturname »pflüger : kreativ ackern.« – der ist so gut eingeführt, dass ich mich nicht traue, ihn zu ändern. Kurz nach meiner Selbstständigkeit kam die Finanzkrise und das Geschäft lief irgendwann nur noch in einem Bereich gut: nämlich mit den Kunden, für die ich auch Facebook-Seiten gemacht hatte. Da begann ich, mich mehr auf dieses Thema einzulassen. Schließlich ließ ich Grafikdesign komplett fallen und fokussierte mich auf Social-Media-Marketing. Seit 2014 berate ich Unternehmen bei Ihren Auftritten im Social Web, entwickele für sie Social-Media-Strategien, führe Workshops und Trainings für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch, damit sie einen professionellen Umgang mit Social-Media-Plattformen erlernen, und ich übernehme mit meiner Agentur die operativen Tätigkeiten des Social-Media-Marketings von Content-Planung und -Erstellung bis hin zum Community Management. Außerdem halte ich Vorträge und bin Autor des Buches »Social-Media-Marketing für Dummies«, das im Buchhandel erhältlich ist.

Warum sind genaue Zeiten für dich wichtig?

Gero: Die Agenturtätigkeiten werden meinen Kunden als Retainer berechnet, also als monatliche Pauschale. Diese Pauschalen sollen für meine Kunden so transparent wie möglich, so nachvollziehbar wie möglich sein. Darum messen wir permanent, wie viel Zeit wir durchschnittlich für welchen Arbeitsschritt benötigen. Wie lange brauchen wir denn tatsächlich, um einen Blog-Artikel zu recherchieren und zu schreiben? Wie viel Zeit benötigen wir, um eine Instagram Story zu konzipieren – und wie lange, um das Konzept umzusetzen? Wie lange dauert Community Management pro veröffentlichtem Beitrag? Aber auch die Frage, welche Tätigkeiten bei uns zwar anfallen, aber nicht unmittelbar Projekten zugeordnet werden können, beschäftigt uns, denn sie müssen in einer ehrlichen Kalkulation selbstverständlich mit erfasst sein.

Die Zeiterfassung dient bei uns nicht der Kontrolle derjenigen, die ihre Zeiten erfassen, sondern einzig und allein der Kalkulation: Auf Basis dieser Zahlen ermitteln und überprüfen wir regelmäßig die Pauschalen für unsere Leistungen, die wir dann in unseren Angeboten offenlegen.

Persönlich finde ich außerdem noch interessant, wie viel mehr Freizeit ich jetzt habe als noch vor Beginn der Nutzung von Memtime. Denn ich habe festgestellt, wie viel ich während meiner Arbeitszeit nebenbei privat gemacht habe – wahlloses Rumsurfen im Internet, Spielen irgendwelcher Spielchen, planloses Musik-Hören, Chatten mit Freunden und Familie. Das habe ich jetzt alles gebündelt, gehe später zur Arbeit und früher nach Hause, und jetzt schaffe ich erheblich mehr in meiner Zeit. Ich habe jetzt seit Jahren schon keine 60-Stunden-Woche mehr gehabt.

Welches Problem hattet ihr bei der Zeiterfassung?

Gero: Ich nehme es niemandem übel, wenn mal vergessen wird, die Zeiten sauber zu erfassen. Das passiert halt – und vor allem passiert das mir. Ich habe wirklich dauernd vergessen, meine Zeiten zu notieren. Und wenn ich es dann doch gemacht habe, war es umständlich, weil jede Zeit manuell eingetippt oder ein Timer manuell gestartet und gestoppt werden musste. Also gab es große Ungenauigkeiten – und das ist als Kalkulationsgrundlage für die seriöse Berechnung von Honoraren und Preisen einfach nicht brauchbar. Ich habe mich immer gewundert, wieso mein Unternehmen oft knapp bei Kasse war, obwohl wir so viel gearbeitet haben. Ganz einfach: Ich habe schlicht und ergreifend mit vollkommen falschen Zahlen operiert und darum oft auch zu kleine Zeitfenster für die Projekte angesetzt und so dann auch zu kleine Retainer vereinbart.

Inwiefern konnte Memtime das Problem lösen?

Gero: Die Kombination aus dem eigenen Kalender und den tatsächlich genutzten Fenstern und Programmen macht es besonders einfach, selbst nach Tagen noch nachzuvollziehen, was genau ich wann getan habe. Die Zuordnung von Zeiten wird auf diese Weise viel, viel genauer – und unsere Kalkulation viel seriöser. Wir haben es jetzt geschafft, falsche Annahmen zu korrigieren und so eine bessere Kalkulationsgrundlage zu haben. Außerdem konnten wir sinnlose Zeitfresser identifizieren, etwa wenn wir Dinge erledigt haben, die bei uns viel zu lange dauern. Das hat dazu geführt, dass wir jetzt Dienstleister für bestimmte Tätigkeiten engagieren, die wegen ihrer Spezialisierung schneller (und auch gleichzeitig besser) sind als wir. Das ist für unsere Kunden in jeder Hinsicht günstiger.

Nach ein paar Jahren Nutzung kann ich sagen: Memtime kostet zwar ein paar Hundert Euro. Aber gleichzeitig verlieren wir nicht mehr jedes Jahr fünfstellige Beträge durch falsche Zeiterfassung und fehlerhafte Kalkulation.

Wie hast du die Einführung von Memtime erlebt? Gab es eine Anbindung an andere Software?

Gero: Memtime zu installieren, mit der entsprechenden Projektsoftware (bei uns MOCO) zu verbinden und das ganze System zu verstehen ist selbst für eine nur mäßig an Technologie interessierte Person eine Sache von vielleicht einer, sagen wir zwei Stunden. Das ganze Verfahren und die Nutzung sind ziemlich selbsterklärend. Und selbst wenn man einmal Hilfe benötigt, ist der Support superschnell, ausgesprochen hilfreich und dann auch noch deutschsprachig.

Wenn ein Freund dich fragen würde, warum er Memtime ausprobieren soll – was würdest du ihm sagen?

Gero: Wenn du wissen willst, wie viel Zeit du in deine Projekte wirklich steckst, dann nutze Memtime: präzise Zeiterfassung ohne Aufwand. Es ist ein wahrer Augenöffner.